The Den zyskuje 10–15 godz. tygodniowo dzięki ChatGPT Work

The Den Family Social⁠(otwiera nowe okno) to klub w Denver, który łączy ofertę gastronomiczną, życie towarzyskie, pracę i zabawę. Daje rodzicom miejsce, w którym mogą czuć się sobą i w którym ich dzieci są równie mile widziane. Pomysł na firmę zrodził się z doświadczeń założycielki Chandler Lipe, gdy sama została matką, oraz z jej przekonania, że rodzice zasługują na wyjątkowe, inspirujące przestrzenie stworzone z myślą o ich dobrostanie.

Gdy The Den rozpoczęło prace budowlane i przygotowania do otwarcia drugiego lokalu, Chandler sięgnęła po ChatGPT Work, by poradzić sobie z rosnącą ilością pracy administracyjnej. Jej niewielki zespół oszczędza teraz 10–15 godzin tygodniowo i przygotowuje wnioski o zezwolenia i dotacje w ciągu godzin zamiast dni. Dzięki temu ma więcej czasu na rozwój firmy, nie tracąc z oczu potrzeb rodzin, którym służy.

Aby otworzyć drugi lokal, zespół The Den musiał przełożyć wiedzę i doświadczenia z prowadzenia pierwszego na konkretne działania. Korzystając z wtyczek do Gmaila, Slacka i Dysku Google, poprosił ChatGPT Work o zebranie i przeanalizowanie informacji z całej firmy oraz zaproponowanie kolejnych kroków.

Planowanie jest teraz bardziej uporządkowane, powtarzalne i szybsze, a zespół nadal sprawdza poprawność wyników pracy ChatGPT Work i podejmuje ostateczne decyzje.

Przykładem jest drugi wniosek The Den o zezwolenie na sprzedaż alkoholu. Gdy niespodziewanie zwolnił się wcześniejszy termin posiedzenia w tej sprawie, zespół The Den wykorzystał ChatGPT Work, by szybko zebrać dokumenty, ustalić, czego brakuje, i przekonwertować pliki do wymaganych formatów.

The Den korzysta z tego samego sposobu pracy przy ubieganiu się o dotacje z krótkimi terminami składania wniosków. Składanie wniosków o dotacje zajmuje teraz dwie godziny zamiast trzech dni, co oznacza więcej szans na wsparcie rozwoju The Den.

Osoby zarządzające The Den korzystają też z ChatGPT, by przemyśleć różne kwestie i opracować propozycje, zanim przedstawią problemy całemu zespołowi. Chandler szacuje, że dzięki temu oszczędza około 7 godzin tygodniowo na wstępnych rozmowach i może skupić się na podejmowaniu decyzji.

Na przykład Brooke, która w The Den odpowiada za program zajęć i partnerstwa, chciała wypracować bardziej spójne podejście do współpracy z partnerami w miarę rozwoju firmy. Przeanalizowała ten problem z ChatGPT, dzieląc się swoją wiedzą o tym, które partnerstwa się sprawdziły, które nie i dlaczego. Efektem była propozycja zasad współpracy z partnerami, którą przekazała zespołowi zarządzającemu do oceny.

The Den stosuje to podejście również w analizie finansowej i planowaniu operacyjnym. Maia, menedżerka zarządzająca, zebrała raporty finansowe z księgowości oraz dane o sprzedaży i zapasach z systemów kasowych. Następnie z pomocą ChatGPT uporządkowała te informacje, tworząc czytelny obraz działalności firmy. Ułatwia on prognozowanie zapotrzebowania na zapasy i ustalanie, jak organizować zakupy oraz działanie systemów w obu lokalach.

Wraz z rozwojem klubu Chandler spędza dużo czasu na przejazdach między lokalami i spotkaniami. Zaczyna korzystać z ChatGPT Voice, by przeznaczyć czas w drodze na produktywną pracę: omawia treść e-maila i prosi ChatGPT o przygotowanie jego wersji roboczej, zapisuje zadania po spotkaniu lub porządkuje pomysł, póki ma go świeżo w pamięci. Może potem przejrzeć przygotowane materiały i wysłać je w dogodnym momencie, zamiast wracać do biurka z coraz dłuższą listą spraw do załatwienia.

The Den planuje też sprawdzić możliwości Codex w tworzeniu systemów lepiej dopasowanych do swoich potrzeb. W planach są aplikacja dla członków klubu do rejestrowania wizyt i zapisywania się na zajęcia, lepsza integracja systemów kasowych oraz powiadomienia na Slacku ułatwiające współpracę zespołu w obu lokalach.

Wszystkie te działania służą temu, po co Chandler założyła The Den: stworzeniu miejsca, w którym rodzice mogą czuć się sobą, a ich dzieci są równie mile widziane.