Heimstaden endrer boligforvaltning med AI

For hundre år siden handlet forvaltning av et boligbygg om å finne leietakere, kreve inn husleie og holde eiendommen i god stand. I dag er disse grunnleggende oppgavene forbløffende like. Det som endrer seg, er hvordan arbeidet blir gjort.

For den europeiske boligforvalteren Heimstaden⁠(åpnes i et nytt vindu) åpner dette en mulighet: Hva om AI kunne endre måten tusenvis av boliger forvaltes på, helt grunnleggende?

I juni 2025 bestemte ledelsen i Heimstaden seg for å trappe opp satsingen på AI. Etter å ha vurdert flere plattformer valgte selskapet OpenAI. Målet var todelt: å gi de ansatte bedre verktøy og tenke nytt om kjerneprosessene i virksomheten.

Ambisjonen er å gå mot stadig mer selvstyrte bygg, der AI kan bidra til å forutse behov, koordinere arbeid og støtte beslutninger gjennom hele eiendommens livsløp. «Formålet med byggene våre har ikke endret seg», sier Helge Krogsbøl, delt konsernsjef i Heimstaden. «Vi gir folk et hjem. Men måten vi drifter boligene på, fortsetter å endre seg etter hvert som vi utfordrer etablerte praksiser og tar i bruk ny teknologi.»

Tenk på hva som skjer når en bolig blir ledig.

Tradisjonelt innebærer det å få boligen tilbake på markedet å vurdere leienivået, organisere fotografering, lage annonser og tilpasse seg etterspørselen. Hvert trinn krever tid, koordinering og fagkunnskap. Det handler også om informasjon: å forstå hva man selv eier, hva konkurrentene tilbyr, og hva kunden ønsker.

AI støtter nå alle de viktigste trinnene i denne prosessen:

• Prissetting: Innsikt og anbefalinger basert på verktøy bygget i ChatGPT Sites

• Annonsering: AI styler bilder og skriver leilighetsbeskrivelser

• Annonsekontroll: En agent gjennomgår alle publiserte annonser opp mot Heimstadens kvalitetsstandarder

• Tilbakemeldinger: Tilbakemeldinger om markedet fra AI hjelper utleieteamene med å justere kursen, slik at prisene blir stadig mer dynamiske

De ansatte har fortsatt ansvaret for å gjennomgå og godkjenne beslutninger. Men arbeidet rundt disse beslutningene er i endring.

I Nederland har kostnaden for å lage et digitalt stylet boligbilde falt fra omtrent 50 euro til under 0,10 euro – en reduksjon på over 99 %. Heimstaden anslår at de kan spare 130 000 euro årlig bare i dette markedet.

Betydningen strekker seg lenger enn til billigere annonser. Ved å bruke AI gjennom hele utleieprosessen utvikler Heimstaden en måte å få boliger ut på markedet på som raskere tilpasser seg endringer.

«AI-strategien vår bygger på tre pilarer», sier Nikolaj Brammer, digitaldirektør i Heimstaden. «For det første gir vi de ansatte opplæring og tilgang til de riktige verktøyene. For det andre har vi en sentral omstillingsenhet og et nettverk av AI-ildsjeler som driver frem større AI-initiativer. For det tredje styrker vi fundamentet ved å gjøre eiendomsforvaltningssystemene og datamodellene våre klare for AI.»

Utleie setter alle tre pilarene ut i praksis: Verktøy og opplæring gjør kollegene i stand til å lage digitalt stylede bilder og annonser. Det sentrale teamet vårt koordinerer forbedringer innen prissetting, annonsering, annonsekontroll og tilbakemeldinger fra markedet. Og vi gjør eiendomsdata tilgjengelige for AI-verktøyene som støtter prissetting og annonseproduksjon.

Noen av de viktigste endringene skjer langt unna tradisjonelle programvareutviklingsteam.

Heimstaden trengte å vurdere miljørisiko i hele eiendomsporteføljen. Informasjonen fantes, men var spredt på ulike offentlige kilder, formater og datasett. Å omsette den til en brukbar vurdering ville ha krevd omfattende manuelt arbeid og tekniske ressurser.

Julia Erlandsen, analytiker innen miljømessig bærekraft i Heimstaden, hadde ingen bakgrunn fra programvareutvikling. Hun brukte Codex til å utvikle en annen tilnærming.

Codex hjalp med å finne, rense, standardisere og kvalitetssikre data, og med å utvikle prosesser for databehandling som kunne kjøres på nytt. Julia beholdt kontrollen over metodikken og valideringen.

Resultatet: 20 112 eiendommer vurdert, over seks millioner rader med nyttige data generert og et anslått ressursbehov redusert fra fem personer i ett år til to personer i to måneder.

Heimstaden slapp også å engasjere eksterne konsulenter, noe som ellers ville vært nødvendig for å løse oppgaven.

Det som begynte som et komplekst analyseprosjekt, er i ferd med å bli en løsning som kan brukes igjen og igjen til å vurdere klimarisiko, oppfylle rapporteringskrav og gi investorer beslutningsgrunnlag.

Heimstadens innføring av AI tar utgangspunkt i oppgaver de ansatte trenger hjelp med. Etter at ChatGPT Enterprise ble innført i september 2025, tok halvparten av de ansatte det i bruk i løpet av to til tre måneder. En sentral enhet for AI-omstilling vedlikeholder en samling bruksområder, slik at kolleger kan lære av eksempler fra hele virksomheten.

De ansatte bruker godkjente verktøy i tråd med reglene for datasikkerhet. De har fortsatt ansvaret for å gjennomgå AI-generert innhold før det sendes, og for å godkjenne beslutninger.

Også vaktmestere har tatt AI i bruk, inkludert noen som i utgangspunktet var skeptiske. I Norge brukte en vaktmester ChatGPT til å vurdere en forsømt leilighet og utarbeide en prioritert oppussingsplan. Observasjonene ble til en strukturert plan som vaktmesteren kunne gjennomgå og forbedre.

Heimstaden forbereder seg allerede på neste fase: AI som kan jobbe på tvers av systemer og koordinere prosesser med flere trinn.

Selskapets plattform for innkjøpsanalyse, som nå rulles ut, kombinerer automatiserte arbeidsflyter med OpenAI-modeller via API-er. Plattformen er laget for å fungere på tvers av Outlook, SharePoint og Teams. Den støtter kontraktsanalyse, forberedelser til forhandlinger og håndtering av kontrakter gjennom hele livsløpet, mens de ansatte beholder ansvaret for kommersielle beslutninger og godkjenninger.

På lengre sikt er ambisjonen mer grunnleggende.

Heimstaden er med på å utvikle Amplio Estate, et moderne eiendomsforvaltningssystem som er utformet for å støtte AI-drevne arbeidsflyter gjennom MCP. Målet er at ansatte skal kunne bruke AI, som ChatGPT, til å hente eiendomsinformasjon og utføre handlinger i sentrale forretningssystemer, med nødvendig menneskelig tilsyn.

Slik begynner Heimstaden å omsette ideen om selvstyrte bygg til en konkret plan for teknologiutviklingen.

• Over 99 % lavere kostnader til bildeproduksjon i Nederland.

• 20 112 eiendommer vurdert med Codex, noe som reduserte det anslåtte ressursbehovet fra fem personer i ett år til to personer i to måneder.

• 50 % av de ansatte tok løsningen i bruk innen 2–3 måneder etter utrulling.

• Sett menneskene i sentrum: Flaskehalsene er å ta verktøyene i bruk og se mulighetene – ikke teknologien

• Finn ildsjelene: De største gevinstene kommer fra kolleger som driver frem endring lokalt

• Få prosessen på plass: AI fikser ikke en prosess som ikke fungerer, men kan skalere opp en god prosess i stor grad.

Heimstadens visjon er ikke bygg uten mennesker, men eiendommer støttet av stadig mer intelligente systemer. Disse skal hjelpe ansatte med å ta bedre beslutninger og gjøre det enklere å løse saker for kundene.

Byggene vil i stor grad forbli det de alltid har vært – hjem og tak over hodet. Måten de driftes på, er forandret for alltid.