Zenken reforça sua equipe de vendas enxuta com o ChatGPT Enterprise.

A Zenken combina GPT‑5, GPTs personalizados, geração de imagens e os mais recentes modelos e ferramentas da OpenAI para acelerar seus dois principais negócios: marketing na web e o setor de recursos humanos no exterior, que está em rápido crescimento. Como uma das primeiras empresas no Japão a implementar o ChatGPT Enterprise em toda a organização, a Zenken está colocando em prática uma abordagem que prioriza a IA e observando um impacto claro nos negócios.

Hoje, Zenken relata:

• Mais de 90% de uso ativo semanal do ChatGPT Enterprise
• Economia média de tempo de 30 a 50% em tarefas de trabalho intelectual.
• De 5 a 15 horas adicionais por funcionário todos os meses, reinvestidas em trabalho de maior valor agregado.
• Economia anual de 50 milhões de ienes em custos de terceirização em comparação com o ano anterior.

Antes de adotar o ChatGPT Enterprise, a Zenken dependia de processos manuais para uma ampla variedade de tarefas de conhecimento. Os funcionários dedicaram muito tempo à pesquisa, à sumarização, à tradução e à criação de conteúdo. As equipes de vendas também enfrentavam longos períodos de preparação para reuniões com clientes, o que reduzia o número e a qualidade das conversas com os clientes.

Para solucionar esses problemas, a Zenken decidiu introduzir a IA de forma estruturada e segura. Yuji Okada, gerente do Departamento de Planejamento Corporativo da Divisão de Administração, explica que, ao avaliar as soluções potenciais, eles “se concentraram em doze funcionalidades necessárias para o nosso negócio, como segurança e suporte avançado para raciocínio complexo”, e lembra que “o ChatGPT Enterprise foi a única solução que atendeu a todas essas condições”. Ele observa: "Como lidamos com informações confidenciais de clientes e informações internas sensíveis, evitar vazamentos de dados é inegociável." A ChatGPT Enterprise garante que nossos dados não serão usados para treinar sua IA. Este recurso de segurança nos deu a confiança necessária para lidar com dados confidenciais de forma segura."

A disponibilidade de modelos de raciocínio também foi um fator decisivo na escolha do ChatGPT Enterprise. No principal negócio de marketing digital da Zenken, as equipes precisam analisar a fundo os desafios de negócios dos clientes e propor soluções estratégicas. O modelo de raciocínio lançado pela OpenAI em 2024 oferece o suporte avançado para o pensamento complexo que a Zenken buscava e acelerou ainda mais o uso de IA pela empresa. Okada explica: “O modelo de raciocínio vai além do simples fornecimento de informações e apoia a tomada de decisões em nível gerencial em áreas como análise de mercado, estratégia competitiva e avaliação de novas oportunidades de negócios.”

Hoje, o modelo de raciocínio aprimora a qualidade do planejamento e da análise estratégica em todas as equipes e também é usado para examinar os próprios problemas de gestão da Zenken e os novos desafios sob uma perspectiva estratégica. Isso se tornou um fator-chave para o crescimento dos negócios da Zenken.

O impacto do ChatGPT Enterprise é especialmente visível em vendas. Antes de usar o ChatGPT Enterprise, a equipe de vendas precisava gastar muito tempo em trabalhos preparatórios, como pesquisar clientes potenciais, criar materiais de proposta e escrever e-mails de vendas. Okada recorda: “Antes mesmo de pensarmos em aumentar o número de clientes que abordávamos, nossa equipe já estava perdendo muito tempo com a preparação. Como eles tinham que responder a perguntas e criar documentos de proposta, o tempo que podiam realmente dedicar aos clientes era limitado e, às vezes, perdíamos oportunidades.” Escrever cada e-mail também levava tempo, o que criava um limite natural para o número de clientes potenciais que um vendedor podia contatar em um único dia.

Ao implementar o ChatGPT Enterprise em toda a empresa, a Zenken melhorou significativamente a qualidade de suas atividades de vendas. A tabela abaixo compara o processo de vendas antes e depois do ChatGPT em cada fase.

Como resultado, a Zenken observou ganhos claros no desempenho de vendas:

• Aumento de 15 a 20% nas propostas aprovadas na avaliação inicial.
• Taxa de sucesso em novos negócios aumenta de 5 a 10%.
• A taxa de aprovação das propostas finais aumentou cerca de 30%.

“O ChatGPT nos ajuda a reduzir o tempo necessário para pesquisa e preparação, além de tornar nossas conversas com os clientes mais fluidas”, explica Okada.

O ChatGPT Enterprise também se tornou essencial para os negócios de recursos humanos da Zenken, que estão crescendo rapidamente no exterior. Como a maioria dos funcionários são falantes nativos de japonês, a empresa anteriormente precisava dedicar tempo e orçamento consideráveis à tradução de anúncios de emprego, contratos e outros documentos para candidatos estrangeiros. Okada recorda: "Quando precisávamos nos comunicar em vários idiomas, incluindo o inglês, as ferramentas de tradução convencionais muitas vezes não conseguiam transmitir o contexto e as nuances corretas, o que tornava algumas comunicações internacionais bastante desafiadoras."

Após a implementação do ChatGPT Enterprise, a equipe conseguiu traduzir com precisão uma ampla gama de documentos para inglês e outros idiomas. Isso permitiu que eles reduzissem os custos de terceirização e, ao mesmo tempo, aumentassem significativamente a velocidade de tradução. “Mesmo com uma equipe menor, conseguimos manter uma organização que continua impulsionando o crescimento da receita”, afirma Okada.

Os funcionários também estão usando o ChatGPT em idiomas além do inglês para coletar informações de sites de notícias, artigos técnicos e outras fontes importantes para os negócios. Isso facilita a criação de novos serviços e iniciativas de negócios com foco na expansão global e permite que mais pessoas na Zenken participem diretamente de projetos internacionais do que nunca.

O ChatGPT Enterprise está reformulando a maneira como o trabalho diário é realizado na Zenken. Agora, as equipes usam o ChatGPT para gerar rascunhos iniciais de e-mails de vendas, propostas, conteúdo de marketing e documentos internos em minutos, e a produtividade geral praticamente dobrou em toda a organização. Tarefas que antes eram terceirizadas estão sendo cada vez mais realizadas internamente, reduzindo os custos anuais de terceirização em cerca de 50 milhões de ienes e melhorando as margens de lucro. “Em vez de ficarem presos a tarefas repetitivas, os funcionários de toda a empresa agora têm mais tempo para se concentrar no conteúdo de suas propostas”, diz Okada.

A adoção também é forte no nível individual. A utilização ativa semanal do ChatGPT Enterprise ultrapassa os 90%, e os funcionários enviam, em média, cerca de 900 mensagens por pessoa por mês. “Já se tornou natural para nós recorrermos primeiro ao ChatGPT”, explica Okada. “Utilizamos o ChatGPT para desenvolver uma hipótese inicial e, em seguida, discuti-la com nossos gerentes ou colegas. Trabalhar dessa forma reduziu bastante o tempo que as pessoas passam se sentindo bloqueadas antes de conversarem com outras pessoas ou seguirem em frente.”

Para a Zenken, o ChatGPT Enterprise é mais do que uma ferramenta. Nas palavras de Okada, tornou-se uma parceira que está mudando a forma como os funcionários pensam e trabalham. A empresa agora vê o ChatGPT Enterprise como uma plataforma essencial que oferece suporte a tudo, desde a eficiência diária e o planejamento estratégico até o desenvolvimento de talentos e, em última instância, a transformação de toda a empresa.