The Den hemat 10–15 jam per minggu dengan ChatGPT Work
Saat membuka lokasi baru, klub sosial ini menyiapkan pengajuan hibah dalam 2 jam, bukan 3 hari, dan dokumen izin penjualan minuman beralkohol dalam 3 jam, bukan 4 hari.
10-15
Jam yang dihemat tim pimpinan setiap minggu
92%
lebih sedikit waktu untuk mengajukan hibah
91%
lebih sedikit waktu untuk mengajukan izin penjualan minuman beralkohol
The Den Family Social(terbuka di jendela baru) adalah klub sosial di Denver yang memadukan layanan keramahtamahan, komunitas, ruang kerja, dan area bermain. Di sini, orang tua bisa merasa menjadi diri sendiri sekaligus membawa anak-anak mereka yang juga disambut dengan hangat. Bisnis ini lahir dari pengalaman pendirinya, Chandler Lipe, saat menjadi orang tua, serta keyakinannya bahwa orang tua layak memiliki ruang berkualitas yang menginspirasi dan dirancang dengan mengutamakan kesejahteraan mereka.
Ketika The Den mulai membangun dan menyiapkan pembukaan lokasi kedua, Chandler beralih ke ChatGPT Work untuk membantu menangani beban administrasi yang terus meningkat. Tim kecilnya kini menghemat 10–15 jam per minggu dan menyiapkan pengajuan izin serta hibah dalam hitungan jam, bukan hari. Dengan begitu, mereka punya lebih banyak waktu dan tenaga untuk mengembangkan bisnis sambil tetap berfokus pada keluarga yang mereka layani.
“ChatGPT Work memungkinkan kami membangun perusahaan yang kami butuhkan, bahkan sebelum skala bisnis atau sumber daya kami memadai.”
Untuk membuka lokasi kedua, tim The Den perlu menerapkan pengetahuan dan pemahaman yang mereka peroleh dari lokasi pertama ke dalam langkah operasional. Dengan plugin Gmail, Slack, dan Google Drive, mereka meminta ChatGPT Work mengumpulkan dan menganalisis informasi dari seluruh bagian bisnis, lalu mengusulkan langkah selanjutnya.
Perencanaan kini lebih teratur, lebih cepat, dan prosesnya bisa digunakan kembali. Sementara itu, tim tetap memeriksa keakuratan hasil ChatGPT Work dan mengambil keputusan akhir.
Salah satu contohnya adalah pengajuan izin penjualan minuman beralkohol untuk lokasi kedua The Den. Ketika jadwal sidang yang lebih awal tiba-tiba tersedia, The Den menggunakan ChatGPT Work untuk segera menghimpun dokumen, mengidentifikasi kelengkapan yang belum ada, dan mengonversi file ke format yang disyaratkan.
“Pekerjaan mencari, memilah, memformat, dan menyusun dokumen yang tadinya membutuhkan empat hari kini dipangkas menjadi tiga jam untuk peninjauan dan penyelesaian oleh tim dengan ChatGPT Work.”
The Den menggunakan alur kerja yang sama untuk memanfaatkan peluang hibah dengan tenggat yang ketat. Pengajuan hibah kini hanya membutuhkan dua jam, dari sebelumnya tiga hari. Artinya, ada lebih banyak peluang untuk mendukung pertumbuhan The Den.
Para pemimpin The Den juga menggunakan ChatGPT untuk mengkaji persoalan dan menyusun usulan sebelum membahasnya bersama tim. Chandler memperkirakan cara ini menghemat sekitar 7 jam per minggu yang sebelumnya ia gunakan untuk diskusi penjajakan, sehingga ia bisa berfokus pada pengambilan keputusan.
Misalnya, Brooke, Kepala Program dan Kemitraan The Den, menginginkan pendekatan kemitraan yang lebih konsisten seiring berkembangnya bisnis. Ia membahas persoalan ini dengan ChatGPT, membagikan pengetahuannya tentang kemitraan mana yang berhasil, mana yang tidak, dan alasannya. Hasilnya adalah usulan struktur kemitraan untuk ditinjau oleh tim pimpinan.
The Den juga menerapkan pendekatan ini untuk analisis keuangan dan perencanaan operasional. Maia, Manajer Umum The Den, mengumpulkan laporan keuangan dari akuntan serta data penjualan dan persediaan dari sistem kasir. Ia kemudian menggunakan ChatGPT untuk mengolah informasi tersebut menjadi gambaran bisnis yang mudah dipahami. Ini mempermudah perkiraan kebutuhan persediaan serta penentuan cara mengelola pembelian dan sistem di kedua lokasi.
Seiring berkembangnya klub, Chandler menghabiskan banyak waktu di perjalanan antar lokasi dan pertemuan. Ia mulai menggunakan ChatGPT Suara agar tetap produktif selama perjalanan: menjelaskan isi email secara lisan lalu meminta ChatGPT membuat drafnya, mencatat tindak lanjut rapat, atau menyusun ide selagi masih segar dalam ingatan. Ia lalu bisa meninjau hasilnya dan mengirimkannya saat sudah siap, alih-alih kembali ke meja kerja dengan daftar tugas yang kian menumpuk.
The Den juga berencana menjajaki Codex untuk membangun sistem yang lebih sesuai dengan kebutuhannya, termasuk aplikasi anggota untuk check-in dan pendaftaran kelas, integrasi yang lebih baik antar sistem kasir, serta notifikasi Slack yang menghubungkan tim di berbagai lokasi.
Semua upaya ini kembali pada alasan Chandler mendirikan The Den: menyediakan tempat bagi orang tua untuk merasa menjadi diri sendiri, bersama anak-anak mereka yang juga disambut dengan hangat.
