Resultat
Onboardingtiden har minskat från veckor till dagar
50%
Färre driftsrelaterade frågor via WhatsApp-meddelanden
Plex Coffee grundades på tre löften: överkomliga priser, bekvämlighet och en välkomnande gemenskap. Med inspiration från teknikbranschen drev grundarna Philipp Cheng och Max Kamp kaféerna med en ”lean startup”-strategi. ”Från rekrytering till leveranskedjan automatiserades varje process som kunde automatiseras”, säger Cheng.
Men i takt med att Plex växte från ett café till fyra stod grundarna inför nya utmaningar som traditionell automatisering inte kunde lösa. ChatGPT Business var den naturliga lösningen.
”Alla i vårt team använde redan ChatGPT på egen hand och var väl förtrogna med verktyget, och möjligheten att skapa anpassade GPT:er innebar att vi kunde utveckla specialiserade miniverktyg för olika användningsområden.”
De första medarbetarna utbildades direkt av grundarna, men i takt med att fler baristor och butikschefer anslöt sig blev det svårare att upprätthålla en kultur som byggde på närvaro och personlig omtanke gentemot varje enskild gäst.
”När Max och jag började med det här stod vi själva bakom disken. Varenda ny barista som vi har utbildat har vi personligen visat hur man bemöter kunderna, hur man tillagar de olika dryckerna och hur man hanterar problem i butiken”, säger Cheng. Men när vi växte blev det svårare att förmedla samma kultur till de nyanställda.”
I takt med att Plex växte uppstod två problem: en splittrad kunskapsdelning och en ojämn utbildning. När deltidsanställda bytte skift strömmade det in en massa rutinfrågor i WhatsApp-grupperna: var man kunde hitta vissa saker och information om en viss process. Vi hade fortfarande stora problem med att dela information, vilket ledde till en ström av meddelanden på WhatsApp … butikscheferna drogs helt enkelt bort från sitt egentliga arbete”, förklarar Cheng.
Träning blev också svårare att standardisera. I takt med att personalstyrkan växte fick butikscheferna mindre tid att introducera nya medarbetare till företagskulturen och kundupplevelsen. Cheng försökte dela ut en handbok på 25 sidor, men ”ingen tog egentligen till sig den”.
Plex började med att centralisera sin kunskap i Notion, men de körde fast. ”Sökning med nyckelord fungerar helt enkelt inte särskilt bra, eftersom alla använder olika ord för att beskriva det de letar efter”, säger Cheng.
Teamet aktiverade Notion-integrationen, som gör det möjligt för ChatGPT att svara med hjälp av information från Notion-filer och -wikis, så att medarbetarna enkelt kunde be om det de behövde på naturligt språk.
”Det har minskat antalet WhatsApp-meddelanden vi får om vissa ämnen med över 50 %, eftersom medarbetarna helt enkelt vet var de kan hitta informationen”, säger Cheng. Personalen använder en iPad i butiken för att konversera med ChatGPT. Den återvunna uppmärksamheten riktas mot det som Plex värdesätter mest: engagemang i lokalsamhället och evenemang som butikscheferna nu har tid att anordna.
Med ChatGPT Business kunde Cheng utnyttja sin 25-sidiga handbok på ett nytt sätt: ”Jag laddade upp handboken till en anpassad GPT, som jag delar i vårt onboardingmejl.” GPT uppmanas att informera om företagets kärnvärden tillsammans med tekniska detaljer, till exempel varifrån Plex får sitt kaffe.
”I stället för att bara överösa medarbetarna med information förmedlar den allt på ett tilltalande sätt genom en dialog”, säger Cheng. Det innebär att kunskapen fastnar bättre och att butikscheferna inte längre behöver lägga lika mycket tid på att utbilda varje ny medarbetare: ”Introduktionsperioden har kortats ned från veckor till dagar.”
Eftersom introduktionen och kunskapsdelningen gick smidigt började Plex Coffee undersöka andra sätt att använda ChatGPT Business på.
- Undersökningar av expansionsmöjligheter: I takt med att Plex växer använder Cheng ChatGPT Business för att utvärdera nya etableringsorter: ”Jag använder de avancerade analysverktygen för att uppskatta intäktspotentialen utifrån antalet kunder över tid.”
- Insikter om förändringar av efterfrågan: Om det är en dag eller vecka då det är särskilt lugnt eller hektiskt, ”ger ChatGPT oftast en utmärkt förklaring, till exempel hur många studenter som lämnar platsen eller vilka evenemang som äger rum den aktuella veckan. Det är ovärderligt att kunna förstå efterfrågemönstren direkt och på ett djupare plan,” säger Cheng.
- Automatisera beställningar: Att lägga beställningar hos leverantörer tar tid, eftersom var och en har olika portaler och arbetsflöden. För att lösa det experimenterar Plex med att ”beställa från våra leverantörer direkt via Agent”, säger Cheng. För en kedja med verksamhet i flera städer skulle detta kunna minska repetitivt administrativt arbete och säkerställa att lagret alltid är påfyllt.
- Onboardingtiden har minskat från veckor till dagar
- WhatsApp-meddelanden om driftrelaterade frågor minskade med över 50 %
- Butikschefer frigjorde tid för att fokusera på samhällsengagemang
- Snabbare och mer konsekvent utbildning på olika platser
- Förbättrad insyn i efterfrågemönster och expansionsplanering
För Cheng innebär införandet av AI att Plex Coffee blir mer motståndskraftigt och anpassningsbart.
”Genom att redan nu integrera AI i våra dagliga processer blir vi helt enkelt mer medvetna om den utveckling som pågår. Oavsett vilken bransch du verkar inom finns det mycket att vinna på det.”
Med planer på att expandera till 10 kaféer och samtidigt hålla verksamheten effektiv ser Plex Coffee ChatGPT Business som en oumbärlig partner i samband med denna expansion. Men utöver ren effektivitet skapar artificiell intelligens utrymme för den mänskliga sidan av gästfriheten att blomstra – baristor som umgås med gästerna, sprider god stämning och ser till att caféupplevelsen förblir personlig, även när verksamheten växer.
