AdventHealth avança o cuidado integral com a OpenAI

A AdventHealth está implementando o ChatGPT for Healthcare para reduzir a carga administrativa e otimizar os fluxos de trabalho clínicos em todo o seu sistema. Ao automatizar tarefas de documentação e suporte que consomem muito tempo, as equipes de cuidado estão recuperando horas a cada semana e permitindo que os clínicos foquem mais diretamente nos pacientes. O resultado não é apenas eficiência operacional, mas também expansão da capacidade clínica, acesso mais rápido ao cuidado e uma melhora mensurável na experiência do paciente.

A AdventHealth é um sistema hospitalar que opera em nove estados e atende milhões de pacientes todos os anos. Como muitos grandes sistemas de saúde, ela enfrenta margens apertadas, demanda crescente e complexidade administrativa cada vez maior.

Grande parte dessa pressão aparece nos fluxos de trabalho do dia a dia. Consultores médicos que revisam casos para gestão de utilização frequentemente gastam cerca de 10 minutos por caso, não em uma única tarefa, mas em uma sequência de etapas: ler prontuários, identificar detalhes relevantes, verificar critérios e redigir justificativas estruturadas. Em centenas ou milhares de casos, esse tempo se acumula rapidamente.

A carga vai além das funções clínicas. Equipes de finanças, RH, TI e outras áreas gastam um tempo significativo redigindo documentos, resumindo informações e preparando materiais que são necessários, mas consomem tempo. Como resultado, muitos operam no que os líderes descrevem como “modo de operação constante”, com capacidade limitada para trabalhos de maior valor.

Ao mesmo tempo, o interesse em IA já estava surgindo dentro da organização. Os funcionários estavam experimentando chatbots, mesmo com políticas formais restringindo seu uso.

“Tínhamos pessoas ansiosas para começar, mas havia um número muito grande de pessoas à margem”, diz Rob Purinton, Chief AI Officer da AdventHealth. “Elas não tinham certeza de como usar a IA de forma eficaz em seus trabalhos diários.”

A liderança da AdventHealth concluiu cedo que conduzir pilotos isolados não levaria a uma mudança significativa. O desafio central era impulsionar um uso consistente e seguro em uma força de trabalho ampla.

“A parte mais difícil da IA na saúde é fazer com que as pessoas a usem com segurança, consistência e em escala”, diz Purinton. “Tomamos cedo a decisão de tratar a adoção como o produto.”

Essa decisão moldou a implementação. Em vez de posicionar a IA como automação, os líderes a apresentaram como uma forma de reduzir a carga administrativa e devolver tempo aos clínicos e às equipes.

“Não falamos sobre IA como automação. Falamos sobre recuperar tempo”, diz Purinton. “Se conseguirmos pegar uma revisão de 10 minutos e reduzi-la de forma significativa — mantendo a qualidade — isso é capacidade que podemos devolver aos nossos clínicos.”

A AdventHealth também tratou a adoção como uma métrica operacional mensurável. A organização acompanha mensagens por usuário por dia útil, excluindo fins de semana e feriados para criar uma linha de base consistente. Essa métrica é monitorada e gerenciada como qualquer outro KPI, com metas e tendências revisadas regularmente.

Para ampliar o uso, o sistema se apoiou em grupos de pares por domínio, em vez de grandes programas centralizados de treinamento. Equipes de finanças trabalharam com equipes de finanças e RH com RH, por exemplo, compartilhando prompts, fluxos de trabalho e melhores práticas relevantes para suas funções específicas.

À medida que a organização passou da experimentação para a implementação empresarial, a liderança priorizou ferramentas capazes de atender às exigências da saúde em privacidade, governança e confiabilidade.

“Escolhemos a OpenAI porque não estávamos procurando uma demonstração. Estávamos procurando infraestrutura empresarial”, diz Purinton. “A capacidade de raciocínio, as saídas estruturadas e os controles de governança nos deram confiança de que isso não era apenas um software de produtividade. Era algo que poderíamos escalar com responsabilidade em um sistema de saúde.”

A AdventHealth adotou o ChatGPT Enterprise e, depois, o ChatGPT for Healthcare, que ofereceu salvaguardas adicionais para ambientes regulados, incluindo proteções de dados e suporte à conformidade.

A velocidade da inovação e da colaboração também influenciou a decisão.

“Valorizamos muito estar mais perto da fronteira do que é possível”, diz Purinton. “E descobrimos que a OpenAI é altamente colaborativa enquanto pensamos em pilotos, implementações e no que vem a seguir.”

Um dos casos de uso mais iniciais e mensuráveis foi a gestão de utilização.

Usando o ChatGPT for Healthcare, consultores médicos podem gerar resumos estruturados de prontuários de pacientes, destacar detalhes clínicos relevantes e redigir justificativas iniciais. O clínico continua responsável pelo julgamento final, mas o tempo gasto reunindo informações é reduzido.

A organização mede o impacto usando dados em nível de sistema, incluindo registros de data e hora em prontuários eletrônicos, em vez de estimativas autorrelatadas.

“Preferimos medidas que já estejam incorporadas ao processo”, diz Purinton. “Podemos ver exatamente quantos minutos foram economizados e se essa mudança é estatisticamente significativa.”

Além dos fluxos de trabalho clínicos, padrões semelhantes surgiram em todos os departamentos:

• A redação de documentos e planos começa com uma primeira versão, em vez de uma página em branco
• Políticas e comunicações são convertidas em formatos estruturados e utilizáveis
• Notas e informações não estruturadas são rapidamente resumidas em etapas de ação

Essas mudanças reduzem os tempos de ciclo, limitam revisões de ida e volta e melhoram a consistência das saídas.

A AdventHealth avalia o impacto da IA em duas dimensões principais: adoção e desempenho do fluxo de trabalho.

No lado da adoção, acompanhar o uso diário criou responsabilização e visibilidade sobre a rapidez com que a IA está se tornando parte do trabalho rotineiro.

No lado do fluxo de trabalho, os pilotos são avaliados usando métricas de taxa de processamento, como tempo por tarefa, tempo de resposta e volume tratado. Na gestão de utilização, o objetivo é reduzir o tempo de revisão mantendo qualidade e consistência.

Em todos os departamentos, as equipes relatam:

• Redução do tempo gasto em documentação repetitiva e tarefas de revisão
• Tempos de resposta mais rápidos em fluxos de trabalho internos
• Menos ciclos de retrabalho devido a primeiras versões mais consistentes
• Maior capacidade sem aumento de equipe

A organização frequentemente descreve esses ganhos como “tempo de volta”, mas a liderança vincula esse conceito diretamente a resultados mensuráveis.

“Se você pega uma tarefa de 10 minutos e a reduz para dois minutos, e isso acontece mil vezes por semana, isso é capacidade real”, diz Purinton. “A questão é como você reinveste essa capacidade.”

Para a AdventHealth, o valor da IA está intimamente ligado à sua missão de oferecer cuidado integral. Isso exige tempo — tempo para os clínicos passarem com pacientes e famílias, e tempo para as equipes se concentrarem em trabalhos de maior valor.

Um exemplo ilustra o impacto no nível individual. Um médico que antes passava as noites concluindo documentação, muitas vezes chamada de “horário do pijama”, conseguiu terminar o trabalho no horário regular após mudanças nos fluxos de trabalho apoiadas por IA.

“Ele estava deixando o trabalho no trabalho”, diz Purinton. “Ele podia ir para casa e estar presente com a família.”

Histórias como essa reforçam a abordagem da organização de ver a IA como uma ferramenta para reduzir a carga administrativa, e não para substituir funções.

Até o momento, a maioria dos ganhos mensuráveis veio da redução do tempo gasto em tarefas existentes. A AdventHealth vê isso como o ponto de partida.

A organização agora está focada em expandir para áreas como acesso do paciente, suporte à decisão clínica e novos modelos de prestação de cuidado, mantendo a mesma ênfase em governança, mensuração e confiança.

A principal lição, segundo a liderança, é que escalar a IA depende menos da tecnologia em si e mais de como ela é introduzida e adotada.

“A adoção não é ‘vá usar o produto’. É ‘liderança de mudança’”, diz Purinton. “Quando você mede, comprova valor e lidera com confiança, é aí que vai além dos pilotos.”