Zenken מחזקת צוות מכירות מצומצם בעזרת ChatGPT Enterprise
Zenken משנה את גישת המכירות בעזרת בינה מלאכותית — מקצרת את זמן ההכנה, משפרת את שיעורי סגירת העסקאות ומעבירה את המיקוד לעבודה בעלת ערך גבוה יותר.
Zenken משלבת את GPT‑5, כלי GPT מותאמים אישית, יצירת תמונות ואת המודלים והכלים העדכניים ביותר של OpenAI כדי להאיץ את שני תחומי הליבה העסקיים שלה: שיווק באינטרנט ופעילות משאבי האנוש בחו״ל, שצומחת במהירות. כאחת החברות הראשונות ביפן שהטמיעו את ChatGPT Enterprise בכל הארגון, Zenken מיישמת גישה שמציבה את הבינה המלאכותית בראש סדר העדיפויות, ורואה השפעה עסקית ברורה.
כיום Zenken מדווחת על:
שיעור שימוש פעיל שבועי של יותר מ-90% ב-ChatGPT Enterprise
חיסכון ממוצע של 30% עד 50% בזמן המוקדש למשימות מבוססות ידע
5 עד 15 שעות שמתפנות לכל עובד מדי חודש ומושקעות מחדש בעבודה בעלת ערך גבוה יותר
חיסכון שנתי של 50 מיליון ין בעלויות מיקור חוץ בהשוואה לשנה הקודמת
לפני שאימצה את ChatGPT Enterprise, הסתמכה Zenken על תהליכים ידניים לביצוע מגוון רחב של משימות מבוססות ידע. העובדים הקדישו זמן רב למחקר, לסיכום, לתרגום וליצירת תוכן. גם צוותי המכירות נזקקו לזמן הכנה ממושך לפגישות עם לקוחות, מה שהפחית את מספר השיחות עם הלקוחות ופגע באיכותן.
כדי להתמודד עם האתגרים האלה, החליטה Zenken להטמיע בינה מלאכותית באופן מובנה ומאובטח. יוג׳י אוקאדה, מנהל מחלקת התכנון התאגידי בחטיבת המינהל, מסביר שכאשר בחנו פתרונות אפשריים, הם ״התמקדו בשתים-עשרה יכולות שנדרשות לעסק שלנו, כמו אבטחה ותמיכה מתקדמת בחשיבה מורכבת״, ומציין כי ״ChatGPT Enterprise היה הפתרון היחיד שעמד בכל התנאים האלה״. הוא מוסיף: ״מכיוון שאנחנו מטפלים במידע של לקוחות ובמידע פנימי רגיש, מניעת דליפות נתונים היא תנאי בל יעבור. ChatGPT Enterprise מבטיח שהנתונים שלנו לא ישמשו לאימון הבינה המלאכותית שלו. תכונת האבטחה הזאת נתנה לנו את הביטחון לטפל במידע חסוי בבטחה.״
גם הזמינות של מודלי reasoning הייתה שיקול מכריע בבחירה ב-ChatGPT Enterprise. בפעילות הליבה של Zenken בתחום השיווק באינטרנט, הצוותים צריכים לנתח לעומק את האתגרים העסקיים של הלקוחות ולהציע פתרונות אסטרטגיים. מודל ה-reasoning שהשיקה OpenAI ב-2024 מספק את התמיכה המתקדמת בחשיבה מורכבת ש-Zenken חיפשה, והאיץ עוד יותר את השימוש של החברה בבינה מלאכותית. אוקאדה מסביר: ״מודל ה-reasoning לא מסתפק במסירת מידע, אלא תומך בקבלת החלטות ברמת ההנהלה בתחומים כמו ניתוח שוק, אסטרטגיה תחרותית והערכת הזדמנויות עסקיות חדשות.״
כיום, מודל ה-reasoning משפר את איכות התכנון והניתוח האסטרטגיים בצוותים השונים, ומשמש גם לבחינת סוגיות ניהוליות ואתגרים חדשים של Zenken עצמה מנקודת מבט אסטרטגית. הוא הפך למנוע מרכזי בצמיחה העסקית של Zenken.
ההשפעה של ChatGPT Enterprise ניכרת במיוחד בתחום המכירות. לפני השימוש ב-ChatGPT Enterprise, צוות המכירות נדרש להקדיש זמן רב לעבודת הכנה, כמו מחקר על לקוחות פוטנציאליים, הכנת חומרים להצעות וכתיבת הודעות דוא״ל שיווקיות. אוקאדה נזכר: ״עוד לפני שיכולנו לחשוב על הגדלת מספר הלקוחות שאליהם אנחנו פונים, העובדים שלנו כבר איבדו זמן רב על הכנות. מכיוון שהם היו צריכים להשיב לפניות ולהכין מסמכי הצעות, הזמן שיכלו להקדיש בפועל ללקוחות היה מוגבל, ולפעמים החמצנו הזדמנויות.״ גם כתיבת כל הודעת דוא״ל ארכה זמן, מה שהגביל באופן טבעי את מספר הלקוחות הפוטנציאליים שאיש מכירות יכול לפנות אליהם ביום אחד.
הטמעת ChatGPT Enterprise בכל החברה אפשרה ל-Zenken לשפר משמעותית את איכות פעילות המכירות שלה. הטבלה הבאה משווה בין שלבי תהליך המכירה לפני הטמעת ChatGPT ואחריה.
לפני ChatGPT | עם ChatGPT | |
|---|---|---|
שלב ההכנה | איסוף מידע ידני | שימוש ב-ChatGPT לניתוח מעמיק יותר של התעשייה והלקוחות |
שלב בירור הצרכים | תשאול חד-צדדי לפי רשימת שאלות קבועה | שיחות הדדיות בגישה ייעוצית |
שלב הפגישה | כשעולות שאלות, המענה נדחה לעיתים קרובות להמשך | פנייה ל-ChatGPT במהלך הפגישה ומתן תשובות במקום |
שלב ההצעה | הצעות סטנדרטיות שבמרכזן המוצר, עם דגש על מפרטים ותכונות | הצעות מותאמות אישית המבוססות על תובנות לגבי הלקוח |
כתוצאה מכך, Zenken ראתה שיפור ברור בביצועי המכירות:
עלייה של 15% עד 20% בהצעות שעוברות את הבדיקה הראשונית
עלייה של 5% עד 10% בשיעור סגירת העסקאות החדשות
עלייה של כ-30% בשיעור האישור של הצעות סופיות
״ChatGPT עוזר לנו לקצר את הזמן הנדרש למחקר ולהכנה, ובמקביל גם הופך את השיחות שלנו עם הלקוחות לזורמות יותר״, מסביר אוקאדה.
ChatGPT Enterprise הפך לחיוני גם לפעילות משאבי האנוש של Zenken בחו״ל, שצומחת במהירות. מכיוון שרוב העובדים דוברי יפנית כשפת אם, החברה נאלצה בעבר להקדיש זמן ותקציב משמעותיים לתרגום מודעות דרושים, חוזים ומסמכים אחרים עבור מועמדים מחו״ל. אוקאדה נזכר: ״כשהיינו צריכים לתקשר בכמה שפות, כולל אנגלית, כלי תרגום רגילים לא הצליחו לעיתים קרובות להעביר את ההקשר ואת הדקויות בצורה נכונה, מה שהקשה מאוד על חלק מהתקשורת הבינלאומית.״
לאחר הטמעת ChatGPT Enterprise, הצוות הצליח לתרגם במדויק מגוון רחב של מסמכים לאנגלית ולשפות אחרות. כך התאפשר לצוות לצמצם את עלויות מיקור החוץ ובמקביל להאיץ משמעותית את התרגום. ״גם עם צוות קטן יותר, הצלחנו לשמר ארגון שממשיך להגדיל את ההכנסות״, אומר אוקאדה.
העובדים משתמשים ב-ChatGPT גם בשפות שאינן אנגלית כדי לאסוף מידע מאתרי חדשות, ממאמרים טכניים וממקורות אחרים שחשובים לפעילות העסקית. כך קל יותר לתכנן שירותים ויוזמות עסקיות חדשים מתוך מחשבה על התרחבות גלובלית, ויותר עובדים ב-Zenken מאי פעם יכולים להשתתף ישירות בעבודה חוצת גבולות.
ChatGPT Enterprise משנה את האופן שבו מתבצעת העבודה היומיומית ב-Zenken. הצוותים משתמשים כעת ב-ChatGPT כדי ליצור בתוך דקות טיוטות ראשוניות של הודעות דוא״ל שיווקיות, הצעות, תוכן שיווקי ומסמכים פנימיים, והפריון הכולל ברחבי הארגון הוכפל בקירוב. יותר ויותר עבודה שבעבר הועברה למיקור חוץ מתבצעת כיום בתוך החברה, וכך עלויות מיקור החוץ השנתיות מצטמצמות בכ-50 מיליון ין ושולי הרווח משתפרים. ״במקום להיות שקועים במשימות חוזרות, לעובדים ברחבי החברה יש כעת יותר זמן להתמקד במהות ההצעות שלהם״, אומר אוקאדה.
השימוש נרחב גם ברמת העובד הבודד. שיעור השימוש הפעיל השבועי ב-ChatGPT Enterprise עולה על 90%, והעובדים שולחים בממוצע כ-900 הודעות לאדם בכל חודש. ״הפנייה ל-ChatGPT כצעד ראשון הפכה אצלנו לטבע שני״, מסביר אוקאדה. ״אנחנו משתמשים ב-ChatGPT כדי לגבש השערה ראשונית, ואז דנים בה עם המנהלים או העמיתים שלנו. שיטת העבודה הזאת צמצמה מאוד את הזמן שבו אנשים מרגישים תקועים לפני שהם פונים לאחרים או מתקדמים.״
עבור Zenken, ChatGPT Enterprise הוא יותר מכלי. במילותיו של אוקאדה, הוא הפך לשותף שמשנה את האופן שבו העובדים חושבים ועובדים. החברה רואה כיום ב-ChatGPT Enterprise פלטפורמת ליבה שתומכת בכל תחומי הפעילות — מייעול העבודה היומיומית ותכנון אסטרטגי ועד פיתוח עובדים, ובסופו של דבר, שינוי כלל-ארגוני.
