एआय-केंद्रित वित्त कार्य उभारताना मला काय शिकायला मिळाले

वित्त विभाग आता वास्तव-कालीन कार्य बनला आहे. माझ्या मते ही संधी जलद लेखाबंदी करण्यापेक्षा किंवा अंदाज अधिक वारंवार अद्ययावत करण्यापेक्षा खूप मोठी आहे. व्यवसायातील बदल घडतानाच पाहणे, नेतृत्वाला लवकर कृती करण्यास मदत करणे आणि पुढे काय घडेल याला आकार देण्यासाठी वित्त संघांना अधिक वेळ देणे, हा त्यामागचा उद्देश आहे.

दोन वर्षांपूर्वी मी OpenAIमध्ये सामील झाले तेव्हा विलक्षण वेगाने वाढणाऱ्या कंपनीला सहाय्य करणारा वित्त संघ लहान होता. आम्हाला हे कार्य शून्यापासून उभारायचे होते आणि आमची कामाची, निर्णय घेण्याची व व्यवसायाला सहाय्य करण्याची पद्धत एआयवर आधारित करायची होती.

मला सुरुवातीची एक परिचित स्थितीही दिसली. लेखाबंदी आणि अंदाज अद्ययावत करण्याच्या प्रक्रियेत अजूनही माहिती शोधणे, काय बदलले ते स्पष्ट करणे आणि निर्णयासाठी निविष्ट्या एकत्र करणे अशी वारंवार करावी लागणारी हाताने केलेली कामे होती. जगातील सर्वांत प्रगत एआय साधने आमच्याकडे उपलब्ध असूनही त्यांच्याभोवती वित्त कार्याची पुनर्रचना कशी करावी, हे आम्ही अजून शिकत होतो.

म्हणून आम्ही दोन महत्त्वाकांक्षी उद्दिष्टे ठेवली: शून्य-दिवसीय लेखाबंदी आणि स्वयंचलित, सातत्याने अद्ययावत होणारा अंदाज.

शून्य-दिवसीय लेखाबंदीमागील कल्पना म्हणजे नेतृत्वाला कंपनीच्या आर्थिक स्थितीचे वास्तव-कालीन, ताळमेळ साधलेले आणि मागोवा घेता येणारे दृश्य देणे. सातत्यपूर्ण अंदाज या पायावर उभा राहतो आणि व्यवसाय कसा बदलत आहे, पुढे काय घडू शकते व कोणते निर्णय परिणाम बदलू शकतात हे दाखवतो.

ही दोन्ही उद्दिष्टे गाठण्यासाठी आमचे काम अजून सुरू आहे. या कामामुळे आमच्या संघाची कार्यपद्धती आधीच बदलली आहे. यामुळे आम्ही स्थिर स्प्रेडशीट, पूरक नोंदींचा हाताने घेतलेला शोध आणि सादरीकरणांच्या मर्यादा ओलांडून व्यवसायाच्या संपूर्ण संदर्भावर व डेटावर आधारित थेट साधनांकडे वळलो आहोत. यामुळे वित्त व्यावसायिकांना आपल्या कामासाठी आवश्यक साधने तयार करण्याची आणि आपले कौशल्य अधिक व्यापकपणे वापरण्याची क्षमताही मिळाली आहे.

माझ्यासाठी एआय-केंद्रित वित्त कार्याचे खरे आश्वासन हेच आहे: घडणाऱ्या घटना तत्काळ समजणारा, पुढील पर्याय पाहण्यास नेतृत्वाला मदत करणारा आणि परिणाम बदलण्याची संधी असेपर्यंत व्यवसायाला कृतीसाठी अधिक वेळ देणारा संघ.

तेथे पोहोचण्यासाठी केवळ नवीन तंत्रज्ञान स्वीकारणे पुरेसे नाही. त्यासाठी महत्त्वाच्या निर्णयांभोवती कामाची पुनर्रचना करणे, लोकांना प्रयोगासाठी वाव देणे, प्रत्येक कार्यप्रवाहात स्पष्ट उत्तरदायित्व समाविष्ट करणे आणि स्पष्ट गुंतवणूक परतावा दाखवण्यासाठी एआयने पूर्ण केलेले विश्वासार्ह काम मोजणे आवश्यक आहे.

आमच्या अनुभवातून मिळालेले आणि प्रत्येक सीएफओला लागू करता येतील असे पाच व्यावहारिक धडे येथे दिले आहेत.

पहिली पायरी म्हणजे व्यापक प्रवेश. लोकांना स्वतःच्या कामाच्या संदर्भात एआयचा शोध घेण्याचे स्वातंत्र्य हवे. प्रत्यक्ष समस्यांवरील संरचित प्रयोगांची जोड दिल्यास प्रवेशातून सर्वाधिक मूल्य निर्माण होते.

आम्ही विक्री अभियंत्यांना वित्तविषयक हॅकेथॉनमध्ये सहभागी केले आणि संघाला परिवर्तन करायचे काम घेऊन येण्यास सांगितले. त्यातून IR-GPT तयार झाले. हे सखोल चौकशीतील प्रश्नांची उत्तरे देण्यासाठी आमचा गुंतवणूकदार संबंध संघ वापरत असलेल्या मंजूर साहित्यावर आधारित सानुकूल GPT आहे. खरेदी आणि कर यांसारख्या क्षेत्रांसाठीही आम्ही सानुकूल GPT तयार करू लागलो.

हॅकेथॉनमुळे एआयचे अमूर्त क्षमतेतून कार्यक्षम साधनात रूपांतर झाले. लोक एका दिवसात वारंवार करावे लागणारे काम ओळखू शकले, त्यावर उपाय तयार करू शकले, सहकाऱ्यांसोबत त्याची चाचणी करून तो सुधारू शकले. वापराची उदाहरणे कामाच्या सर्वाधिक जवळ असलेल्या लोकांकडून आली, तर तांत्रिक तज्ज्ञांनी त्यांना अधिक वेगाने पुढे जाण्यास मदत केली.

सीएफओंसाठी धडा सोपा आहे: तळापासून होणारे प्रयोग आणि नेतृत्वाकडून येणारे धोरण, या दोन्हींची गरज आहे. सुरक्षित व सक्षम एआय लोकांच्या हाती द्या आणि कामाच्या सर्वाधिक जवळ असलेल्यांना ते अधिक चांगल्या प्रकारे करण्याच्या पद्धती ओळखू द्या. त्याच वेळी, व्यवसायासाठी सर्वाधिक महत्त्वाच्या बदलांवर नेतृत्वाचे लक्ष आणि संसाधने केंद्रित करा. दोन्ही एकत्र आल्यावर खरी संधी निर्माण होते: अग्रभागावरील व्यावहारिक कल्पना तुमच्या सर्वांत मोठ्या प्राधान्यांवर लागू होतात.

वित्त संघ निर्णयासाठी आवश्यक निविष्ट्या एकत्र करण्यात प्रचंड ऊर्जा खर्च करतात. अंदाजाचे पुनरावलोकन करण्यासाठी नवीनतम डेटा शोधणे, स्प्रेडशीटचा ताळमेळ साधणे, तफावती स्पष्ट करणे, आलेख तयार करणे, दस्तऐवज बनवणे आणि त्यांचे सादरीकरणात रूपांतर करणे आवश्यक असू शकते. अखेर विश्लेषण निर्णय घेणाऱ्यापर्यंत पोहोचते, पण तोपर्यंत संघाचा बराच वेळ ते एकत्र करण्यात गेलेला असतो.

एआयमुळे कामाचे एकक बदलते. वित्त नेतृत्व स्रोत डेटापासून निर्णयापर्यंतच्या संपूर्ण मार्गाची पुनर्रचना करू शकते.

लेखाबंदीचे उदाहरण घ्या. प्रत्येक सीएफओला मासिक प्रक्रिया माहीत असते: प्रत्यक्ष आकडे एका प्रणालीत, खरेदी आदेश दुसऱ्या प्रणालीत, उपार्जने स्प्रेडशीटमध्ये आणि तफावतीचे स्पष्टीकरण संदेशांच्या मालिकेत दडलेले.

आम्ही वेगळ्या कार्यसंचालन प्रारूपाच्या दिशेने काम करत आहोत. मंजूर खर्च योजना, सर्वसाधारण खातेवहीतील प्रत्यक्ष आकडे, खरेदी आदेश, उपार्जने आणि व्यवहारांचा तपशील सातत्याने ताळमेळ साधलेल्या दृश्यात जोडणे, ही शून्य-दिवसीय लेखाबंदीमागील महत्त्वाकांक्षा आहे. प्रत्येक तफावतीचा मागोवा तिच्या मूळ व्यवहारापर्यंत घेता येतो. एआय प्राथमिक स्पष्टीकरण तयार करू शकते आणि लक्ष देणे आवश्यक असलेले अपवाद निदर्शनास आणू शकते. वित्त विभाग आकडे पडताळतो, विवेक वापरतो आणि अंतिम मंजुरीची जबाबदारी स्वीकारतो.

लेखाबंदी नाहीशी होत नाही. कालावधी संपल्यानंतर व्यवसायाचे चित्र पुन्हा उभे करण्यासाठी करावी लागणारी धावपळ मात्र कमी होऊ लागते.

हा ताळमेळ साधलेला पाया सातत्याने अद्ययावत होणाऱ्या अंदाजाला बळ देऊ शकतो. आमचा संघ सांख्यिकीय मॉडेल, विक्रीविषयक संभाषणे, खाते-स्तरीय पुरावे, कार्यसंचालन डेटा आणि वित्तीय विवेक एकत्र आणणारे कार्यप्रवाह तयार करत आहे.

सांख्यिकीय अंदाज, त्याला पुष्टी देणारे पुरावे आणि परिदृश्ये एकाच थेट दृश्यात आणणाऱ्या अधिक परस्परसंवादी साधनांकडे वळून आम्ही स्प्रेडशीटच्या मर्यादा ओलांडत आहोत. काय बदलले, ते का बदलले आणि कोणते निर्णय परिणाम बदलू शकतात हे नेतृत्वाला दिसू शकते. एखाद्या नव्या ग्राहकाची वचनबद्धता आधाररेषेत नसल्यास, प्रणाली संबंधित पुरावे समोर आणू शकते आणि समायोजनाचा तिमाहीवर किंवा वर्षावर काय परिणाम होईल हे दाखवू शकते. वित्त विभाग गृहीतके तपासू शकतो, परिदृश्यांची तुलना करू शकतो आणि मंजूर अंदाज अद्ययावत करायचा का हे ठरवू शकतो.

हेच दृश्य नेतृत्वाला भांडवल वाटपाचे अधिक चांगले निर्णय घेण्यास मदत करू शकते. विपणनावरील खर्च कुठे परतावा देत आहे, कुठे परिणाम कमी होत आहेत आणि पुढील रुपयाचे फेरवाटप केल्यास काय साध्य होऊ शकते, हे वित्त संघ पाहू शकतो.

स्वयंचलित अंदाज हे अंतिम उद्दिष्ट आहे. सातत्याने अद्ययावत होणारे दृश्य, अधिक जलद परिदृश्य विश्लेषण आणि वित्त विभागाची स्पष्ट मालकी याद्वारे आपण तेथे पोहोचू.

व्यापक धडा असा की, महत्त्वपूर्ण निर्णयापासून सुरुवात करून उलट दिशेने काम करावे. त्या निर्णयासाठी आवश्यक डेटा, साधने, मंजुऱ्या आणि कामाचे हस्तांतरण यांचा आराखडा तयार करा. त्यानंतर एआय कोणत्या भागांचे विश्लेषण, समन्वय किंवा पूर्तता करू शकते ते ठरवा. यामुळे संपूर्ण निर्णयचक्राचा वेग आणि गुणवत्ता सुधारते.

याहून मोठे परिवर्तन म्हणजे वित्त व्यावसायिक आता आपल्या कामासाठी आवश्यक साधने स्वतः तयार करू शकतात.

अलीकडील OpenAI संशोधनातून दिसते की वित्त व्यावसायिकांच्या विशेष एआय वापरापैकी 40% वापर पारंपरिक वित्तक्षेत्राबाहेरील कामासाठी, तर 22% वापर अभियांत्रिकीशी संबंधित कामांसाठी होतो.

माझ्या संघातील प्रत्येक जण ChatGPT वर्क आणि Codex वापरून सानुकूल एआय फलक व साधने तयार करत आहे. हे काम स्थिर Excel मॉडेल आणि PowerPoint सादरीकरणांपासून दूर जाऊन व्यवसायाच्या संपूर्ण संदर्भावर व डेटावर आधारित थेट फलकांकडे वळत आहे. ही साधने विश्लेषण पुढे नेऊ शकतात, पुढील प्रश्नांना उत्तरे देऊ शकतात आणि मूळ माहिती बदलल्यावर अद्ययावत होऊ शकतात.

आमच्या जाहिरात व्यवसायाला सहाय्य करणाऱ्या संघातील एका सहकाऱ्याने यापूर्वी कधीही संगणकीय आज्ञावली लिहिली नव्हती. त्याने Codex वापरून आमच्या मासिक जाहिरात अंदाजाचे साप्ताहिक आणि दैनंदिन योजनांमध्ये रूपांतर करणारे साधन तयार केले. ते कामकाजाचे दिवस आणि सुट्ट्या विचारात घेते, अंदाजांची तुलना करते आणि प्रत्येक आकडा मंजूर मॉडेलशी जोडून ठेवते. काय बदलले, कुठे गुंतवणूक करावी आणि अतिरिक्त खर्चातून किती परतावा मिळू शकतो, हे विपणन नेतृत्वाला त्वरित दिसू शकते.

समस्या समजणारे लोक आता उपायाला आकार देऊ शकतात. ही साधने तयार करताना त्यांना काम करण्याच्या नेहमीच्या पद्धतीचाही पुनर्विचार करावा लागतो. वित्त व्यावसायिक व्यवसायाला आवश्यक निर्णयप्रक्रियेची पायाभूत व्यवस्था तयार करू शकतो, सहकाऱ्यांसोबत तिची चाचणी करू शकतो आणि काम बदलत जाईल तसे ती सुधारू शकतो.

वित्त संघांचे विशेष कौशल्य कमी होत नाही. त्यांना आपले कौशल्य अधिक व्यापकपणे वापरण्याची क्षमता मिळत आहे.

IR-GPT ने आम्हाला नियंत्रणाबाबत एक महत्त्वाचा धडा शिकवला. गुंतवणूकदारांच्या सखोल चौकशीतील प्रश्नांसाठी विश्लेषकाला पूर्वीच्या साहित्याचा शोध घेणे, उत्तराचा मसुदा तयार करणे, सुसंगती तपासणे आणि पुनरावलोकनाचा समन्वय करणे आवश्यक असू शकते. मंजूर स्रोतांवर आधारित सानुकूल GPT मुळे पूर्वी अनेक तास, कधीकधी रात्रभर चालणाऱ्या कामातून आता काही सेकंदांत प्रभावी पहिला मसुदा तयार होऊ शकतो.

मानवी भूमिका आजही केंद्रस्थानी आहे. आमचा गुंतवणूकदार संबंध संघ मसुदा वाचतो, त्यात विवेक आणि संदर्भ जोडतो व सर्व गुंतवणूकदारांना दिलेली आमची उत्तरे सुसंगत राहतील याची खात्री करतो. एआय कामाला गती देते. परिणामाची जबाबदारी लोकांची असते.

वित्त विभागासाठी हेच योग्य मॉडेल आहे. एआय प्रणाली कोणता डेटा वापरू शकते, कोणत्या कृती करू शकते, कधी मंजुरी आवश्यक आहे आणि कोणती समस्या वरिष्ठांकडे पाठवावी, हे ठरवण्यासाठी सीएफओंनी माहिती तंत्रज्ञान व प्रशासन संघांसोबत काम करावे. प्रत्येक निष्पत्तीचा संबंध विश्वासार्ह स्रोताशी असावा. प्रत्येक अंदाजासोबत स्पष्ट स्पष्टीकरण असावे. मंजूर आधाररेषेतील प्रत्येक बदलासाठी वित्त विभागाची परवानगी आवश्यक असावी.

“टोकनचा कमाल वापर” करण्याची अल्पकाळची लाट आता ओसरली आहे. आता वापरमर्यादा, अर्थसंकल्पीय नियंत्रणे, भूमिकेनुसार प्रवेश, मॉडेल-मार्गनिश्चितीचे नियम आणि मंजुरीच्या मर्यादा सहज ठरवता येतात. संघांना निर्मिती व प्रयोगासाठी वाव देतानाच सीएफओ कोणत्याही बदलत्या खर्चाप्रमाणेच शिस्तबद्ध रीतीने एआय वापराचे व्यवस्थापन करू शकतात.

स्पष्ट उत्तरदायित्वामुळे अधिक वेगाने पुढे जाण्यासाठी आवश्यक आत्मविश्वास निर्माण होतो. माहितीचे संश्लेषण, ताळमेळ आणि तयारी जलद झाल्यामुळे वित्त व्यावसायिकांना गृहीतकांना आव्हान देण्यासाठी, व्यवसायाला सल्ला देण्यासाठी आणि विवेक वापरण्यासाठी अधिक वेळ मिळतो.

सीएफओंना कार्यसंचालनातील कामगिरीवर आधारित एआय गुणफलकाची गरज आहे. अधिक परवाने विकत घेतल्याने किंवा अधिक टोकन वापरल्याने फारशी उपयुक्त माहिती मिळत नाही. काम चांगल्या प्रकारे पूर्ण होते का आणि त्याची खरी किंमत किती आहे, हे महत्त्वाचे आहे.

प्रत्येक कार्यप्रवाहासाठी चार प्रश्न विचारा:

• एआयने महत्त्वाचे काम पूर्ण केले का?
• कर्मचाऱ्यांचा वेळ, पुनरावलोकन आणि फेरकाम धरून त्याची किंमत किती होती?
• परिणाम वापरण्याइतका चांगला होता का?
• त्यामुळे आम्हाला अधिक वेगाने पुढे जाता आले किंवा अधिक चांगला निर्णय घेता आला का?

वित्त संघासाठी उपयुक्त काम म्हणजे अंदाज अद्ययावत करणे, तफावत स्पष्ट करणे, लेखापरीक्षणाची विनंती पूर्ण करणे किंवा संचालक मंडळाच्या प्रश्नाचे उत्तर देणे असू शकते. लेखाबंदीच्या गुणफलकात चक्राचा कालावधी, आपोआप ताळमेळ झालेल्या व्यवहारांचे प्रमाण, पुनरावलोकन आवश्यक असलेल्या अपवादांची संख्या आणि तफावत स्पष्ट करण्यासाठी लागणारा वेळ यांचा समावेश असू शकतो. अंदाजासाठी त्यात अंदाजाची अचूकता, अद्ययावतीकरणाची वारंवारता, नवे परिदृश्य तयार करण्यासाठी लागणारा वेळ आणि अंदाजाच्या आधारे घेतलेल्या निर्णयांची गुणवत्ता यांचा समावेश असू शकतो.

सर्वांत स्वस्त मॉडेल नेहमीच सर्वांत किफायतशीर असेल असे नाही. अधिक चांगल्या मॉडेलने कमी प्रयत्नांत आणि कमी पुनरावलोकनात विश्वासार्ह उत्तर मिळत असेल, तर त्याचा एकूण खर्च कमी असू शकतो.

वित्त विभाग हा धोरण, भांडवल, डेटा, जोखीम आणि कामगिरी यांच्या केंद्रस्थानी असतो. त्यामुळे कंपनी कशी कार्य करते याचे अनन्य आकलन सीएफओंना मिळते आणि तिच्या एआय परिवर्तनाचे नेतृत्व करण्याचा भक्कम अधिकारही मिळतो.

एआय-केंद्रित वित्त कार्याची ओळख म्हणजे जलद चक्रे, अधिक मजबूत नियंत्रणे, अधिक चांगले निर्णय आणि विवेक वापरण्यासाठी अधिक वेळ. ही वाट एका अर्थपूर्ण कार्यप्रवाहापासून सुरू होते आणि पुराव्यांच्या आधारे विस्तारते: लोकांना साधने द्या, कामाची पुनर्रचना करण्यास मदत करा, उत्तरदायित्व स्पष्ट ठेवा आणि परिणाम मोजा.

शून्य-दिवसीय लेखाबंदी आणि सातत्यपूर्ण अंदाज एका व्यापक महत्त्वाकांक्षेचे प्रतीक आहेत: घडणाऱ्या घटना तत्काळ समजून घेणारा, पुढे काय घडू शकते हे नेतृत्वाला दाखवणारा आणि कंपनीला अधिक चांगले निर्णय लवकर घेण्यास मदत करणारा वित्त संघ.

यातून अधिक क्षमता असलेला वित्त संघ आणि व्यवसायाचे अधिक स्पष्ट चित्र असलेला सीएफओ घडतो. संपूर्ण कंपनी बुद्धिमत्तेचे रूपांतर टिकाऊ मूल्यात कसे करू शकते, यासाठी हे एक कार्यक्षम प्रारूपही तयार करते. मी नेहमी म्हणते, जे दिसत नाही ते बनता येत नाही. वित्त संघांनी एआयमुळे शक्य होणाऱ्या गोष्टी स्वीकाराव्यात असे वाटत असेल, तर त्या प्रत्यक्षात कशा दिसतात हे त्यांना दाखवावे लागेल—आणि सीएफओ म्हणून त्याची सुरुवात आपल्यापासून होते.

हे प्रत्यक्षात कसे दिसते ते माझ्या वित्त संघाने सांगितले आहे. तुम्ही त्याचे ध्वनिचित्रमुद्रण येथे पाहू शकता⁠(नवीन विंडोमध्ये उघडेल).