Što me naučila izgradnja financijske funkcije utemeljene na AI-ju

Financije su postale funkcija koja djeluje u stvarnom vremenu. Za mene je ta prilika mnogo veća od bržeg zaključivanja knjiga ili češćeg ažuriranja prognoze. Riječ je o praćenju poslovanja dok se mijenja, pomaganju voditeljima da ranije djeluju i pružanju financijskim timovima više vremena da oblikuju ono što slijedi.

Kada sam se prije dvije godine pridružila tvrtki OpenAI, tvrtku koja je rasla iznimnom brzinom podržavao je tek malen financijski tim. Funkciju smo morali izgraditi od temelja i učiniti AI ključnim dijelom načina na koji radimo, donosimo odluke i podržavamo poslovanje.

Prepoznala sam i dobro poznatu početnu situaciju. Zaključivanje knjiga i ažuriranje prognoza i dalje su uključivali ručne zadatke koji se ponavljaju: pronalaženje informacija, objašnjavanje promjena i prikupljanje ulaznih podataka za odluku. Imali smo pristup najnaprednijim AI alatima na svijetu, a još smo učili kako oko njih preoblikovati financije.

Zato smo postavili dva odvažna cilja: zaključivanje knjiga istoga dana te automatizirano prognoziranje koje se kontinuirano ažurira.

Cilj je zaključivanja knjiga istoga dana voditeljima pružiti usklađen i sljediv prikaz financijskog položaja tvrtke u stvarnom vremenu. Kontinuirano prognoziranje nadograđuje tu osnovu te pokazuje kako se poslovanje mijenja, što bi moglo uslijediti i koje bi odluke mogle promijeniti ishod.

I dalje radimo na ostvarenju obaju ciljeva. Taj je rad već promijenio način na koji naš tim posluje. Potaknuo nas je da nadiđemo ograničenja statičnih proračunskih tablica, ručnog traženja popratne dokumentacije i prezentacija te prijeđemo na alate uživo izgrađene na cjelovitom poslovnom kontekstu i podacima. Financijskim stručnjacima omogućio je i da izrađuju alate potrebne za svoj posao te šire primjenjuju svoju stručnost.

Za mene je to pravo obećanje financijske funkcije utemeljene na AI-ju: tim koji u stvarnom vremenu razumije što se događa, pomaže voditeljima sagledati predstojeće mogućnosti i daje tvrtki više vremena za djelovanje dok se ishod još može promijeniti.

Za to nije dovoljno samo usvojiti novu tehnologiju. Potrebno je preoblikovati posao oko važnih odluka, ljudima dati prostor za eksperimentiranje, u svaki tijek rada ugraditi jasnu odgovornost i mjeriti pouzdano obavljen posao AI-ja kako bi povrat ulaganja bio jasan.

Evo pet praktičnih pouka iz našeg iskustva koje može primijeniti svaki financijski direktor.

Prvi je korak bio omogućiti širok pristup. Ljudima treba sloboda da istražuju AI u kontekstu vlastitog posla. Pristup stvara najveću vrijednost kada je povezan sa strukturiranim eksperimentiranjem na stvarnim problemima.

Uključili smo prodajne inženjere u financijski hakaton i zamolili tim da donese zadatke koje želi preoblikovati. Jedan od rezultata bio je IR-GPT, prilagođeni GPT koji se oslanja na odobrene materijale kojima se naš tim za odnose s ulagačima služi pri odgovaranju na pitanja u dubinskoj analizi. Počeli smo izrađivati i prilagođene GPT‑ove za područja poput nabave i poreza.

Hakaton je AI iz apstraktne mogućnosti pretvorio u djelotvoran alat. Ljudi su u samo jednom danu mogli prepoznati zadatak koji se ponavlja, izraditi rješenje, testirati ga s kolegama i poboljšati. Primjere upotrebe predlagali su ljudi najbliži poslu, dok su im tehnički stručnjaci pomagali da brže napreduju.

Pouka za financijske direktore jednostavna je: trebate eksperimentiranje odozdo prema gore i strategiju odozgo prema dolje. Dajte ljudima siguran i sposoban AI te dopustite onima koji su najbliži poslu da pronađu bolje načine njegova obavljanja. Istodobno usmjerite pozornost vodstva i resurse na promjene koje će najviše utjecati na poslovanje. Prava prilika nastaje kada se to dvoje spoji: praktične ideje s prve crte primjenjuju se na vaše najveće prioritete.

Financijski timovi ulažu golem trud u prikupljanje ulaznih podataka za odluku. Provjera prognoze može zahtijevati pronalaženje najnovijih podataka, usklađivanje proračunskih tablica, objašnjavanje odstupanja, izradu grafikona, pripremu dokumenata i njihovo pretvaranje u prezentaciju. Analiza naposljetku stigne do donositelja odluke, no tim je dotad već potrošio velik dio vremena na njezinu pripremu.

AI mijenja jedinicu rada. Financijski voditelji mogu preoblikovati cijeli put od izvornih podataka do odluke.

Uzmimo za primjer zaključivanje knjiga. Svaki financijski direktor poznaje mjesečni postupak: stvarni rezultati u jednom sustavu, narudžbenice u drugom, obračunati troškovi u proračunskoj tablici, a objašnjenje odstupanja skriveno u nizu poruka.

Radimo na drukčijem operativnom modelu. Cilj je zaključivanja knjiga istoga dana povezati odobrene planove potrošnje, stvarne podatke iz glavne knjige, narudžbenice, obračunate troškove i pojedinosti transakcija u prikazu koji se kontinuirano usklađuje. Svako se odstupanje može povezati s aktivnošću na kojoj se temelji. AI može pripremiti početno objašnjenje i označiti iznimke koje zahtijevaju pozornost. Financijski tim potvrđuje brojke, primjenjuje stručnu prosudbu i odgovara za konačno odobrenje.

Zaključivanje knjiga neće nestati. Počinje nestajati užurbana rekonstrukcija poslovanja nakon završetka razdoblja.

Ta usklađena osnova može pokretati prognozu koja se kontinuirano ažurira. Naš tim razvija tijekove rada koji objedinjuju statističke modele, prodajne razgovore, dokaze na razini računa, operativne podatke i prosudbu financijskih stručnjaka.

Nadilazimo ograničenja proračunskih tablica i prelazimo na interaktivnije alate koji statističku prognozu, popratne dokaze i scenarije objedinjuju u jednom prikazu uživo. Voditelji mogu vidjeti što se promijenilo, zašto se promijenilo i koje bi odluke mogle utjecati na ishod. Kada nova obveza kupca nije uključena u osnovni scenarij, sustav može prikazati popratne dokaze i pokazati kako bi prilagodba utjecala na tromjesečje ili godinu. Financijski tim može provjeriti pretpostavke, usporediti scenarije i odlučiti treba li ažurirati odobrenu prognozu.

Isti prikaz može pomoći voditeljima da donose bolje odluke o raspodjeli kapitala. Financijski tim može vidjeti gdje marketinška potrošnja donosi povrat, gdje rezultati počinju slabjeti i što bi mogla donijeti preraspodjela sljedećeg dolara.

Cilj je automatizirano prognoziranje. Do njega ćemo doći kontinuirano osvježavanim prikazom, bržom analizom scenarija i jasnom odgovornošću financijskog tima.

Šira je pouka da treba krenuti od važne odluke i raditi unatrag. Odredite podatke, alate, odobrenja i primopredaje potrebne za njezinu provedbu. Zatim utvrdite koje dijelove AI može analizirati, koordinirati ili dovršiti. Time se poboljšavaju brzina i kvaliteta cijelog ciklusa odlučivanja.

Veća je promjena to što financijski stručnjaci sada mogu izrađivati alate potrebne za svoj posao.

Nedavno istraživanje tvrtke OpenAI pokazuje da se 40 % specijalizirane upotrebe AI-ja među financijskim stručnjacima odnosi na poslove izvan tradicionalnih financija, a 22 % na inženjerske zadatke.

Svi u mojem timu izrađuju prilagođene nadzorne ploče i AI alate uz ChatGPT Work i Codex. Posao se od statičnih modela u Excelu i prezentacija u PowerPointu usmjerava prema nadzornim pločama uživo koje se temelje na cjelovitom poslovnom kontekstu i podacima. Ti alati mogu nastaviti analizu, odgovarati na dodatna pitanja i ažurirati se kako se mijenjaju temeljne informacije.

Jedan član tima koji podržava naše oglašivačko poslovanje nikada prije nije programirao. Uz Codex je izradio alat koji našu mjesečnu prognozu oglašavanja pretvara u tjedne i dnevne planove. Uzima u obzir radne dane i blagdane, uspoređuje prognoze i svaki broj povezuje s odobrenim modelom. Voditelji marketinga mogu brzo vidjeti što se promijenilo, gdje ulagati i kakav bi povrat mogla donijeti dodatna potrošnja.

Ljudi koji razumiju problem sada mogu oblikovati rješenje. Izrada tih alata potiče ih i da preispitaju uobičajeni način rada. Financijski stručnjak može izgraditi infrastrukturu za odlučivanje koja je potrebna tvrtki, testirati je s kolegama i poboljšavati je usporedno s razvojem posla.

Financijski timovi ne postaju manje specijalizirani. Stječu sposobnost da svoju stručnost primjenjuju još šire.

IR-GPT pružio nam je važnu pouku o kontroli. Pitanja ulagača tijekom dubinske analize mogu zahtijevati da analitičar pretraži prethodne materijale, sastavi odgovor, provjeri dosljednost i koordinira pregled. Uz prilagođeni GPT koji se oslanja na odobrene izvore, posao koji je prije trajao satima, a katkad i cijelu noć, sada može dati kvalitetan prvi nacrt za nekoliko sekundi.

Uloga čovjeka i dalje je ključna. Naš tim za odnose s ulagačima čita nacrt, dodaje stručnu prosudbu i kontekst te provjerava jesu li naši odgovori dosljedni za sve ulagače. AI ubrzava posao. Ljudi odgovaraju za rezultat.

To je pravi model za financije. Financijski direktori trebaju surađivati s IT-jem i timovima za upravljanje kako bi odredili kojim podacima AI sustav smije pristupiti, koje radnje smije poduzeti, kada je potrebno odobrenje i kada problem treba eskalirati. Svaki rezultat treba biti povezan s pouzdanim izvorom. Svaka prognoza treba sadržavati jasno objašnjenje. Za svaku promjenu odobrenog osnovnog scenarija treba biti potrebno odobrenje financijskog tima.

Kratkotrajna pomama za „maksimiziranjem tokena” došla je i prošla. Sada je jednostavno postaviti ograničenja upotrebe, proračunske kontrole, pristup na temelju uloga, pravila usmjeravanja prema modelima i pragove odobrenja. Financijski direktori mogu upravljati upotrebom AI-ja jednako disciplinirano kao i bilo kojim varijabilnim troškom, a timovima istodobno ostaviti prostor za izgradnju i eksperimentiranje.

Jasna odgovornost stvara povjerenje potrebno za brže djelovanje. Kako se sažimanje, usklađivanje i priprema ubrzavaju, financijski stručnjaci dobivaju više vremena za preispitivanje pretpostavki, savjetovanje poslovnih timova i stručnu prosudbu.

Financijski direktori trebaju sustav pokazatelja za AI utemeljen na operativnoj uspješnosti. Kupnja više licenci ili upotreba više tokena ne govori vam mnogo. Važno je obavlja li se posao kvalitetno i koliko doista košta.

Za svaki tijek rada postavite četiri pitanja:

• Je li AI obavio važan posao?
• Koliko je to koštalo, uključujući vrijeme zaposlenika, provjeru i doradu?
• Je li rezultat bio dovoljno dobar za upotrebu?
• Je li nam pomogao da djelujemo brže ili donesemo bolju odluku?

Za financijski tim koristan posao može biti ažuriranje prognoze, objašnjenje odstupanja, ispunjavanje revizorskog zahtjeva ili odgovaranje na pitanje uprave. Za zaključivanje knjiga pokazatelji mogu obuhvaćati trajanje ciklusa, udio automatski usklađenih transakcija, broj iznimki koje zahtijevaju provjeru i vrijeme potrebno za objašnjenje odstupanja. Za prognoziranje mogu obuhvaćati točnost prognoze, učestalost ažuriranja, vrijeme potrebno za izradu novog scenarija i kvalitetu odluka koje prognoza podupire.

Najjeftiniji model nije uvijek i najisplativiji. Ako bolji model dođe do pouzdanog odgovora uz manje pokušaja i provjera, ukupno može koštati manje.

Financije su u središtu strategije, kapitala, podataka, rizika i uspješnosti. To financijskim direktorima pruža jedinstven uvid u funkcioniranje tvrtke i snažan mandat da predvode njezinu transformaciju uz AI.

Financijsku funkciju utemeljenu na AI-ju odlikuju brži ciklusi, snažnije kontrole, bolje odluke i više vremena za stručnu prosudbu. Put počinje važnim tijekom rada i širi se na temelju dokaza: pružite ljudima alate, pomozite im preoblikovati posao, jasno odredite odgovornost i mjerite rezultate.

Zaključivanje knjiga istoga dana i kontinuirano prognoziranje izražavaju širu ambiciju: financijski tim koji u stvarnom vremenu razumije što se događa, pokazuje voditeljima što bi moglo uslijediti i pomaže tvrtki ranije donositi bolje odluke.

Rezultat je financijski tim većeg kapaciteta i financijski direktor s jasnijim uvidom u poslovanje. Time se stvara i djelotvoran model prema kojem cijela tvrtka može pretvoriti inteligenciju u trajnu vrijednost. Kao što uvijek kažem, ne možete postati ono što ne možete vidjeti. Želimo li da naši financijski timovi prihvate mogućnosti koje pruža AI, moramo im pokazati kako to izgleda — a za nas financijske direktore to počinje od nas samih.

Moj je financijski tim pokazao kako to izgleda u praksi, a snimku možete pogledati ovdje⁠(otvara se u novom prozoru).