Polimill bygger nästa generations AI-infrastruktur i Japan

Polimill började med Surfvote, en plattform där medborgare kan utbyta åsikter om politik och samhälle. När företaget arbetade med lokala myndigheter såg det en strukturell utmaning: teamen inom offentlig sektor var fullt upptagna med den dagliga verksamheten och hade ont om tid att låta medborgarnas röster påverka politiken.

För att öka medborgarnas deltagande behövde Polimill först effektivisera själva myndighetsarbetet. Företaget började bygga en plattform med generativ AI för arbetsflöden inom offentlig sektor och lanserade QommonsAI i oktober 2024. I dag erbjuder QommonsAI specialiserad AI inom områden som svar till församlingar, offentlig service, social omsorg och juridiska sökningar. Omkring 1 050 kommuner och cirka 550 000 offentliganställda i Japan använder nu plattformen. QommonsAI bygger på OpenAI-teknik och utvecklas från ett produktivitetsverktyg för personalen till vad Polimill ser som ett offentligt operativsystem för kommunalt arbete i Japan.

Ett av de största hindren för att införa generativ AI i offentlig verksamhet var fragmenterade data. Varje kommun har sina egna arbetsflöden och dokumentformat, och äldre handlingar är utspridda. Att exempelvis förbereda svar till en församling kan kräva manuell genomgång av flera års protokoll för att säkerställa att svaret är förenligt med prefekturens politik. Inte ens den mest kapabla AI-modellen kan ge praktiskt användbara insikter om underliggande data inte är organiserade.

Polimill samlade in och standardiserade protokoll från församlingar i hela Japan. Därefter användes AI för att lägga till metadata och skapa en sökgrund med hög precision som fungerar över kommun- och tidsgränser.

Företaget utvidgade strukturen från församlingar till omsorg, lagstiftning och andra förvaltningsområden. Genom att samla specialiserade data och AI på en plattform och göra dem sökbara via ett gemensamt gränssnitt omvandlar QommonsAI utspridd förvaltningsinformation till kunskap som kan användas i det dagliga arbetet. Den strukturen är grunden för Polimills vision om QommonsAI som en gemensam plattform för offentlig verksamhet.

OpenAI:s GPT‑modeller är centrala i QommonsAI. Inom offentlig sektor är informationshantering och revisionsberedskap avgörande. QommonsAI har administrativa kontroller som gör det möjligt att granska historiken över funktionsanvändning och begränsa vilka modeller som är tillgängliga enligt organisationens policy.

Samtidigt framhåller Masahiro Wakabayashi, CAIO på Polimill, GPT‑modellernas breda kapacitet och välkända ställning som de främsta skälen till att välja dem. Att ChatGPT är så välkänt är viktigt när offentliganställda ska börja använda ett nytt verktyg efter lanseringen. Även om de inte känner till tekniska termer eller namnen på andra modeller sänks tröskeln för att komma igång när de vet att systemet bygger på den välanvända tekniken bakom ChatGPT.

Enligt Polimill är GPT‑modeller det alternativ som oftast väljs för det dagliga arbetet i QommonsAI:s allmänna konversationsfunktion. Från att läsa filer till att stödja den dagliga dialogen: GPT:s förmåga att tillförlitligt hantera många olika arbetsuppgifter i en enda modell hjälper QommonsAI att få fäste i verksamheten.

OpenAI-tekniken har också förändrat Polimills utvecklingsprocess. Företaget införde Codex i hela arbetsflödet, från kravdefinition och kontroll av överensstämmelse med befintlig kod på GitHub till implementering och testning. Ingenjörerna kan fokusera på att granska AI-genererade planer och fatta övergripande beslut, medan AI självständigt utför en större del av implementeringsarbetet.

Tack vare snabb AI-kodning och fortsatt arbete i bakgrunden blev utvecklingen 3–5 gånger snabbare än tidigare. Wakabayashi säger att valideringscykeln – att bygga prototyper, visa dem för kommunala team och samla in återkoppling – har snabbats upp dramatiskt.

OpenAI:s praktiska stöd har påskyndat arbetet ytterligare. Samarbetet omfattar att dela bästa praxis från avancerade globala exempel, tillhandahålla information anpassad för Polimill och hjälpa till att utforma själva utvecklingsprocessen, däribland vilka steg AI ska hantera och var människor ska granska och ta ansvar.

I takt med att modeller och funktioner utvecklas fortsätter även metoderna för AI-assisterad utveckling att förändras. Det är svårt för enskilda företag att följa avancerade globala exempel och införliva dem i sina egna utvecklingsorganisationer. Wakabayashi anser att möjligheten att fortsätta lära av OpenAI och omsätta insikterna inom Polimill är lika värdefull som själva API:ets prestanda.

Med OpenAI-teknik i centrum har Polimill fortsatt att utveckla QommonsAI mot en plattform för kommunalt arbete. Viktiga resultat för användning och införande är:

• Omkring 1 050 kommuner och cirka 550 000 offentliganställda i Japan använder QommonsAI.
• Polimill byggde en infrastruktur som samlar protokoll och förvaltningsinformation från hela Japan och gör materialet sökbart mellan organisationer.
• Codex och OpenAI:s praktiska stöd snabbade upp validerings- och implementeringscyklerna och gjorde utvecklingen 3–5 gånger snabbare.
• GPT‑modellernas avancerade resonemang hjälpte mindre erfarna medarbetare att använda AI och samlad förvaltningsinformation för att utarbeta politiska förslag vars kvalitet närmade sig erfarna tjänstepersoners förslag.

Värdet av QommonsAI sträcker sig längre än till snabbare informationssökning. I Polimills validering använde mindre erfarna medarbetare AI och samlad förvaltningsinformation för att utarbeta politiska förslag. Förslagen fick omdömen som låg nära omdömena för erfarna tjänstepersoners förslag.

Samtidigt fick de erfarna tjänstepersonernas förslag fortfarande högst omdömen. Polimills analys är att skillnaden berodde på tyst kunskap: praktiskt omdöme som inte står i handböcker, exempelvis vilka förfaranden som krävs för att förverkliga ett politiskt förslag eller vilka farhågor invånarna kan ha.

Polimill planerar att registrera hur erfarna tjänstepersoner instruerar AI att göra efterforskningar och hur de bearbetar resultaten, så att omdöme som tidigare inte dokumenterats blir organisatorisk kunskap. Målet är inte att ersätta kompetenta medarbetare med AI, utan att förstärka deras förmågor och föra deras kunnande vidare till nästa generation. QommonsAI kan bli grunden för den kunskapsöverföring som Polimill föreställer sig för offentlig verksamhet.

Hösten 2026 planerar Polimill en fullskalig lansering av Qommons ONE, en butik där externa företag kan erbjuda kommunala applikationer. I centrum står en superagent som sammanför flera specialiserade AI-system och applikationer från den privata sektorn. Användarna ska kunna ange ett mål, varefter systemet anropar den AI eller de applikationer som behövs för att ta fram praktiskt användbara resultat, från efterforskningar till presentationer.

För att förverkliga visionen ser Polimill GPT‑modellernas breda kapacitet för in- och utdata samt OpenAI:s samlade kunnande om agentutveckling som viktiga grundpelare. OpenAI stöder också utvecklingen genom teknisk validering och skräddarsydda exempel. När modeller och utvecklingsmetoder fortsätter att utvecklas ser Wakabayashi ett stort värde i ett nära samarbete med OpenAI för att föra in de senaste insikterna i Polimill.

Genom att snabbt omsätta insikterna i utvecklingen kan Polimill fortsätta vidareutveckla Qommons ONE. Ambitionen sträcker sig längre än administrativ effektivitet. Tiden som AI frigör kan ge offentliganställda möjlighet att lyssna mer uppmärksamt på medborgarna och ge dem bättre stöd. Detta offentliga operativsystem är den framtid för offentlig verksamhet som Polimill arbetar för.

Polimills arbete har bara börjat på vägen mot nästa generations offentliga infrastruktur, där myndigheter, företag och medborgare knyts samman genom AI.