ChatGPT Work: kases datu saskaņošana par 94% īsākā laikā

Teds Teilors pievērsās restorānu biznesam pēc 25 gadu karjeras pusvadītāju nozarē. Šodien viņš ir neatkarīgs franšīzes ņēmējs un vada trīs restorānus Ņūmeksikā, kuros apvienoti Schlotzsky’s un Cinnabon zīmoli.

Ātrās apkalpošanas restorānu vadīšana nozīmē gan rūpēties par klientu pieredzi, gan veikt daudzus klientiem neredzamus darbus: noteikt ēdienkartes cenas, plānot personālu, uzturēt iekārtas un izstrādāt noteikumus. Teds izmanto OpenAI tehnoloģijas, lai ar to visu tiktu galā ātrāk.

Ar ChatGPT Teds paātrina laikietilpīgus uzdevumus, piemēram, izpēti un tekstu sagatavošanu. Savukārt ChatGPT Work viņš izmanto, lai apkopotu un analizētu apjomīgus datus par cenām, pārdošanu, prognozēm, grafikiem un darbaspēku un saņemtu ieteikumus, kam katrā restorānā jāpievērš uzmanība. Tas ļāvis saīsināt cenu pārskatīšanai vajadzīgo laiku par 95% un katru algu aprēķinu veikt par 4 stundām ātrāk.

Ēdienkartes cenu pārskatīšana ir ikgadējs uzdevums, kurā nepieciešams kompleksi analizēt ēdienu pašizmaksu, to popularitāti, vietējo konkurentu cenas, porciju lielumu un atšķirīgos izmaksu un ieņēmumu nosacījumus pasūtījumiem uz vietas un ar piegādi. Teds izmanto ChatGPT Work, lai izvērtētu visus šos faktorus kopā un saņemtu cenu ieteikumus 1–2 stundās, nevis 5 dienās.

Vispirms Teds ar ChatGPT Work izpēta vietējo konkurentu cenu tendences, porciju lielumu un ēdienu kvalitāti salīdzinājumā ar saviem restorāniem, lai noteiktu cenu mērķus un stratēģijas. Pēc tam viņš iesniedz ChatGPT Work kategorijās sadalītu ēdienkartes pozīciju sarakstu ar pašreizējām cenām uz vietas un ar piegādi. Viņš norāda, par cik kopumā vēlas paaugstināt katru cenu grupu un kurām pozīcijām cenu kāpumam jābūt lielākam vai mazākam, galvenokārt balstoties uz iepriekšējo ChatGPT analīzi.

Analīzi var padziļināt, pievienojot katras pozīcijas pārdošanas vēsturi un piegādātāju cenas. ChatGPT Work var izmantot šos datus, lai novērtētu cenu izmaiņu ietekmi uz pārdošanu un optimizētu katras pozīcijas cenu atbilstoši pašizmaksas mērķiem.

ChatGPT Work sagatavo izklājlapu ar ieteicamajām cenām uz vietas un ar piegādi. Tas pat sasaista cenu izmaiņas ar kopējo cenu stratēģiju, kas palīdz uzlabot uzņēmuma rezultātus: noturēt klientus, mazināt krasu cenu izmaiņu radīto šoku un veiksmīgāk pozicionēt papildpiedāvājumus.

Kad Teds pirmoreiz izmantoja ChatGPT Work cenu noteikšanai, viņš analīzi veica arī manuāli. „ChatGPT Work veica padziļinātāku salīdzinājumu vietējā tirgū un palīdzēja izvairīties no cenu paaugstinājumiem, kuru dēļ dažas pozīcijas vairs nebūtu konkurētspējīgas,” viņš stāsta. Teds uzreiz sāka izmantot ChatGPT sākotnējo ieteikumu sagatavošanai.

Teds izmanto ChatGPT Work darbaspēka izmaksu pārvaldībai divos veidos: analizējot personāla noslodzi visos trīs restorānos un izmēģinot labāku veidu, kā sastādīt nedēļas darba grafiku.

Darbaspēka analīzei Teds piešķīra ChatGPT Work tikai lasīšanas piekļuvi saviem pārdošanas un darbaspēka datiem. Analīzes laikā tas salīdzina grafikā paredzētās, budžetā plānotās un faktiski nostrādātās stundas ar prognozētajiem un faktiskajiem pārdošanas apjomiem. Tas arī pārskata iepriekšējās 12 nedēļas, lai ņemtu vērā restorānus, kuros pārdošanas apjoms regulāri pārsniedz prognozēto vai atpaliek no tā. Sagatavotajā pārskatā atzīmētas virsstundas, maiņas, kas ieilgst, un periodi, kuros nepietiek darbinieku, kā arī izcelti jautājumi, kuri vadītājam jāpārskata.

Lai izmēģinātu grafiku plānošanu, Teds iesniedza ChatGPT Work darbinieku sarakstu ar katra amatu, apmācību, pieejamību un atalgojumu, kā arī informāciju par restorānam nepieciešamo personālu pie dažādiem pārdošanas apjomiem. Kopā ar vadītāju viņš salīdzināja ChatGPT Work piedāvāto grafiku ar to, kādu būtu izveidojusi viņa. Viņi konstatēja, ka trūkst noteikumu par papildu darbinieku piesaisti noslogotākajos periodos, un precizēja ChatGPT Work norādījumus.

Tagad ChatGPT Work sagatavo pilnu darba grafiku šim restorānam. Vadītāja to pārbauda, vajadzības gadījumā veic labojumus un ievada restorāna darba grafiku plānošanas sistēmā. Teds lēš, ka labāka grafiku plānošana ar laiku varētu samazināt stundas darba samaksas izmaksu īpatsvaru pārdošanas ieņēmumos par vienu līdz diviem procentpunktiem visos trīs restorānos. Tas varētu palielināt brīvo naudas plūsmu par 50 000–100 000 USD gadā, ko varētu izmantot algu palielināšanai, prēmijām, ieguldījumiem uzņēmumā vai lielākām peļņas izmaksām īpašniekiem.

Teds izmanto ChatGPT Work arī ikdienas darbā — no personāla noteikumu izstrādes līdz kases datu saskaņošanai un piegāžu un remontu pieprasījumu pārvaldībai. 

Kad Ņūmeksikā restorāniem ieviesa prasību glabāt rakstisku procedūru rīcībai incidentos ar ķermeņa šķidrumiem, Teds ar ChatGPT sagatavoja tās projektu aptuveni 30 sekundēs. Kad Tedam darbinieku rokasgrāmatai vajadzēja sociālo tīklu lietošanas noteikumus, ChatGPT palīdzēja ātri sagatavot vadlīnijas, kuras ārējs personāla vadības uzņēmums vēlāk pārskatīja, neveicot nevienu izmaiņu.

Teds izmanto ChatGPT Work, lai ik mēnesi saskaņotu visu trīs restorānu kases datus. Viņš augšupielādē katra restorāna skaidras naudas darījumu datus un bankas izrakstus, un ChatGPT Work salīdzina darījumus ar attiecīgajām iemaksām bankā. Ikmēneša datu saskaņošana agrāk aizņēma trīs stundas, bet tagad — 5–10 minūtes. Izmantojot ChatGPT Work algu aprēķinam vajadzīgo datu apkopošanai, viņš arī ietaupīja četras manuālā darba stundas katrā algu aprēķina ciklā.

Lai restorānu darbs ritētu raiti, Teds ar ChatGPT Work izveidoja arī tīmekļa portālu, kurā darbinieki var pieprasīt nepieciešamos materiālus vai remontu. Portāls nosūta viņam paziņojumus uz īpaši šim nolūkam paredzētu e-pasta adresi un seko katra pieprasījuma statusam.

Teda pieeju ChatGPT Work izmantošanai var praktiski pielietot ikviens mazā uzņēmuma īpašnieks. Viņš sniedz ChatGPT tos pašus datus un vadlīnijas, ko izmantotu pats, pieņemot lēmumu, un salīdzina rezultātu ar to, kā darbu būtu paveicis pats. Pieaugot uzticībai rezultātiem, viņš to izmanto arvien vairāk uzņēmuma uzdevumu veikšanai, taču vienmēr pārbauda rezultātus pirms to ieviešanas.

Tedam ChatGPT Work vērtība nav tikai ietaupītās stundas. Tagad viņš var veikt analīzi, kuru citādi, iespējams, izlaistu, un veltīt vairāk laika klientiem, darbiniekiem un uzņēmuma izaugsmei.