Så styr och skalar Gilbert + Tobin AI med OpenAI
Vd-ledd satsning, strikt styrning och mänskligt ansvar gör det möjligt för Gilbert + Tobin att integrera AI i byråns arbetssätt.
87 %
aktiv användning bland aktiverade ChatGPT-användare, mer än dubbelt så hög användningsgrad som Gilbert + Tobin normalt ser för andra verktyg
20 minuter
för ett arbetsflöde för rekryteringsresearch och datautvinning, ned från cirka fyra timmar
5 minuter
för utvalda kontroller av jäv, kundkännedom, penningtvätt och relaterade områden, ned från tre till åtta timmar
En dag
manuellt arbete som kunde undvikas när revisionsrapporter för 300 enheter förbereddes
Gilbert + Tobin är en av Australiens ledande affärsjuridiska advokatbyråer och är välkänd för sitt arbete inom kapitalmarknader, fusioner och förvärv, tvister samt teknik. Byråns verksamhet bygger på specialistkunskap, gott omdöme och säker hantering av känslig information.
När generativ AI började förändra kunskapsarbetet såg Gilbert + Tobin en möjlighet – inte att förändra hur juridisk rådgivning ges, utan att höja kvaliteten på det operativa arbete som stöder den. Byrån ville ge alla verksamhetsteam bättre verktyg för research, utformning av texter och analys, samtidigt som den styrning och det yrkesansvar som klienterna förväntar sig bevarades.
ChatGPT Enterprise introducerades först för verksamhetsteamen, där praktiska användningsfall kunde testas i en kontrollerad miljö. Därefter breddades användningen till marknadsföring, affärsutveckling, rekrytering, ekonomi, teknik, verksamhetsutveckling och delar av den juridiska verksamheten. Fokus har hela tiden legat på hur byrån arbetar, inte på att ersätta det professionella omdöme som är kärnan i dess juridiska tjänster.
Med Codex går byrån ännu längre: från AI som hjälper enskilda personer med avgränsade uppgifter till AI som slutför definierade steg i större arbetsflöden.
Ledningens synliga engagemang bidrog till att göra användningen av AI relevant och legitim i hela byrån. Vd Sam Nickless presenterade ChatGPT för medarbetarna med exempel från sitt eget arbete. Hans budskap, ”AI är inte fusk”, framställde tekniken som ytterligare ett verktyg som medarbetarna kunde använda för att tillämpa sitt omdöme, snarare än som en olämplig genväg. Andra personer i ledningen blev aktiva användare och delade exempel med sina team.
Gilbert + Tobin kombinerade ledningens stöd med rollanpassad kompetensutveckling. I stället för att förlita sig på allmän utbildning deltog verksamhetsutvecklingsteamet i enskilda teammöten för att demonstrera arbetsflöden anpassade för marknadsföring, ekonomi, rekrytering, drift och andra funktioner. Interna videor, demonstrationer, utmaningar och berättelser om användningsfall hjälpte medarbetarna att hålla jämna steg när ChatGPT fick nya funktioner.
Byrån införde inga obligatoriska användningsmål. I stället fokuserade den på att visa medarbetarna vad tekniken kunde göra, samtidigt som människorna behöll ansvaret för resultatet. I juni 2026 var 87 % av de aktiverade användarplatserna i bruk, mer än dubbelt så hög användningsgrad som Gilbert + Tobin normalt ser för andra verktyg. Bland de aktiva användarna fanns både delägare och medarbetare utanför teknikfunktionen.
”AI är inte fusk. Det ger våra medarbetare ännu ett sätt att använda sitt omdöme och förbättra hur byrån arbetar. I ett yrke som bygger på förtroende och ansvar börjar det med robust styrning. OpenAI tillhandahåller den företagsanpassade grund som gör att vi tryggt kan gå vidare.”
Gilbert + Tobin hanterar konfidentiell klient- och affärsinformation, däribland information som omfattas av olika klientkrav. AI-utrullningen stöddes av tydliga riktlinjer för godkända uppgifter, vilken information medarbetarna fick ange och hur resultaten skulle granskas. Byrån utvärderade även avtalsmässiga skydd, rollbaserad åtkomst, krav på databehandling och administrativa kontrollfunktioner.
Övergången till en OpenAI-miljö med Datahemvist i Australien gav Gilbert + Tobin större trygghet att bredda åtkomsten och samtidigt uppfylla interna krav och klienternas förväntningar.
”OpenAI utvecklade plattformen ur ett företagsperspektiv och byggde de kontrollfunktioner som organisationer som vår behöver för att kunna arbeta tryggt.”
ChatGPT stöder nu flera affärsfunktioner. En uppgift inom rekryteringsresearch och datautvinning som tidigare tog cirka fyra timmar kan nu slutföras på omkring 20 minuter. Ett separat arbetsflöde för referenshantering sparar uppskattningsvis 25 minuter per kandidat och stöder ett team som hanterar stora rekryteringsvolymer.
Team för marknadsföring och affärsutveckling använder ChatGPT för att sammanställa tidigare anbudsmaterial och anpassa svar till nya affärsmöjligheter. Byrån tar fram 400–500 anbud varje år, och ChatGPT hjälper teamen att skapa innehåll snabbare samtidigt som kvaliteten och överensstämmelsen med byråns skrivregler förbättras. Teamen använder även Djup forskning som stöd för branschrapporter och strategier för sektorer, klienter och affärsutveckling.
Ekonomiteamen använder ChatGPT för arbete med kalkylblad och dataanalys. Teknikteamen använder det för dokumentation, skript, utbildningsmaterial och interna riktlinjer. Jurister som använder ChatGPT tar hjälp av det i de operativa delarna av sitt arbete, medan våra juridikspecifika arbetsflöden stöds genom godkända plattformar, exempelvis den AI-drivna plattformen Harvey. I alla dessa användningsfall ansvarar människor fortfarande för att avgränsa uppgiften, kontrollera resultaten, tillämpa sitt professionella omdöme och godkänna slutprodukten.
Ett utmärkande användningsfall för ChatGPT är en anpassad GPT som hjälper chefer att pröva idéers hållbarhet innan de tar vd:ns tid i anspråk. Den har skapats utifrån godkända exempel på Nickless texter, prioriteringar, yrkesbakgrund, återkoppling och verksamhetskontext och fungerar som en ”digital tvilling” av vd:n, utan att fatta beslut åt honom eller uttala sig i hans namn.
”I stället för att gå direkt till vår vd kan vi först testa en idé med hans anpassade GPT. Det hjälper oss att pröva idéernas hållbarhet, vässa vårt tänkande och förstå hur de kan passa hans prioriteringar.”
Codex har hjälpt Gilbert + Tobin att genomföra definierat operativt arbete i flera steg under mänsklig granskning. Det tog exempelvis fram revisionsrapporter för 300 enheter och eliminerade därmed en hel dags manuellt arbete i det samlade arbetsflödet. Codex kontrollerade och döpte även om 1 100 filer inför uppladdning till ett annat system, vilket ersatte arbete som tidigare skulle ha tagit flera dagar.
Exemplen visar hur byrån använder Codex för uppgifter som utförs oregelbundet eller som är svåra att motivera att automatisera med traditionella, repeterbara processer. Verksamhetsutvecklingsteamet har också använt Codex för att omvandla krav och en befintlig specifikation till en fungerande Python-applikation.
”Med Codex kan AI gå från att vara en hjälpreda till att utföra arbetet. Det genomför stegen i ett operativt arbetsflöde, medan våra medarbetare fortfarande ansvarar för att granska och godkänna resultatet.”
Gilbert + Tobin använde Codex för att bygga ett AI-baserat arbetsflöde för utvalda kontroller av jäv, penningtvätt, personer i politiskt utsatt ställning och kundkännedom. Det genomför research- och bearbetningssteg och tar sedan fram en rapport för mänsklig granskning och godkännande. Utvalda kontroller som tidigare tog upp till åtta timmar kan nu slutföras på några minuter.
Inom teknikfunktionen använde en DevOps-medarbetare Codex för att bygga ett övervakningstorn för byråns AWS-miljö. Det samlar operativa signaler, stöder diagnostik och åtgärder samt eskalerar problem som kräver mänsklig uppmärksamhet.
Gilbert + Tobin avser att bredda åtkomsten till ChatGPT Work och Codex i takt med att de kontrollfunktioner som krävs för en bredare användning införs. Byråns långsiktiga ambition är en sammankopplad arbetsmiljö där medarbetarna kan använda ChatGPT för att få tillgång till godkänd organisationskontext, utföra operativa uppgifter och leverera färdiga resultat utan att manuellt behöva växla mellan olika system.
