Шта сам научила градећи финансијску функцију изворно засновану на ВИ

Финансије су постале функција која ради у реалном времену. За мене је ова прилика много већа од бржег закључења пословних књига или чешћег ажурирања прогнозе. Реч је о томе да видимо како се пословање мења, помогнемо руководиоцима да раније реагују и финансијским тимовима дамо више времена да обликују оно што следи.

Када сам се пре две године придружила компанији OpenAI, малобројни финансијски тим подржавао је компанију која је расла изузетном брзином. Морали смо да изградимо функцију од темеља и учинимо ВИ суштинским делом начина на који радимо, доносимо одлуке и подржавамо пословање.

Препознала сам и добро познату полазну тачку. Закључење пословних књига и ажурирање прогноза и даље су подразумевали ручни рад који се понављао: проналажење информација, објашњавање промена и прикупљање података за доношење одлуке. Имали смо приступ најнапреднијим алатима ВИ на свету, али смо и даље учили како да око њих преобликујемо финансије.

Зато смо поставили два амбициозна циља: закључење без кашњења и аутоматизовано прогнозирање које се непрекидно ажурира.

Циљ закључења без кашњења јесте да руководиоцима пружи усаглашен и следљив увид у финансијски положај компаније у реалном времену. Континуирано прогнозирање надограђује ту основу и показује како се пословање мења, шта би могло уследити и које би одлуке могле да промене исход.

И даље радимо на остварењу оба циља. Тај рад је већ променио начин рада нашег тима. Подстакао нас је да превазиђемо ограничења статичних табела, ручног тражења пратеће документације и презентација и пређемо на живе алате засноване на целокупном контексту и подацима компаније. Финансијским стручњацима је такође омогућио да сами праве алате потребне за свој рад и шире примене своје стручно знање.

За мене је то право обећање финансијске функције изворно засноване на ВИ: тим који разуме шта се дешава у реалном времену, помаже руководиоцима да сагледају предстојеће изборе и даје компанији више времена да реагује док исход још може да се промени.

За то није довољно само усвојити нову технологију. Потребно је преобликовати рад око важних одлука, дати људима простор за експериментисање, уградити јасну одговорност у сваки ток рада и мерити поуздано обављен рад ВИ како би повраћај улагања био јасан.

Ево пет практичних поука из нашег искуства које сваки CFO може да примени.

Први корак био је широк приступ. Људима је потребна слобода да истражују ВИ у контексту сопственог рада. Приступ ствара највећу вредност када је удружен са структурисаним експериментисањем на стварним проблемима.

Укључили смо продајне инжењере у финансијски хакатон и затражили од тима да донесе задатке које жели да трансформише. Један од резултата био је IR-GPT, прилагођени GPT заснован на одобреним материјалима које наш тим за односе са инвеститорима користи за одговоре на питања у поступку дубинске анализе. Почели смо да правимо и прилагођене GPT‑ове за области попут набавке и пореза.

Хакатон је ВИ претворио из апстрактне могућности у практичан алат. За само један дан, људи су могли да препознају задатак који се понавља, направе решење, тестирају га са колегама и унапреде га. Случајеви употребе потекли су од људи најближих самом послу, док су им технички стручњаци помогли да брже напредују.

Поука за CFO-е је једноставна: потребни су вам експериментисање одоздо и стратегија одозго. Дајте људима безбедну и способну ВИ и препустите онима који су најближи послу да препознају боље начине за његово обављање. Истовремено, усмерите пажњу руководства и ресурсе на промене које ће највише значити за пословање. Права прилика настаје када се та два приступа споје: практичне идеје са прве линије примењене на ваше највеће приоритете.

Финансијски тимови улажу огромну енергију у прикупљање података потребних за одлуку. Провера прогнозе може захтевати проналажење најновијих података, усаглашавање табела, објашњавање одступања, израду графикона и докумената и претварање тих докумената у слајдове. Анализа на крају стигне до доносиоца одлуке, али је тим већ потрошио велики део времена на њено састављање.

ВИ мења основну јединицу рада. Руководиоци финансија могу да преобликују читав пут од изворних података до одлуке.

Узмимо закључење периода као пример. Сваки CFO познаје месечни процес: остварени резултати у једном систему, наруџбенице у другом, обрачунати трошкови у табели, а објашњење одступања скривено у низу порука.

Радимо на другачијем оперативном моделу. Амбиција закључења без кашњења јесте да се одобрени планови потрошње, остварења из главне књиге, наруџбенице, обрачунати трошкови и детаљи трансакција повежу у приказу који се непрекидно усаглашава. Свако одступање може да се прати до активности која га је изазвала. ВИ може да припреми почетно објашњење и означи изузетке који захтевају пажњу. Финансије потврђују бројеве, примењују стручно расуђивање и одговорне су за коначно одобрење.

Закључење периода не нестаје. Почиње да нестаје ужурбано реконструисање пословања по завршетку периода.

Та усаглашена основа може да покреће прогнозу која се непрекидно ажурира. Наш тим гради токове рада који обједињују статистичке моделе, разговоре са продајним тимом, податке о појединачним налозима, оперативне податке и процену финансијских стручњака.

Превазилазимо ограничења табела и прелазимо на интерактивније алате који у једном живом приказу обједињују статистичку прогнозу, пратеће доказе и сценарије. Руководиоци могу да виде шта се променило, зашто и које би одлуке могле да промене исход. Када нова обавеза клијента недостаје у полазној вредности, систем може да прикаже пратеће доказе и покаже како би корекција утицала на квартал или годину. Финансије могу да провере претпоставке, упореде сценарије и одлуче да ли треба ажурирати одобрену прогнозу.

Исти приказ може помоћи руководиоцима да доносе боље одлуке о расподели капитала. Финансијски тим може да види где маркетиншка потрошња доноси принос, где резултати слабе и шта би донела прерасподела следећег динара.

Циљ је аутоматизовано прогнозирање. До њега стижемо непрекидно освежаваним приказом, бржом анализом сценарија и јасном одговорношћу финансија.

Шира поука је да треба почети од важне одлуке и радити уназад. Мапирајте податке, алате, одобрења и примопредаје потребне за њену подршку. Затим утврдите које делове ВИ може да анализира, координира или обави. То побољшава брзину и квалитет читавог циклуса одлучивања.

Већа промена је то што финансијски стручњаци сада могу сами да направе алате потребне за свој рад.

Недавно истраживање компаније OpenAI показује да се 40% специјализоване употребе ВИ међу финансијским стручњацима односи на послове ван традиционалних финансија, а 22% на инжењерске задатке.

Сви у мом тиму праве прилагођене контролне табле и алате са ВИ помоћу ChatGPT Посао и Codex-а. Рад се са статичних Excel модела и PowerPoint презентација премешта на живе контролне табле засноване на целокупном контексту и подацима компаније. Ови алати могу да наставе анализу, одговарају на додатна питања и ажурирају се како се основне информације мењају.

Један колега који подржава наше огласно пословање никада раније није програмирао. Уз Codex је направио алат који нашу месечну прогнозу оглашавања претвара у недељне и дневне планове. Он узима у обзир радне дане и празнике, пореди прогнозе и сваки број повезује са одобреним моделом. Руководиоци маркетинга могу брзо да виде шта се променило, где треба улагати и какав би принос могла донети додатна потрошња.

Људи који разумеју проблем сада могу да обликују решење. Израда ових алата подстиче их и да преиспитају уобичајени начин рада. Финансијски стручњак може да направи инфраструктуру за одлучивање која је компанији потребна, тестира је са колегама и унапређује је како се рад развија.

Финансијски тимови не постају мање специјализовани. Они стичу способност да шире примене своје стручно знање.

IR-GPT нас је научио важној лекцији о контроли. Питања инвеститора у поступку дубинске анализе могу захтевати да аналитичар претражи претходне материјале, састави одговор, провери доследност и координира проверу. Уз прилагођени GPT заснован на одобреним изворима, посао који је раније трајао сатима, понекад и преко ноћи, сада може да пружи квалитетан први нацрт за неколико секунди.

Улога човека и даље је кључна. Наш тим за односе са инвеститорима чита нацрт, додаје стручну процену и контекст и проверава да ли су наши одговори доследни за све инвеститоре. ВИ убрзава рад. Људи су одговорни за резултат.

То је прави модел за финансије. CFO-и треба да сарађују са ИТ тимовима и тимовима за управљање како би одредили којим подацима систем ВИ може да приступи, које радње сме да предузме, када је потребно одобрење и када проблем треба проследити вишем нивоу. Сваки резултат треба да буде повезан са поузданим извором. Свака прогноза треба да има јасно објашњење. Свака промена одобрене полазне вредности треба да захтева одобрење финансија.

Краткотрајна помама за „максимизовањем токена“ дошла је и прошла. Сада је једноставно поставити ограничења употребе, буџетске контроле, приступ заснован на улогама, правила усмеравања ка моделима и прагове за одобрење. CFO-и могу да управљају употребом ВИ са истом дисциплином као и свим другим променљивим трошковима, а да тимовима оставе простор за развој и експериментисање.

Јасна одговорност улива поверење потребно за брже напредовање. Како се синтеза, усаглашавање и припрема убрзавају, финансијски стручњаци добијају више времена да преиспитују претпоставке, саветују пословне тимове и примењују стручно расуђивање.

CFO-има је потребан систем показатеља за ВИ заснован на пословном учинку. Куповина више лиценци или коришћење више токена не говори вам много. Важно је да ли је посао добро обављен и колико заиста кошта.

За сваки ток рада поставите четири питања:

• Да ли је ВИ обавила посао који је био важан?
• Колико је то коштало, укључујући време запослених, проверу и поновни рад?
• Да ли је резултат био довољно добар за употребу?
• Да ли нам је помогла да брже напредујемо или донесемо бољу одлуку?

За финансијски тим, користан рад може да значи ажурирану прогнозу, објашњено одступање, испуњен ревизорски захтев или одговорено питање одбора. За закључење периода, систем показатеља може да обухвати трајање циклуса, удео аутоматски усаглашених трансакција, број изузетака који захтевају проверу и време потребно за објашњење одступања. За прогнозирање, може да обухвати тачност прогнозе, учесталост ажурирања, време потребно за израду новог сценарија и квалитет одлука које прогноза подржава.

Најјефтинији модел није увек и најисплативији. Ако бољи модел до поузданог одговора стиже уз мање покушаја и провера, укупни трошак може бити нижи.

Финансије су у средишту стратегије, капитала, података, ризика и учинка. То CFO-има пружа јединствен увид у пословање компаније и снажан мандат да предводе њену трансформацију помоћу ВИ.

Финансијску функцију изворно засновану на ВИ одликују бржи циклуси, јаче контроле, боље одлуке и више времена за стручно расуђивање. Пут почиње значајним током рада и шири се на основу доказа: дајте људима алате, помозите им да преобликују рад, јасно одредите одговорност и мерите резултат.

Закључење без кашњења и континуирана прогноза изражавају ширу амбицију: финансијски тим који разуме шта се дешава у реалном времену, показује руководиоцима шта би могло уследити и помаже компанији да раније доноси боље одлуке.

Резултат је финансијски тим већег капацитета и CFO са јаснијим увидом у пословање. Тако настаје и практичан модел за претварање интелигенције у трајну вредност широм компаније. Као што увек кажем, не можете постати оно што не можете да видите. Ако желимо да наши финансијски тимови прихвате могућности ВИ, морамо им показати како то изгледа — а за нас CFO-е, то почиње од нас самих.

Мој финансијски тим је показао како то изгледа у пракси, а снимак можете погледати овде⁠(отвара се у новом прозору).