Heimstaden förändrar bostadsförvaltningen med AI
Heimstaden använder OpenAI för att förbättra sin bostadsförvaltning – från att tänka nytt kring uthyrning till att utveckla AI-driven fastighetsdrift.
99 %
lägre kostnader för produktion av bostadsbilder
20 112
fastighetstillgångar analyserade med Codex
50 %
av medarbetarna började använda AI inom 2–3 månader
För hundra år sedan handlade förvaltning av ett bostadshus om att hitta hyresgäster, ta in hyran och hålla fastigheten i gott skick. I dag är grunderna förvånansvärt lika. Det som förändras är hur arbetet utförs.
För det europeiska bostadsfastighetsbolaget Heimstaden(öppnas i ett nytt fönster) innebär detta en möjlighet: tänk om AI i grunden kunde förändra hur tusentals bostäder förvaltas?
I juni 2025 beslutade Heimstadens ledning att öka takten i sin AI-satsning. Efter att ha utvärderat flera plattformar valde företaget OpenAI. Målet var dubbelt: att stärka medarbetarna och tänka om kring verksamhetens kärnprocesser.
Ambitionen är att gå mot alltmer självdrivande byggnader, där AI kan hjälpa till att förutse behov, samordna arbete och stödja beslut under fastighetens hela livscykel. ”Syftet med våra byggnader har inte förändrats”, säger Helge Krogsbøl, en av Heimstadens två vd:ar. ”Vi erbjuder människor ett hem. Men sättet vi förvaltar bostäderna på fortsätter att förändras när vi utmanar invanda arbetssätt och tar till oss ny teknik.”
”Vi ser AI som en av de största möjligheterna att påskynda den omställningen.”
Tänk på vad som händer när en bostad blir ledig.
Traditionellt innebär det att bedöma hyresnivån, ordna fotografering, ta fram annonser och anpassa sig till efterfrågan för att få ut den på marknaden igen. Varje steg kräver tid, samordning och specialistkunskap. Det är också en informationsutmaning: att förstå vad man själv äger, vad konkurrenterna erbjuder och vad kunden vill ha.
AI ger nu stöd i alla viktiga steg i processen:
Prissättning: Insikter och rekommendationer baserade på verktyg byggda i ChatGPT Sites
Annonsering: Bildstyling och lägenhetsbeskrivningar skapade med AI
Annonsgranskning: En agent granskar alla publicerade annonser utifrån Heimstadens kvalitetskrav
Återkoppling: Marknadsåterkoppling från AI hjälper uthyrningsteamen att göra justeringar som gör prissättningen alltmer dynamisk
Medarbetarna ansvarar fortfarande för att granska och godkänna beslut. Men arbetet kring besluten förändras.
I Nederländerna har kostnaden för att producera en bild av en virtuellt stylad bostad sjunkit från cirka 50 euro till mindre än 0,10 euro – en minskning med över 99 %. Heimstaden uppskattar den årliga besparingspotentialen till 130 000 euro bara på den marknaden.
Betydelsen sträcker sig längre än till billigare annonser. Genom att använda AI i hela uthyrningsprocessen utvecklar Heimstaden ett mer flexibelt och lyhört sätt att få ut bostäder på marknaden.
”Vår AI-strategi bygger på tre pelare”, säger Nikolaj Brammer, digitaliseringschef på Heimstaden. ”För det första stärker vi medarbetarna genom utbildning och tillgång till rätt verktyg. För det andra har vi en central enhet för omställning och ett nätverk av AI-ambassadörer som driver större AI-initiativ. För det tredje stärker vi grunden genom att förbereda våra fastighetsförvaltningssystem och datamodeller för AI.”
I uthyrningen omsätts alla tre pelarna i praktiken: verktyg och utbildning gör det möjligt för kollegor att skapa virtuellt stylade bilder och annonser; vårt centrala team samordnar förbättringar inom prissättning, annonsering, annonsgranskning och marknadsåterkoppling; och vi gör fastighetsdata tillgängliga för de AI-verktyg som stöder prissättning och annonsskapande.
”Vi började med att bryta ned våra viktigaste affärsprocesser och fråga oss var AI kunde skapa värde. Uthyrning är ett bra exempel: det handlar inte om att automatisera en enskild uppgift, utan om att förbättra hur hela processen fungerar.”
Några av de största förändringarna sker långt från traditionella utvecklingsteam.
Heimstaden behövde bedöma miljöriskerna i hela sitt fastighetsbestånd. Informationen fanns, men var utspridd över offentliga källor, format och datamängder. Att sammanställa den till en användbar bedömning skulle ha krävt omfattande manuellt arbete och stora tekniska resurser.
Julia Erlandsen, analytiker inom miljömässig hållbarhet på Heimstaden utan bakgrund inom mjukvaruutveckling, tog hjälp av Codex för att utveckla ett annat arbetssätt.
Codex hjälpte till att hitta, rensa och standardisera data, kontrollera kvaliteten och utveckla återanvändbara flöden för databearbetning. Julia behöll kontrollen över metodiken och valideringen.
Resultatet: 20 112 fastighetstillgångar bedömdes, över sex miljoner rader användbara data genererades och det uppskattade resursbehovet minskade från fem personer under ett år till två personer under två månader.
Heimstaden slapp också anlita de externa konsulter som annars skulle ha behövts för att lösa problemet.
Det som började som ett komplext analysprojekt håller på att bli ett arbetssätt som kan användas om och om igen för klimatriskbedömningar, rapporteringskrav och investerares beslutsfattande.
”Codex hjälpte oss att bygga en lösning som tidigare skulle ha krävt omfattande tekniskt stöd. Nu äger vi metodiken och kan fortsätta utveckla den själva.”
Heimstadens införande av AI fokuserar på uppgifter som medarbetarna behöver hjälp med. När ChatGPT Enterprise infördes i september 2025 började hälften av medarbetarna använda det inom två till tre månader. En central enhet för AI-omställning samlar användningsfall i ett bibliotek så att kollegor kan lära av exempel från hela verksamheten.
Medarbetarna använder godkända verktyg inom ramen för reglerna för datasäkerhet. De ansvarar fortfarande för att granska AI-genererat innehåll innan det skickas vidare och för att godkänna beslut.
Även fastighetsskötare har börjat använda AI, däribland några som till en början var skeptiska. I Norge använde en fastighetsskötare ChatGPT för att bedöma en eftersatt lägenhet och ta fram ett utkast till en prioriterad renoveringsplan. Observationerna blev på så sätt en strukturerad plan som gick att granska och förbättra.
”Medarbetare i hela verksamheten hittar praktiska sätt att använda AI i sitt dagliga arbete. Vårt jobb är att skala upp det som fungerar och samtidigt se till att data är säkra, ansvarsfördelningen är tydlig och människorna behåller kontrollen.”
Heimstaden förbereder sig redan för nästa steg: AI som kan arbeta i flera system och samordna processer med flera steg.
Företagets Procurement Intelligence Platform, som just nu införs, kombinerar automatiserade arbetsflöden med modeller från OpenAI via API:er. Plattformen är utformad för att fungera i Outlook, SharePoint och Teams och stöder avtalsanalys, förberedelser inför förhandlingar och hantering av avtal under hela deras livscykel. Medarbetarna behåller ansvaret för affärsbeslut och godkännanden.
På längre sikt är ambitionen mer genomgripande.
Heimstaden är med och utvecklar Amplio Estate, ett modernt fastighetsförvaltningssystem utformat för att stödja AI-drivna arbetsflöden via MCP. Målet är att medarbetarna ska kunna använda AI, till exempel ChatGPT, för att hämta fastighetsinformation och utföra åtgärder i centrala verksamhetssystem, med lämplig mänsklig tillsyn.
Så börjar Heimstaden omsätta idén om självdrivande byggnader i en konkret teknisk färdplan.
Över 99 % lägre kostnader för bildproduktion i Nederländerna.
20 112 fastighetstillgångar bedömda med Codex, vilket minskade det uppskattade resursbehovet från fem personer under ett år till två personer under två månader.
50 % av medarbetarna började använda AI inom 2–3 månader efter införandet.
Fokusera på människorna: Flaskhalsarna är att få verktygen i bruk och se möjligheterna – inte tekniken
Hitta era eldsjälar: De största vinsterna kommer från kollegor som driver förändring lokalt
Få processen att fungera: AI löser inte en bristfällig process, men kan skala upp en bra process rejält.
Heimstadens vision handlar inte om byggnader utan människor, utan om fastigheter som får stöd av allt intelligentare system. Dessa ska hjälpa medarbetarna att fatta bättre beslut och öka möjligheterna att lösa kundernas ärenden.
Byggnaderna kommer i stort sett att förbli vad de alltid har varit – hem och tak över människors huvuden. Sättet de förvaltas på har förändrats för alltid.
