Eredmények
A betanulási idő hetekről napokra csökkent.
50%
A működéssel kapcsolatos kérdések csökkentése a WhatsApp-üzenetekben
A Plex Coffee három ígéretre épült: megfizethetőségre, kényelemre és egy befogadó közösségre. A technológiai iparágból merítve ihletet, Philipp Cheng és Max Kamp társalapítók egy lean startup szemléletével működtették a kávézókat. „A toborzástól az ellátási láncig minden automatizálható folyamatot automatizáltak” – mondja Cheng.
Ám ahogy a Plex egyről négy kávézóra bővült, az alapítók új kihívásokkal szembesültek, amelyeket a hagyományos automatizáció nem tudott kezelni. A ChatGPT Business volt a kézenfekvő megoldás.
„A csapatunkban már mindenki önállóan használta a ChatGPT-t, és ismerte az eszközt, az egyedi GPT-k létrehozásának lehetősége pedig azt jelentette, hogy különféle felhasználási esetekre dedikált mini eszközöket hozhattunk létre.”
Az elsőként felvett munkatársakat közvetlenül az alapítók képezték, de ahogy egyre több barista és üzletvezető csatlakozott, egyre nehezebbé vált megőrizni azt a kultúrát, amely a jelenlétre és az egyes vendégekre fordított személyes figyelemre épült.
„Amikor Maxszel belevágtunk ebbe, mi magunk álltunk a pult mögött.” „Minden egyes új baristának, akit betanítottunk, személyesen megmutattuk, hogyan lépjenek kapcsolatba a vásárlókkal, hogyan készítsék el a különféle italokat, és hogyan kezeljék a boltban felmerülő problémákat” – mondja Cheng. „De ahogy növekedtünk, egyre nehezebb lett ugyanazt a kultúrát átadni az új munkatársaknak.”
Ahogy a Plex növekedett, két probléma merült fel: széttagolt tudásmegosztás és következetlen betanítás. A váltott műszakban dolgozó részmunkaidős munkatársak mellett megszaporodtak a rutinszerű kérdések a WhatsApp-csoportokban: hol találhatók bizonyos dolgok, illetve mik egy adott folyamat részletei. „Egyre több nehézségünk adódott a tudásmegosztással, ami valóságos üzenetáradatot eredményezett a WhatsAppon… az üzletvezetőket pedig folyamatosan kizökkentette az elmélyült munkára szánt idejükből” – magyarázza Cheng.
A betanítást is egyre nehezebb lett szabványosítani. Ahogy nőtt a munkatársak száma, az üzletvezetőknek kevesebb idejük maradt arra, hogy betanítsák az új munkatársakat a vállalati kultúrára és a vásárlói élményre. Cheng megpróbálkozott egy 25 oldalas kézikönyv terjesztésével, de „valójában senki sem foglalkozott vele igazán”.
A Plex a tudásanyagának Notionben való központosításával kezdte, de elértek egy határt. „A kulcsszavas keresés egyszerűen nem működik túl jól, mivel mindenki más szavakat használ annak leírására, hogy mit keres” – mondja Cheng.
A csapat engedélyezte a Notion-összekötőt, amely lehetővé teszi, hogy a ChatGPT a Notion-fájlokból és wikikből származó kontextus alapján válaszoljon, így a munkatársak természetes nyelven kérhetik, amire szükségük van.
„Ez bizonyos kérdésekben több mint 50%-kal csökkentette a WhatsApp-üzeneteink számát, mert az emberek tudják, hol találják meg, amit keresnek” – mondja Cheng. A munkatársak egy üzletben használt iPaden beszélgetnek a ChatGPT‑vel. A felszabaduló figyelem arra irányul, amit a Plex a legfontosabbnak tart: a közösségi kapcsolatokra és eseményekre, amelyek lebonyolítására az üzletvezetőknek most már van idejük.
A ChatGPT Business segítségével Cheng új módon tudta hasznosítani a 25 oldalas kézikönyvét: „Feltöltöttem ezt a kézikönyvet egy egyéni GPT‑be, amelyet megosztok a beléptetési e-mailben.” A GPT arra kap utasítást, hogy a vállalat alapvető értékeit tanítsa, valamint olyan technikai részleteket is, mint például, hogy a Plex honnan szerzi be a kávéját.
„Nem egyszerűen csak információkat zúdít rá az emberre, hanem lebilincselő, beszélgetésszerű formában teszi ezt” – mondja Cheng. Ez azt jelenti, hogy a tudás jobban megmarad, és az üzletvezetőknek többé nem kell annyi időt fordítaniuk minden új belépő betanítására: „A betanítás ideje hetekről napokra csökkent.”
Miután a bevezetés és a tudásmegosztás már zökkenőmentesen működött, a Plex Coffee kísérletezni kezdett a ChatGPT Business alkalmazásának más módjaival.
- Terjeszkedési kutatás: Ahogy a Plex növekszik, Cheng a ChatGPT Business szolgáltatást használja új helyszínek értékelésére: „A mély kutatási eszközöket arra használom, hogy az ügyfélforgalom időbeli alakulása alapján megbecsüljem a bevételi potenciált.”
- A kereslet változásának megértése: Ha van egy különösen gyenge vagy erős nap vagy hét, a „ChatGPT általában nagyszerű magyarázatot ad, például arra, hogy hány diák távozik, vagy milyen események zajlanak azon a héten. Rendkívül értékes, hogy a keresleti mintázatokat azonnal és mélyebb szinten is megérthetjük.” Cheng mondja.
- Beszerzési megrendelések automatizálása: A beszállítóknál leadott rendelések időigényesek, mert mindegyikükhöz más portálon és más munkafolyamat szerint kell intézni a rendelést. „Ennek megoldására a Plex azzal kísérletezik, hogy a beszállítóinktól közvetlenül az Agenten keresztül rendelünk” – mondja Cheng. Egy több városban működő üzletláncnál ez csökkentheti az ismétlődő adminisztrációt, és biztosíthatja, hogy mindig legyen készlet.
- A betanulási idő hetekről napokra csökkent
- A működési kérdésekkel kapcsolatos WhatsApp-üzenetek száma több mint 50%-kal csökkent
- Az áruházvezetők visszanyerték a fókuszidőt a közösségi kapcsolatok ápolására.
- Gyorsabb, következetesebb képzés a különböző helyszíneken
- Jobb rálátás a keresleti mintázatokra és a terjeszkedési tervezésre.
Cheng számára az AI alkalmazása ellenállóbbá és alkalmazkodóképesebbé teszi a Plex Coffee-t.
„Az AI mindennapi folyamatainkba való integrálásával már most tudatosabban figyeljük a zajló fejleményeket.” „Bármilyen iparágban is dolgozol, rengeteget lehet profitálni belőle.”
A Plex Coffee azt tervezi, hogy 10 kávézóra bővül, miközben fenntartja a hatékony működést. A ChatGPT Business-t a növekedéshez elengedhetetlen partnernek tekinti. De a puszta hatékonyságon túl az AI teret teremt annak is, hogy a vendéglátás emberi oldala kibontakozhasson – a baristák időt tölthetnek a vendégekkel, jó hangulatot teremthetnek, és a vállalat növekedése mellett is személyes maradhat a kávézói élmény.
