Polimill bygger neste generasjons KI-infrastruktur i Japan

Polimill startet med Surfvote, en plattform der innbyggerne kan utveksle synspunkter på politikk og samfunn. Gjennom samarbeidet med lokale myndigheter oppdaget selskapet en strukturell utfordring: Teamene i offentlig sektor var oppslukt av den daglige driften og hadde liten tid til å la innbyggernes stemmer få gjennomslag i politikken.

For å styrke innbyggernes deltakelse måtte Polimill først effektivisere selve forvaltningen. Selskapet begynte å utvikle en plattform med generativ KI for arbeidsprosesser i offentlig sektor og lanserte QommonsAI i oktober 2024. I dag tilbyr QommonsAI spesialisert KI på områder som svar til folkevalgte organer, offentlige tjenester, sosial velferd og juridiske søk. Rundt 1 050 kommuner og 550 000 offentlig ansatte over hele Japan bruker nå plattformen. QommonsAI er bygget med teknologi fra OpenAI og utvikler seg fra et produktivitetsverktøy for ansatte til det Polimill ser på som et offentlig operativsystem for kommunalt arbeid i Japan.

En av de største hindringene for å ta i bruk generativ KI i offentlig sektor var fragmenterte data. Hver kommune har sine egne arbeidsprosesser og dokumentformater, og eldre dokumentasjon ligger spredt. Når det for eksempel skal utarbeides svar til folkevalgte organer, kan det være nødvendig å gå manuelt gjennom flere år med referater for å sikre at svaret er i tråd med regional politikk. Selv den beste KI-modellen kan ikke gi praktisk innsikt hvis de underliggende dataene ikke er organisert.

Polimill samlet inn og standardiserte møtereferater fra hele Japan. Deretter brukte selskapet KI til å legge til metadata og bygge et presist søkegrunnlag som fungerer på tvers av kommuner og tidsperioder.

Selskapet utvidet denne strukturen fra folkevalgte organer til velferd, lovverk og andre forvaltningsområder. Ved å samle spesialiserte data og KI på én plattform og gjøre innholdet søkbart gjennom et felles grensesnitt, omdanner QommonsAI spredt forvaltningsinformasjon til kunnskap som kan brukes i det daglige arbeidet. Denne strukturen danner grunnlaget for Polimills visjon om QommonsAI som en felles plattform for offentlig sektor.

OpenAIs GPT‑modeller er selve kjernen i QommonsAI. I offentlig sektor er informasjonshåndtering og revisjonsberedskap avgjørende. QommonsAI har administrasjonskontroller som lar administratorer gjennomgå brukshistorikken for funksjoner og begrense hvilke modeller som er tilgjengelige, i tråd med virksomhetens retningslinjer.

Samtidig trekker Masahiro Wakabayashi, KI-direktør i Polimill, frem GPT‑modellenes brede kapasitet og høye kjennskap som hovedgrunnene til at de ble tatt i bruk. Den brede kjennskapen til ChatGPT er viktig når offentlig ansatte skal begynne å bruke et nytt verktøy etter lansering. Selv om de ikke kjenner tekniske begreper eller navnene på andre modeller, senker det terskelen for å ta systemet i bruk når de vet at det bygger på den utbredte ChatGPT‑teknologien.

Ifølge Polimill er GPT‑modeller det vanligste valget til daglig arbeid i QommonsAIs generelle samtalefunksjon. GPTs evne til å håndtere mange typer arbeidsoppgaver pålitelig i én modell – fra å lese filer til å støtte daglig dialog – bidrar til at QommonsAI får fotfeste i praksis.

Teknologi fra OpenAI har også endret Polimills utviklingsprosess. Selskapet tok i bruk Codex i hele arbeidsflyten – fra kravspesifikasjon og kontroll mot eksisterende kode på GitHub til implementering og testing. Ingeniørene kan konsentrere seg om å gjennomgå KI-genererte planer og ta overordnede beslutninger, mens KI utfører mer av implementeringsarbeidet på egen hånd.

Takket være rask KI-basert koding og kontinuerlig arbeid i bakgrunnen ble utviklingen 3–5 ganger raskere enn før. Wakabayashi forteller at valideringssyklusen med å utvikle prototyper, vise dem til kommunale team og innhente tilbakemeldinger har blitt dramatisk raskere.

Den tette oppfølgingen fra OpenAI har fremskyndet arbeidet ytterligere. Samarbeidet omfatter deling av beste praksis fra avanserte internasjonale eksempler, informasjon tilpasset Polimill og hjelp til å utforme selve utviklingsprosessen – blant annet hvilke trinn KI skal håndtere, og hvor mennesker skal gjennomgå arbeidet og ta ansvar.

I takt med at modellene og funksjonene utvikler seg, er også praksisen for KI-støttet utvikling i stadig endring. Det er vanskelig for enkeltbedrifter å følge med på avanserte internasjonale eksempler og innarbeide dem i sine egne utviklingsorganisasjoner. Wakabayashi mener muligheten til å fortsette å lære av OpenAI og omsette innsikten i praksis hos Polimill er like verdifull som ytelsen til selve API-et.

Med teknologi fra OpenAI i kjernen har Polimill fortsatt å utvikle QommonsAI mot en plattform for kommunalt arbeid. Viktige resultater for utbredelse og bruk:

• Rundt 1 050 kommuner og 550 000 offentlig ansatte over hele Japan bruker QommonsAI.
• Polimill bygget en infrastruktur som samler møtereferater og forvaltningsinformasjon fra hele Japan og gjør materialet søkbart på tvers av organisasjoner.
• Codex og tett oppfølging fra OpenAI fremskyndet validerings- og implementeringssyklusene og gjorde utviklingen 3–5 ganger raskere.
• GPT‑modellenes avanserte resonnering hjalp mindre erfarne ansatte med å bruke KI og opparbeidet forvaltningsinformasjon til å utarbeide politiske forslag som nærmet seg kvaliteten på forslag fra erfarne tjenestepersoner.

Verdien av QommonsAI strekker seg lenger enn raskere informasjonssøk. I Polimills validering brukte mindre erfarne ansatte KI og opparbeidet forvaltningsinformasjon til å utarbeide politiske forslag. Forslagene fikk vurderinger som lå nær vurderingene av forslag fra erfarne tjenestepersoner.

Samtidig fikk forslagene fra de erfarne tjenestepersonene fortsatt de beste vurderingene. Polimills analyse er at forskjellen skyldtes taus kunnskap: praktisk skjønn som ikke står i håndbøker, for eksempel hvilke prosedyrer som kreves for å gjennomføre et politisk forslag, eller hvilke bekymringer innbyggerne kan ha.

Polimill planlegger å registrere hvordan erfarne tjenestepersoner instruerer KI i å gjøre undersøkelser, og hvordan de bearbeider resultatene. Slik kan skjønn som tidligere ikke har vært dokumentert, gjøres til kunnskap i organisasjonen. Målet er ikke å erstatte dyktige medarbeidere med KI, men å styrke evnene deres og videreføre kompetansen til neste generasjon. QommonsAI kan bli et fundament for den kunnskapsoverføringen Polimill ser for seg i offentlig sektor.

Høsten 2026 planlegger Polimill en full lansering av Qommons ONE, en markedsplass der eksterne selskaper kan tilby apper til kommuner. I sentrum står en superagent som samler flere spesialiserte KI-systemer og apper fra privat sektor. Brukerne kan angi et mål, og systemet vil ta i bruk nødvendige KI-systemer eller apper for å levere praktiske resultater, fra undersøkelser til presentasjoner.

For å realisere denne visjonen ser Polimill GPT‑modellenes brede kapasitet for inndata og utdata samt OpenAIs opparbeidede kompetanse på agentutvikling som viktige fundamenter. OpenAI støtter også utviklingen gjennom teknisk validering og skreddersydde eksempler. Mens modellene og utviklingsmetodene fortsetter å utvikle seg, ser Wakabayashi stor verdi i et tett samarbeid med OpenAI for å hente den nyeste innsikten inn i Polimill.

Ved raskt å omsette denne innsikten i utviklingsarbeidet kan Polimill fortsette å videreutvikle Qommons ONE. Ambisjonen strekker seg lenger enn effektivisering av forvaltningen. Tiden KI frigjør, kan gjøre det mulig for offentlig ansatte å lytte enda bedre til innbyggerne og støtte dem. Dette offentlige operativsystemet er fremtiden for forvaltningen som Polimill arbeider mot.

Polimills arbeid har bare så vidt begynt på veien mot neste generasjons offentlige infrastruktur, der myndigheter, selskaper og innbyggere knyttes sammen gjennom KI.