Como a Gilbert + Tobin governa e escala a IA com a OpenAI

A Gilbert + Tobin é um dos principais escritórios de advocacia empresarial da Austrália, reconhecido por sua atuação em mercados de capitais, fusões e aquisições, litígios e tecnologia. A prática do escritório depende de conhecimento especializado, análise criteriosa e tratamento seguro de informações confidenciais.

Quando a IA generativa começou a transformar o trabalho baseado em conhecimento, a Gilbert + Tobin identificou uma oportunidade: não de mudar a forma como presta assessoria jurídica, mas de elevar o padrão do trabalho operacional que a sustenta. O escritório decidiu oferecer a todas as equipes operacionais ferramentas mais avançadas de pesquisa, redação e análise, preservando a governança e a responsabilidade profissional que seus clientes esperam.

O ChatGPT Enterprise foi disponibilizado primeiro às equipes operacionais, permitindo testar casos de uso práticos em um ambiente controlado. Depois, a adoção se expandiu para marketing, desenvolvimento de negócios, recrutamento, finanças, tecnologia, transformação de negócios e algumas áreas da prática jurídica. Durante todo o processo, o foco permaneceu na forma como o escritório opera, e não em substituir o discernimento profissional que está no centro de seus serviços jurídicos.

Com o Codex, o escritório avança ainda mais: de uma IA que auxilia pessoas em tarefas específicas para uma IA que conclui etapas definidas em fluxos de trabalho mais amplos.

O envolvimento visível da liderança ajudou a tornar a adoção da IA relevante e legítima em todo o escritório. O CEO Sam Nickless apresentou o ChatGPT aos funcionários usando exemplos do próprio trabalho. Sua mensagem, "Usar IA não é trapacear", posicionou a tecnologia como mais uma ferramenta que os funcionários poderiam usar para aplicar seu discernimento, e não como um atalho inadequado. Outros líderes seniores tornaram-se usuários ativos e compartilharam exemplos com suas equipes.

A Gilbert + Tobin combinou esse apoio da liderança com capacitação específica para cada função. Em vez de depender de treinamentos genéricos, a equipe de transformação de negócios participou de reuniões de cada área para demonstrar fluxos adaptados a marketing, finanças, recrutamento, operações e outras funções. Vídeos internos, demonstrações, desafios e histórias de casos de uso ajudaram os funcionários a acompanhar a evolução dos recursos do ChatGPT.

O escritório não estabeleceu metas obrigatórias de uso. Em vez disso, concentrou-se em mostrar aos funcionários o que a tecnologia podia fazer, mantendo as pessoas responsáveis pelo resultado. Em junho de 2026, 87% das licenças habilitadas estavam ativas, mais que o dobro da taxa de adoção que a Gilbert + Tobin costuma registrar com outras ferramentas. Entre os usuários ativos estavam sócios e funcionários de áreas não relacionadas à tecnologia.

A Gilbert + Tobin lida com informações confidenciais de clientes e de negócios, inclusive dados sujeitos a diferentes requisitos de cada cliente. A implementação da IA foi respaldada por orientações claras sobre as tarefas aprovadas, o que os funcionários podiam inserir e como os resultados deveriam ser revisados. O escritório também avaliou proteções contratuais, acesso baseado em funções, requisitos de processamento de dados e controles administrativos.

A migração para um ambiente da OpenAI com residência de dados na Austrália deu à Gilbert + Tobin mais confiança para ampliar o acesso e, ao mesmo tempo, atender aos requisitos internos e às expectativas dos clientes.

O ChatGPT agora apoia diversas funções de negócios. Ele reduziu de aproximadamente quatro horas para cerca de 20 minutos uma tarefa de pesquisa de recrutamento e extração de dados. Um fluxo separado de processamento de referências economiza cerca de 25 minutos por candidato e apoia uma equipe que administra um alto volume de contratações.

As equipes de marketing e desenvolvimento de negócios usam o ChatGPT para sintetizar materiais de propostas anteriores e adaptar respostas a novas oportunidades. O escritório produz de 400 a 500 propostas por ano, e o ChatGPT ajuda as equipes a preparar conteúdo com mais rapidez, melhorando a qualidade e o alinhamento com os padrões de redação da empresa. As equipes também usam a pesquisa aprofundada para elaborar relatórios setoriais e apoiar estratégias de setores, clientes e desenvolvimento de negócios.

As equipes financeiras usam o ChatGPT em planilhas e análises de dados. As equipes de tecnologia o aplicam à documentação, a scripts, materiais de treinamento e orientações internas. Os advogados que usam o ChatGPT recorrem a ele para os aspectos operacionais do trabalho, enquanto nossos fluxos jurídicos específicos são realizados em plataformas aprovadas, como a Harvey, que conta com IA. Em todos esses casos de uso, as pessoas continuam responsáveis por delimitar a tarefa, verificar os resultados, aplicar seu discernimento profissional e aprovar o produto final.

Um caso de uso diferenciado do ChatGPT é um GPT personalizado que ajuda os executivos a testar a solidez de suas ideias antes de ocupar o tempo do CEO. Criado com exemplos aprovados da escrita, das prioridades, da trajetória profissional, dos comentários e do contexto de negócios de Nickless, ele funciona como um "gêmeo digital" do CEO, sem tomar decisões em seu nome nem falar por ele.

O Codex ajudou a Gilbert + Tobin a concluir trabalhos operacionais definidos e com várias etapas, sob supervisão humana. Por exemplo, ele preparou relatórios de auditoria de 300 entidades, evitando um dia inteiro de trabalho manual em todo o fluxo. O Codex também verificou e renomeou 1.100 arquivos para envio a outro sistema, substituindo um trabalho que antes levaria dias.

Esses exemplos mostram como o escritório aplica o Codex a tarefas irregulares ou cuja automação seria difícil de justificar por meio de processos convencionais e repetíveis. A equipe de transformação de negócios também usou o Codex para converter requisitos e uma especificação existente em um aplicativo Python funcional.

A Gilbert + Tobin usou o Codex para ajudar a criar um fluxo com IA para verificações específicas de conflitos, combate à lavagem de dinheiro, pessoas politicamente expostas e conhecimento do cliente. Ele executa etapas de pesquisa e processamento e depois gera um relatório para revisão e aprovação humana. Algumas verificações que antes levavam até oito horas agora podem ser concluídas em minutos.

Na área de tecnologia, um integrante da equipe de DevOps usou o Codex para criar uma "torre de observação" para monitorar o ambiente AWS do escritório. Ela consolida sinais operacionais, apoia ações de diagnóstico e correção e encaminha problemas que exigem atenção humana.

A Gilbert + Tobin pretende ampliar o acesso ao ChatGPT Work e ao Codex à medida que implementa os controles necessários para um uso mais abrangente. A ambição de longo prazo do escritório é criar um ambiente de trabalho interconectado, no qual os funcionários possam usar o ChatGPT para acessar o contexto organizacional aprovado, executar tarefas operacionais e entregar resultados finais sem precisar alternar manualmente entre sistemas.