Slik styrer og skalerer Gilbert + Tobin KI med OpenAI

Gilbert + Tobin er et av Australias ledende forretningsadvokatfirmaer, kjent for sitt arbeid innen kapitalmarkeder, fusjoner og oppkjøp, tvister og teknologi. Firmaets virksomhet er avhengig av spesialistkunnskap, grundige vurderinger og sikker håndtering av sensitiv informasjon.

Da generativ KI begynte å endre kunnskapsarbeidet, så Gilbert + Tobin en mulighet – ikke til å endre måten firmaet leverer juridisk rådgivning på, men til å heve kvaliteten på det operative arbeidet som støtter rådgivningen. Firmaet ønsket å gi alle driftsteam bedre verktøy for undersøkelser, tekstutforming og analyse, samtidig som det ivaretok styringen og det profesjonelle ansvaret kundene forventer.

ChatGPT Enterprise ble først innført i driftsteamene, der praktiske bruksområder kunne testes i et kontrollert miljø. Derfra ble bruken utvidet til markedsføring, forretningsutvikling, rekruttering, økonomi, teknologi, virksomhetstransformasjon og deler av den juridiske virksomheten. Gjennom hele prosessen har oppmerksomheten vært rettet mot hvordan firmaet drives, ikke mot å erstatte det profesjonelle skjønnet som står sentralt i de juridiske tjenestene.

Med Codex går firmaet enda lenger: fra KI som hjelper enkeltpersoner med avgrensede oppgaver, til KI som fullfører definerte trinn i større arbeidsflyter.

Synlig støtte fra ledelsen bidro til å gjøre bruken av KI relevant og legitim i hele firmaet. Administrerende direktør Sam Nickless introduserte ChatGPT for medarbeiderne gjennom eksempler fra sitt eget arbeid. Budskapet hans, «KI er ikke juks», fremstilte teknologien som enda et verktøy medarbeiderne kunne bruke til å utøve skjønn, fremfor en upassende snarvei. Andre toppledere ble aktive brukere og delte eksempler med teamene sine.

Gilbert + Tobin kombinerte lederstøtten med opplæring tilpasset de ulike rollene. I stedet for å basere seg på generell opplæring deltok teamet for virksomhetstransformasjon på møtene til de enkelte teamene for å demonstrere arbeidsflyter tilpasset markedsføring, økonomi, rekruttering, drift og andre funksjoner. Interne videoer, demonstrasjoner, utfordringer og historier om bruksområder hjalp medarbeiderne med å holde tritt etter hvert som ChatGPT fikk nye funksjoner.

Firmaet innførte ingen obligatoriske bruksmål. Det la vekt på å vise medarbeiderne hva teknologien kunne gjøre, samtidig som de fortsatt hadde ansvaret for resultatet. I juni 2026 var 87 % av de aktiverte lisensene i bruk, mer enn dobbelt så høy bruksgrad som Gilbert + Tobin vanligvis ser for andre verktøy. De aktive brukerne omfattet både partnere og medarbeidere utenfor teknologifunksjonen.

Gilbert + Tobin håndterer konfidensiell kunde- og forretningsinformasjon, inkludert opplysninger som omfattes av ulike kundekrav. KI-innføringen ble støttet av tydelige retningslinjer for godkjente oppgaver, hva medarbeiderne kunne legge inn, og hvordan resultater skulle kontrolleres. Firmaet vurderte også avtalemessig beskyttelse, rollebasert tilgang, krav til databehandling og administrative kontroller.

Overgangen til et OpenAI-miljø med australsk dataresidens gjorde Gilbert + Tobin tryggere på å utvide tilgangen og samtidig oppfylle interne krav og kundenes forventninger.

ChatGPT støtter nå flere forretningsfunksjoner. En oppgave med rekrutteringsundersøkelser og datauttrekk gikk fra rundt fire timer til omtrent 20 minutter. En egen arbeidsflyt for referansebehandling sparer anslagsvis 25 minutter per kandidat og støtter et team som håndterer store rekrutteringsvolumer.

Teamene for markedsføring og forretningsutvikling bruker ChatGPT til å sammenfatte tidligere tilbudsmateriell og tilpasse svar til nye muligheter. Firmaet utarbeider 400–500 tilbud hvert år, og ChatGPT hjelper teamene med å lage innhold raskere, samtidig som kvaliteten og samsvaret med firmaets skrivestandarder blir bedre. Teamene bruker også dyp forskning som støtte for bransjerapporter og strategier for sektorer, kunder og forretningsutvikling.

Økonomiteamene bruker ChatGPT til arbeid med regneark og dataanalyse. Teknologiteamene bruker det til dokumentasjon, skript, opplæringsmateriell og interne veiledninger. Advokater som bruker ChatGPT, benytter det til den operative delen av arbeidet, mens de juridiske arbeidsflytene våre støttes gjennom godkjente plattformer, som den KI-drevne Harvey-plattformen. På tvers av alle disse bruksområdene har medarbeiderne fortsatt ansvaret for å avgrense oppgaven, kontrollere resultatene, bruke profesjonelt skjønn og godkjenne det endelige arbeidsproduktet.

Et særegent bruksområde for ChatGPT er en egendefinert GPT som hjelper ledere med å stressteste ideer før de tar tiden til administrerende direktør. Den er bygget på godkjente eksempler på Nickless’ tekster, prioriteringer, faglige bakgrunn, tilbakemeldinger og forretningskontekst. Den fungerer som en «digital tvilling» av den administrerende direktøren uten å ta beslutninger på hans vegne eller uttale seg for ham.

Codex har hjulpet Gilbert + Tobin med å fullføre definerte operative oppgaver i flere trinn, under menneskelig kontroll. Codex utarbeidet for eksempel revisjonsrapporter for 300 enheter og sparte dermed en hel dag med manuelt arbeid i den samlede arbeidsflyten. Codex kontrollerte og ga også nye navn til 1100 filer som skulle lastes opp til et annet system, og erstattet arbeid som tidligere ville tatt flere dager.

Disse eksemplene viser hvordan firmaet bruker Codex til oppgaver som utføres uregelmessig, eller som det er vanskelig å forsvare å automatisere gjennom konvensjonelle, repeterbare prosesser. Teamet for virksomhetstransformasjon har også brukt Codex til å gjøre krav og en eksisterende spesifikasjon om til en fungerende Python-applikasjon.

Gilbert + Tobin brukte Codex til å bygge en KI-støttet arbeidsflyt for utvalgte kontroller av interessekonflikter, hvitvasking, politisk eksponerte personer og kundekjennskap. Den gjennomfører undersøkelser og behandlingstrinn og utarbeider deretter en rapport som gjennomgås og godkjennes av mennesker. Utvalgte kontroller som tidligere tok opptil åtte timer, kan nå fullføres på få minutter.

I teknologifunksjonen brukte et medlem av DevOps-teamet Codex til å bygge et overvåkingssystem – et «vakttårn» – for firmaets AWS-miljø. Det samler driftssignaler, støtter diagnostisering og korrigerende tiltak og eskalerer problemer som krever menneskelig oppmerksomhet.

Gilbert + Tobin planlegger å utvide tilgangen til ChatGPT Work og Codex etter hvert som firmaet får på plass kontrollene som kreves for bredere bruk. Firmaets langsiktige ambisjon er et sammenkoblet arbeidsmiljø der medarbeiderne kan bruke ChatGPT til å få tilgang til godkjent organisasjonskontekst, utføre operative oppgaver og levere ferdige resultater uten å måtte navigere manuelt mellom systemer.