Cara syarikat natif AI ubah aliran kerja jadi keupayaan operasi

Laporan Isyarat Perusahaan terkini OpenAI menunjukkan AI perusahaan beralih daripada membantu kepada melaksanakan tugas pada kadar yang sangat berbeza. Firma termaju (10% teratas dari segi penggunaan AI) kini menjana 8.3× lebih banyak token output bagi setiap pengguna aktif berbanding firma biasa, meningkat daripada 2.6× pada Januari. Jurang yang semakin besar menunjukkan perubahan operasi yang lebih mendalam: firma peneraju menghubungkan ejen kepada konteks dan alatan syarikat, menyerahkan tugas yang lebih penting, serta membuatkan aliran kerja yang berjaya lebih mudah diulang.

Bagi pemimpin, cabarannya adalah untuk menjadikan keupayaan mendalam itu sebagai kerja yang boleh dipercayai, diukur dan ditambah baik. Pemimpin juga harus memberikan ruang untuk percubaan, termasuk kes penggunaan yang nilainya tidak jelas pada percubaan pertama.

Syarikat pemula Basis⁠(dibuka dalam tetingkap baru), Clay⁠(dibuka dalam tetingkap baru) dan Exa Labs⁠(dibuka dalam tetingkap baru) telah menerapkan ejen dalam suai tugas pekerja, pengurusan akaun dan pertumbuhan ekosistem pembangun. Aliran kerja mereka berbeza, tetapi perkembangannya memberikan panduan: ajar ejen proses yang stabil, berikan konteks berterusan apabila kerja berubah, kemudian biarkannya mengubah peluang menjadi tindakan yang telah diuji.

Secara keseluruhan, contoh ini menunjukkan cara pasukan boleh menerapkan ejen dalam kerja yang lazim dan menambah baik proses dari semasa ke semasa.

Proses suai tugas pekerja sudah lama membebankan majikan dan pekerja. Di Basis, yang membangunkan ejen AI untuk firma perakaunan, suai tugas pekerja pada hari pertama kini mengambil masa 30 minit berbanding dua jam, sekali gus memberikan HR lebih masa untuk budaya dan sokongan.

Pada hari pertama, pekerja terus mendapat akses kepada Codex dan kemahiran suai tugas khusus syarikat (set arahan dan sumber boleh guna semula untuk aliran kerja tertentu). Codex mengalu-alukan mereka, memperkenalkan konsep utama syarikat dan menggunakan komputer mereka untuk melengkapkan persediaan penyepaduan di latar belakang. Apabila soalan berulang atau pengecualian timbul, HR boleh mengemas kini kemahiran tersebut sebelum kumpulan seterusnya.

Basis menunjukkan proses suai tugas pekerja sekali, kemudian mengubahnya menjadi kemahiran boleh guna semula dengan pencetus yang jelas, langkah yang diketahui, akses kepada alatan yang betul dan takrif “selesai” yang jelas. Proses itu tidak lagi bergantung pada ketersediaan seseorang, namun pasukan masih boleh membantu apabila berlaku pengecualian atau timbul soalan rumit. Suai tugas pekerja kini lebih konsisten, boleh diulang dan mudah ditambah baik, manakala pekerja baharu terus mendapat contoh cara bekerja dengan AI.

Clay, sebuah syarikat yang membangunkan enjin hasil pembelajaran kendiri untuk pasukan pasaran bersasar, menghadapi cabaran jualan yang lazim: konteks urus niaga penting berselerak dalam rekod CRM, e-mel, Slack, panggilan, pembentangan, mesej teks serta perbualan dengan pasukan dalaman dan penyokong pelanggan.

Untuk memastikan konteks itu kekal terkini, seorang jurutera GTM Clay mencuba pendekatan yang lebih baik—ruang kerja berterusan dan subejen khusus bagi setiap akaun. Setiap subejen menyemak sumber utama dan mengemas kini folder urus niaganya pada waktu malam. Setiap pagi, ejen penyelaras menukar kemas kini daripada semua akaunnya menjadi senarai ringkas tindakan utama: menjawab soalan pelanggan yang belum selesai, mengisi jurang dalam jawatankuasa pembelian atau memberikan sebab kepada prospek untuk berinteraksi semula.

Menurut Clay, aliran kerja itu menjimatkan kira-kira sejam setiap malam yang biasanya digunakannya untuk menyaring peti masuk. Keutamaan harian membantunya menindaklanjuti tindakan kecil yang kesannya boleh terkumpul sepanjang kitaran jualan perusahaan yang panjang. Bukti sokongan disertakan bersama setiap cadangan supaya penjual boleh menyemak sumber utama sebelum bertindak. Perusahaan boleh memperluas konteks bersama itu kepada eksekutif akaun, BDR, jurutera penyelesaian dan pemimpin jualan, tertakluk pada kebenaran akaun sedia ada.

Clay menunjukkan perkara yang diperlukan untuk mengembangkan kerja yang sentiasa berubah: struktur yang konsisten, kekerapan kemas kini yang sesuai, bukti bersama dan pertimbangan manusia ketika tindakan diambil.

Exa Labs, yang membangunkan infrastruktur carian web untuk ejen AI, mahu menyediakan API cariannya di mana-mana sahaja yang boleh dimanfaatkan oleh pembangun. Pasukan itu menamakan matlamat ini “Exa di mana-mana”. Sebelum ini, usaha mencapainya memerlukan pasukan hubungan pembangun dan akaun memantau repositori serta ekosistem yang lebih luas, mengenal pasti penyepaduan berpotensi, mengumpulkan konteks dan menyelaraskan kerja merentas sistem. Walaupun peluangnya berbeza-beza, laluan daripada penemuan kepada pelaksanaan mengikuti urutan yang konsisten. Exa menukar urutan itu menjadi aliran kerja khusus untuk Codex, dengan keutamaan yang jelas, akses kepada sumber yang diperlukan dan semakan manusia sebelum apa-apa dilancarkan.

Codex kini memantau peluang penyepaduan berkeutamaan tinggi, mengumpulkan konteks berkaitan, mencipta permintaan tarik, menjalankan ujian dan menyediakan kemas kini mingguan menggunakan sumber seperti Slack dan Notion. Jika sesuai, Codex juga boleh merangka langkah seterusnya, termasuk pengumuman awal, untuk disemak oleh pasukan. Aliran kerja itu membawa peluang daripada isyarat kepada hasil yang telah diuji, sambil mengurangkan penyerahan tugas antara penyelidikan, kejuruteraan dan komunikasi.

Manusia masih menentukan peluang yang penting, komitmen yang patut dibuat oleh Exa dan cara hubungan luar harus diurus. Ujian dan titik semakan menjadikan kerja ejen dapat dilihat sebelum dilancarkan. Hasil ujian dan semakan manusia boleh menunjukkan kepada pasukan bahagian aliran kerja yang perlu dilaraskan sebelum pelaksanaan seterusnya. Apabila kerja semakin penting, kebenaran, bukti dan hak membuat keputusan menjadi bahagian yang lebih besar dalam reka bentuk aliran kerja.

Secara keseluruhan, Basis, Clay dan Exa menterjemahkan corak yang dilihat dalam Isyarat Perusahaan kepada amalan operasi. Basis mengubah proses yang telah terbukti menjadi kemahiran boleh guna semula. Clay memberikan ejen konteks dan kesinambungan untuk memastikan kerja yang sentiasa berubah kekal terkini. Exa menambahkan alatan, ujian dan semakan supaya ejen boleh mengubah isyarat menjadi pelaksanaan terkawal. Ketiga-tiganya menjadikan penambahbaikan sebahagian daripada aliran kerja: pengecualian semasa suai tugas pekerja menunjukkan bahagian kemahiran yang perlu diperhalus; aktiviti akaun baharu dan pengesahan penjual memastikan konteks urus niaga kekal terkini; manakala ujian serta semakan manusia memperjelas batas pelaksanaan pada masa hadapan. Setiap syarikat bermula dengan tugas khusus dan ruang yang mencukupi untuk mengujinya. Pembahagian tugas menjadi lebih jelas melalui penggunaan, manakala tanggungjawab berkembang apabila keberkesanan aliran kerja terbukti.

Ketika jurang perbatasan semakin melebar, pemimpin perusahaan perlu memberi pekerja ruang untuk menguji aliran kerja yang penting, mengukur kejayaan dan mengubah percubaan terbaik menjadi amalan yang boleh diulang.

• Pilih satu ruang nilai yang penting. Mulakan dengan aliran kerja menyeluruh yang menghimpunkan keutamaan strategik, sistem, penyerahan tugas, kawalan dan hasil yang boleh diukur. Aliran kerja itu perlu cukup kerap berulang untuk dipelajari dan cukup penting untuk mewajarkan reka bentuk semula.
• Tentukan hasil dan cara anda akan mengukurnya. Nyatakan pemilik yang bertanggungjawab, KPI, garis dasar dan batasan perlindungan. Jejaki kedalaman melalui tugas yang diselesaikan, konteks dan alatan yang dihubungkan, pengecualian serta beban semakan. Jejaki nilai melalui masa kitaran, kualiti, kos, hasil atau risiko. Jumlah output boleh menunjukkan bahawa orang ramai meminta AI melakukan lebih banyak tugas; hasil aliran kerja menunjukkan sama ada tugas itu memberikan kesan.
• Tulis perihalan tugas ejen. Tentukan pencetus kerja, hasil, konteks yang diperlukan, alatan, kebenaran dan sejauh mana ejen perlu terus berusaha sehingga tugas selesai. Nyatakan bukti yang mesti dihasilkan dan peringkat ejen perlu berhenti untuk semakan manusia.
• Bina sistem manusia di sekeliling ejen. Libatkan orang yang paling rapat dengan aliran kerja dalam proses reka bentuk. Nyatakan pihak yang bertanggungjawab terhadap hasil perniagaan, logik domain, akses dan kawalan, penerimagunaan serta penggunaan harian. Syarikat pemula menghimpunkan tanggungjawab ini dalam kalangan beberapa orang; perusahaan memerlukan hak membuat keputusan yang jelas apabila aliran kerja berkembang.
• Jadikan percubaan dapat dilihat dan digunakan semula. Penyelidikan OpenAI mendapati bahawa enam bulan selepas penerimagunaan, pekerja pada awal kerjaya menghantar 13 lebih banyak mesej seminggu berbanding eksekutif. Berikan pekerja ruang untuk menguji kes penggunaan baharu, kemudian rekodkan proses dan bukti bagi pendekatan yang berkesan, lalu jadikannya kemahiran, Plugin atau ruang kerja bersama. Sembang, Kerja dan Codex⁠(dibuka dalam tetingkap baru) menyokong mod yang berbeza: Sembang untuk pertanyaan dan kerjasama pantas, Kerja untuk kerja pengetahuan berbilang langkah dan hasil akhir yang siap, serta Codex untuk pelaksanaan teknikal.
• Terapkan corak operasi itu pada langkah seterusnya. Kekalkan konteks, kebenaran, penilaian, titik semakan, pemilik, ukuran dan sokongan pelaksanaan yang berkesan, kemudian gunakannya pada ruang nilai seterusnya. Setiap percubaan baharu harus memberikan titik permulaan yang lebih baik kepada pasukan seterusnya.