זכיין מקצר את זמן התאמת המזומנים ב-94% עם ChatGPT Work

טד טיילור נכנס לעסקי המסעדנות אחרי קריירה של 25 שנה בתעשיית המוליכים למחצה. כיום הוא זכיין עצמאי המפעיל ברחבי ניו מקסיקו שלוש מסעדות, שכל אחת מהן משלבת את המותגים Schlotzsky’s וסינבון.

ניהול מסעדות מזון מהיר דורש איזון בין חוויית הלקוח לבין עבודה רבה שהלקוחות כלל לא רואים, כמו תמחור התפריט, שיבוץ עובדים, תחזוקת ציוד וקביעת נהלים. טד משתמש בטכנולוגיה של OpenAI כדי להספיק את כל אלה מהר יותר.

בעזרת ChatGPT, טד מאיץ משימות שגוזלות זמן, כמו מחקר וניסוח. הוא משתמש ב-ChatGPT Work כדי לאסוף ולנתח כמויות גדולות של נתונים על תמחור, מכירות, תחזיות, סידורי עבודה וכוח אדם, ולקבל המלצות על הנושאים שדורשים טיפול בכל מסעדה. כך הוא מקצר את זמן עדכון המחירים ב-95% וחוסך 4 שעות בכל מחזור שכר.

עדכון מחירי התפריט הוא משימה שנתית שמצריכה ניתוח מורכב של עלויות המתכונים, הפופולריות של פריטי התפריט, מחירי המתחרים המקומיים, גודל המנות וההבדלים בעלויות וברווחיות בין הזמנות במסעדה להזמנות במשלוח. טד משתמש ב-ChatGPT Work כדי לשקלל את הגורמים האלה ולקבל המלצות תמחור בתוך שעה עד שעתיים, במקום 5 ימים.

תחילה, טד משתמש ב-ChatGPT Work כדי לחקור ולקבוע את יעדי התמחור ואת אסטרטגיות התמחור שלו, על סמך מגמות המחירים של המתחרים המקומיים, גודל המנות ואיכות המזון בהשוואה אליהם. לאחר מכן הוא מעביר ל-ChatGPT Work רשימה של פריטי התפריט לפי קטגוריות, עם המחירים הנוכחיים שלהם במסעדה ובמשלוח. הוא מפרט בכמה הוא רוצה להעלות את המחירים בכל קבוצה במצטבר, ואילו פריטים צריכים להתייקר יותר או פחות, בעיקר על סמך הניתוח הקודם של ChatGPT.

הוא יכול להעמיק את הניתוח באמצעות הוספת היסטוריית מכירות לכל פריט ומחירי ספקים. ChatGPT Work יכול להשתמש בנתונים האלה כדי להעריך את השפעת שינויי המחירים על המכירות ולייעל את התמחור של כל פריט בהתאם ליעדי עלות המכר.

ChatGPT Work מחזיר גיליון אלקטרוני עם מחירים מומלצים למסעדה ולמשלוחים. הוא אפילו מקשר את שינויי המחירים לאסטרטגיית תמחור כוללת שנועדה לשפר תוצאות עסקיות, כמו שימור לקוחות, צמצום הפתעות לא נעימות במחיר ומיצוב מיטבי של תוספות.

בפעם הראשונה שטד השתמש ב-ChatGPT Work לצורך תמחור, הוא ביצע את הניתוח גם ידנית. "ChatGPT Work ערך השוואה מקומית מעמיקה יותר ועזר לי להימנע מהעלאות מחיר שהיו הופכות חלק מהפריטים ללא תחרותיים", הוא אמר. טד עבר מיד להשתמש ב-ChatGPT כדי לגבש את ההמלצות הראשוניות.

טד נעזר ב-ChatGPT Work לניהול עלויות כוח האדם בשתי דרכים: מעקב אחר ניצול שעות העבודה בשלוש המסעדות שלו ובחינת דרך טובה יותר לבניית סידור העבודה השבועי.

לצורך ניתוח כוח האדם, טד נתן ל-ChatGPT Work גישה לקריאה בלבד לנתוני המכירות וכוח האדם שלו. כשהוא מפעיל את הניתוח, ChatGPT Work משווה בין שעות העבודה המשובצות, המתוקצבות ובפועל לבין המכירות החזויות ובפועל. הוא גם בוחן את 12 השבועות הקודמים כדי להביא בחשבון סניפים שהמכירות בהם גבוהות או נמוכות באופן קבוע מהתחזיות. הדוח שמתקבל מסמן שעות נוספות, משמרות שנמשכות מעבר למתוכנן ומחסור בעובדים במשמרות, ומדגיש את הנושאים שכדאי למנהל לבדוק.

לצורך הניסוי בשיבוץ משמרות, טד נתן ל-ChatGPT Work רשימת עובדים עם התפקיד, ההכשרה, הזמינות והשכר של כל אחד, לצד צורכי כוח האדם של הסניף בהיקפי מכירות שונים. הוא והמנהלת השוו את סידור העבודה שהציע ChatGPT Work לסידור שהיא הייתה בונה, זיהו שחסרים כללים לגבי תגבור עובדים בזמני עומס, וחידדו את ההנחיות ל-ChatGPT Work.

כעת ChatGPT Work מפיק סידור עבודה מלא לסניף הזה. המנהלת בודקת אותו, מבצעת התאמות לפי הצורך ומזינה אותו למערכת סידור העבודה של המסעדה. טד מעריך ששיבוץ טוב יותר עשוי בסופו של דבר להפחית את עלויות העובדים בשכר שעתי בנקודת אחוז אחת עד שתיים מהמכירות בכל שלוש המסעדות. הדבר עשוי להוסיף לתזרים המזומנים החופשי 50,000 עד 100,000 דולר בשנה, שיוכלו לשמש להעלאות שכר, לבונוסים, להשקעה בעסק או להגדלת חלוקת הרווחים.

טד משתמש ב-ChatGPT Work גם לתפעול השוטף, מגיבוש מדיניות משאבי אנוש ועד להתאמת מזומנים ולניהול בקשות לאספקה ולתיקונים. 

כשניו מקסיקו החלה לחייב מסעדות להחזיק נוהל כתוב לטיפול באירועים הכוללים נוזלי גוף, טד השתמש ב-ChatGPT כדי לכתוב טיוטה בתוך כ-30 שניות. כשטד נזקק למדיניות שימוש ברשתות חברתיות עבור מדריך העובדים שלו, ChatGPT עזר לו לנסח במהירות טיוטת הנחיות. חברה חיצונית למשאבי אנוש בדקה אותה בהמשך ולא ערכה בה שום שינוי.

טד משתמש ב-ChatGPT Work כדי לבצע התאמת מזומנים חודשית בשלוש המסעדות שלו. הוא מעלה את נתוני העסקאות במזומן ואת רישומי הבנק של כל סניף, ו-ChatGPT Work משווה בין העסקאות להפקדות המתאימות. ההתאמה החודשית ארכה בעבר שלוש שעות, וכעת היא אורכת 5–10 דקות. הוא גם חסך ארבע שעות עבודה ידנית בכל מחזור שכר, בעזרת ChatGPT Work שמרכז עבורו את הנתונים לחישוב השכר.

כדי לסייע לתפעול חלק של המסעדות, טד השתמש ב-ChatGPT Work גם לבניית פורטל מקוון שבו עובדים יכולים לבקש אספקה או תיקונים. הפורטל שולח לו התראות דרך כתובת אימייל ייעודית ועוקב אחר הסטטוס של כל בקשה.

הגישה של טד לשימוש ב-ChatGPT Work ניתנת ליישום אצל כל בעל עסק קטן. הוא נותן ל-ChatGPT את אותם נתונים והנחיות שבהם היה משתמש כדי לקבל החלטה, ומשווה את התוצאה לדרך שבה היה מבצע את העבודה בעצמו. ככל שהביטחון שלו בתוצאות גובר, הוא מרחיב את השימוש למשימות נוספות בעסק, ותמיד בודק את התוצאות לפני היישום.

מבחינת טד, הערך של ChatGPT Work חורג מהחיסכון בשעות עבודה. כעת הוא יכול לבצע ניתוחים שאחרת אולי היה מוותר עליהם, ולהקדיש יותר זמן ללקוחות, לעובדים ולצמיחת העסק.