Ce am învățat creând o funcție financiară nativă pentru IA

Funcția financiară a devenit una în timp real. Pentru mine, oportunitatea este mult mai amplă decât închiderea mai rapidă a exercițiului contabil sau actualizarea mai frecventă a unei prognoze.Este vorba despre a observa evoluția afacerii, a ajuta liderii să ia măsuri mai repede și a le acorda echipelor financiare mai mult timp pentru a influența ceea ce se va întâmpla în continuare.

Când am venit la OpenAI, acum doi ani, o echipă financiară restrânsă susținea o companie care creștea într-un ritm extraordinar. A trebuit să construim funcția de la zero și să facem din IA un element fundamental al modului în care lucrăm, luăm decizii și sprijinim compania.

Am recunoscut și un punct de plecare familiar. Închiderea exercițiului contabil și actualizarea prognozelor implicau în continuare activități manuale și recurente: găsirea informațiilor, explicarea schimbărilor și reunirea datelor necesare unei decizii. Aveam acces la cele mai avansate instrumente IA din lume și încă învățam cum să reproiectăm funcția financiară în jurul lor.

Prin urmare, ne-am stabilit două obiective îndrăznețe: închiderea contabilă în ziua zero și prognozarea automatizată, actualizată continuu.

Ideea închiderii contabile în ziua zero este de a le oferi liderilor o imagine în timp real, reconciliată și trasabilă a poziției financiare a companiei. Prognozarea continuă se bazează pe aceste fundamente, arătând cum evoluează afacerea, ce s-ar putea întâmpla în continuare și ce decizii ar putea influența rezultatul.

Continuăm să depunem eforturi pentru a ne îndeplini ambele obiective. Acest demers a schimbat deja modul în care lucrează echipa noastră. Ne-a ajutat să depășim limitele foilor de calcul statice, ale căutării manuale a documentelor justificative și ale prezentărilor, orientându-ne spre instrumente dinamice bazate pe întregul context și pe toate datele companiei. De asemenea, le-a oferit profesioniștilor financiari posibilitatea de a crea instrumentele de care au nevoie și de a-și valorifica mai amplu cunoștințele de specialitate.

Pentru mine, aceasta este adevărata promisiune a unei funcții financiare concepute nativ pentru IA: o echipă care înțelege ce se întâmplă în timp real, ajută liderii să vadă opțiunile viitoare și îi oferă companiei mai mult timp să acționeze cât încă mai poate schimba rezultatul.

Pentru a ajunge acolo, nu este suficientă adoptarea unei tehnologii noi. Trebuie să reproiectăm activitatea în jurul deciziilor importante, să le oferim oamenilor libertatea de a experimenta, să integrăm responsabilități clare în fiecare flux de lucru și să măsurăm activitățile fiabile realizate de IA pentru a obține o imagine clară asupra rentabilității investiției.

Iată cinci lecții practice din experiența noastră, pe care le poate aplica orice director financiar.

Primul pas a fost accesul la scară largă. Oamenii au nevoie de libertatea de a explora IA în contextul propriei activități. Accesul creează cea mai mare valoare atunci când este însoțit de experimente structurate care vizează probleme reale.

Am invitat ingineri de vânzări la un hackathon financiar și le-am cerut membrilor echipei să vină cu activități pe care doreau să le transforme. Unul dintre rezultate a fost IR-GPT, un GPT personalizat, bazat pe materialele aprobate folosite de echipa noastră de relații cu investitorii pentru a răspunde întrebărilor din procesele de verificare. Am început totodată să creăm GPT‑uri personalizate pentru domenii precum achizițiile și fiscalitatea.

Hackathonul a transformat IA dintr-o capacitate abstractă într-un instrument funcțional. Într-o singură zi, participanții au identificat o sarcină recurentă, au creat o soluție, au testat-o împreună cu colegii și au îmbunătățit-o. Cazurile de utilizare au venit de la cei mai apropiați de activitatea propriu-zisă, iar experții tehnici i-au ajutat să avanseze mai repede.

Pentru directorii financiari, lecția este simplă: au nevoie de experimentare de jos în sus și de strategie de sus în jos. Trebuie să pună la dispoziția angajaților o IA sigură și performantă și să le permită celor mai apropiați de activitatea propriu-zisă să identifice modalități mai bune de lucru. În același timp, trebuie să concentreze atenția conducerii și resursele asupra schimbărilor care vor conta cel mai mult pentru companie. Adevărata oportunitate apare când cele două direcții se întâlnesc: ideile practice din prima linie sunt aplicate celor mai importante priorități.

Echipele financiare consumă enorm de multă energie pentru a reuni datele necesare unei decizii. Analiza unei prognoze poate impune găsirea celor mai recente date, reconcilierea foilor de calcul, explicarea abaterilor, crearea graficelor, pregătirea documentelor și transformarea acestora în diapozitive. Analiza ajunge în cele din urmă la factorul de decizie, dar echipa și-a consumat deja o mare parte din timp pregătind-o.

IA schimbă unitatea de lucru. Liderii financiari pot reproiecta întregul parcurs, de la datele-sursă la decizie.

Să luăm închiderea contabilă. Orice director financiar cunoaște procesul lunar: valorile efective într-un sistem, comenzile de achiziție în altul, cheltuielile angajate într-o foaie de calcul, iar explicația unei abateri ascunsă într-un șir de mesaje.

Lucrăm la un model de funcționare diferit. Obiectivul închiderii contabile în ziua zero este să conectăm planurile de cheltuieli aprobate, valorile efective din registrul general, comenzile de achiziție, cheltuielile angajate și detaliile tranzacțiilor într-o perspectivă reconciliată continuu. Fiecare abatere poate fi urmărită până la activitatea care a generat-o. IA poate pregăti o explicație inițială și poate semnala excepțiile care necesită atenție. Echipa financiară validează cifrele, își aplică judecata profesională și își asumă aprobarea finală.

Închiderea contabilă nu dispare. Începe să dispară însă efortul contra cronometru de a reconstitui situația companiei după încheierea perioadei.

Această bază reconciliată poate alimenta o prognoză actualizată continuu. Echipa noastră creează fluxuri de lucru care reunesc modele statistice, conversații de vânzări, date justificative la nivel de cont, date operaționale și judecata profesioniștilor financiari.

Depășim limitele foilor de calcul și trecem la instrumente mai interactive, care reunesc într-o singură vizualizare dinamică prognoza statistică, datele justificative și scenariile. Liderii pot vedea ce s-a schimbat, de ce și ce decizii ar putea modifica rezultatul. Când un nou angajament al unui client lipsește din scenariul de referință, sistemul poate prezenta dovezile justificative și poate arăta cum ar influența o ajustare trimestrul sau anul. Echipa financiară poate examina ipotezele, compara scenariile și decide dacă actualizează prognoza aprobată.

Aceeași perspectivă poate ajuta liderii să ia decizii mai bune privind alocarea capitalului. O echipă financiară poate vedea unde cheltuielile de marketing generează randament, unde rezultatele încep să scadă și ce efect ar putea avea realocarea următoarei unități monetare.

Scopul este prognozarea automatizată. Pentru a ajunge acolo, avem nevoie de o perspectivă actualizată continuu, de analize mai rapide ale scenariilor și de responsabilități clar definite pentru funcția financiară.

Lecția mai amplă este să începem cu o decizie importantă și să lucrăm în sens invers. Identifică datele, instrumentele, aprobările și transferurile necesare pentru a o susține. Apoi stabilește ce componente poate analiza, coordona sau finaliza IA. Astfel, se îmbunătățesc viteza și calitatea întregului ciclu decizional.

Transformarea mai profundă constă în faptul că profesioniștii financiari pot crea acum instrumentele de care au nevoie în activitatea lor.

Cercetările recente realizate de OpenAI arată că 40% dintre utilizările specializate ale IA de către profesioniștii financiari implică activități din afara finanțelor tradiționale, iar 22% implică sarcini din domeniul ingineriei.

Toți membrii echipei mele creează tablouri de bord și instrumente IA personalizate cu ChatGPT Work și Codex. Activitatea trece de la modele Excel statice și prezentări PowerPoint la tablouri de bord dinamice, construite pe baza întregului context și a tuturor datelor companiei. Aceste instrumente pot continua o analiză, pot răspunde la întrebări suplimentare și se pot actualiza pe măsură ce informațiile de bază se schimbă.

Un coleg care sprijină activitatea noastră de publicitate nu scrisese niciodată cod. A folosit Codex pentru a crea un instrument care transformă prognoza noastră lunară pentru publicitate în planuri săptămânale și zilnice. Instrumentul ține cont de zilele lucrătoare și de sărbători, compară prognozele și corelează fiecare cifră cu modelul aprobat. Liderii de marketing pot vedea rapid ce s-a schimbat, unde să investească și ce randament ar putea genera cheltuielile suplimentare.

Cei care înțeleg problema pot acum să modeleze soluția. Crearea acestor instrumente îi determină totodată să reevalueze modul obișnuit de lucru. Un profesionist financiar poate crea infrastructura decizională de care are nevoie compania, o poate testa împreună cu colegii și o poate îmbunătăți pe măsură ce activitatea evoluează.

Echipele financiare nu devin mai puțin specializate. Ele dobândesc capacitatea de a-și valorifica mai amplu experiența.

IR-GPT ne-a oferit o lecție importantă despre control. Întrebările investitorilor din procesul de verificare pot impune unui analist să caute în materialele anterioare, să redacteze un răspuns, să verifice consecvența și să coordoneze revizuirea. Cu un GPT personalizat, bazat pe surse aprobate, o activitate care înainte dura ore și uneori continua peste noapte poate genera acum, în câteva secunde, o primă versiune solidă.

Rolul oamenilor rămâne esențial. Echipa noastră de relații cu investitorii citește versiunea inițială, adaugă judecată profesională și context și verifică dacă răspunsurile noastre rămân consecvente pentru toți investitorii. IA accelerează activitatea. Oamenii răspund de rezultat.

Acesta este modelul potrivit pentru funcția financiară. Directorii financiari ar trebui să colaboreze cu echipele IT și de guvernanță pentru a stabili ce date poate accesa un sistem IA, ce acțiuni poate întreprinde, când este necesară aprobarea și când trebuie escaladată o problemă. Fiecare rezultat trebuie să poată fi corelat cu o sursă fiabilă. Fiecare prognoză trebuie să fie însoțită de o explicație clară. Orice modificare a unui scenariu de referință aprobat trebuie autorizată de funcția financiară.

Scurta nebunie legată de maximizarea tokenurilor a trecut deja. Acum este simplu să stabilești limite de utilizare, controale bugetare, acces în funcție de rol, reguli de direcționare către modele și praguri de aprobare. Directorii financiari pot gestiona utilizarea IA cu aceeași disciplină aplicată oricărei cheltuieli variabile, oferindu-le totodată echipelor libertatea de a crea și experimenta.

Responsabilitățile clare creează încrederea necesară pentru a avansa mai repede. Pe măsură ce sinteza, reconcilierea și pregătirea se accelerează, profesioniștii financiari au mai mult timp să analizeze critic ipotezele, să-i ofere consultanță companiei și să-și exercite judecata profesională.

Directorii financiari au nevoie de un sistem de evaluare a IA bazat pe performanța operațională. Achiziționarea mai multor locuri sau utilizarea mai multor tokenuri nu spune prea multe. Contează dacă activitatea este bine realizată și cât costă în realitate.

Pentru fiecare flux de lucru, pune-ți patru întrebări:

• A finalizat IA o activitate importantă?
• Cât a costat, inclusiv timpul angajaților, verificarea și revizuirea?
• A fost rezultatul suficient de bun pentru a fi utilizat?
• Ne-a ajutat să avansăm mai repede sau să luăm o decizie mai bună?

Pentru o echipă financiară, o activitate utilă poate însemna actualizarea unei prognoze, explicarea unei abateri, soluționarea unei solicitări de audit sau răspunsul la întrebarea unui membru al consiliului de administrație. Pentru închiderea contabilă, evaluarea ar putea include durata ciclului, ponderea tranzacțiilor reconciliate automat, numărul excepțiilor care necesită verificare și timpul necesar explicării unei abateri. Pentru prognozare, ar putea include precizia prognozei, frecvența actualizării, timpul necesar elaborării unui nou scenariu și calitatea deciziilor susținute de prognoză.

Cel mai ieftin model nu este întotdeauna și cel mai rentabil. Dacă un model mai bun oferă un răspuns fiabil după mai puține încercări și verificări, costul total poate fi mai mic.

Finanțele ocupă un loc central în materie de strategie, capital, date, risc și performanță. Acest lucru le oferă directorilor financiari o perspectivă unică asupra modului în care funcționează compania și responsabilitatea de a conduce transformarea sa prin IA.

O funcție financiară concepută nativ pentru IA înseamnă cicluri mai rapide, controale mai solide, decizii mai bune și mai mult timp pentru judecată profesională. Drumul începe cu un flux de lucru relevant și se extinde pe baza dovezilor: oferă-le oamenilor instrumentele necesare, ajută-i să regândească activitatea, păstrează responsabilitățile clare și măsoară rezultatele.

Închiderea contabilă în ziua zero și prognoza continuă exprimă o ambiție mai amplă: o echipă financiară care înțelege ce se întâmplă chiar în momentul în care se întâmplă, le arată liderilor ce ar putea urma și ajută compania să ia mai devreme decizii mai bune.

Va rezulta o echipă financiară cu o capacitate mai mare și un director financiar care vede mai clar situația companiei. Totodată, se creează un model de lucru prin care întreaga companie poate transforma inteligența în valoare durabilă. Așa cum îmi place să spun mereu, nu poți deveni ceea ce nu poți vedea. Dacă vrem ca echipele noastre financiare să valorifice posibilitățile oferite de IA, trebuie să le arătăm cum se aplică în practică, iar pentru noi, ca directori financiari, totul începe cu propriul exemplu.

Echipa mea financiară a arătat cum se aplică toate acestea în practică; poți urmări înregistrarea aici⁠(se deschide într-o fereastră nouă).