איך HSP GRUPPE בונה יכולות בינה מלאכותית לייעוץ מס

נתוני השימוש בסיפור זה מתייחסים ל-workspace המשותף של ChatGPT Enterprise המשמש את HSP GRUPPE ואת Kanzleipakt, וכולל 81 קבוצות ארגוניות. HSP GRUPPE עצמה היא רשת של משרדי ייעוץ מס, ביקורת חשבונאית ועריכת דין, שכל אחד מהם הוא ישות משפטית עצמאית.

כבר יותר משני עשורים, HSP GRUPPE⁠(נפתח בחלון חדש) משקיעה בעקביות בדיגיטציה וביצירת תהליכי עבודה אחידים במשרדי שירותים מקצועיים. הרבה לפני הופעת הבינה המלאכותית היוצרת, הרשת כבר הנהיגה תהליכים אחידים, הטמיעה ניהול איכות וטיפחה תרבות של שיפור מתמיד בכל משרדיה.

כש-ChatGPT הופיע, HSP ראתה בו יותר מעוד כלי לשיפור הפרודוקטיביות. היא ראתה הזדמנות לחשוב מחדש על האופן שבו העבודה המקצועית עצמה יכולה להתפתח.

במקום לשאול איך בינה מלאכותית יכולה לעזור לעובדים לכתוב הודעות דוא״ל מהר יותר או לסכם מסמכים, ההנהלה שאלה שאלה רחבה יותר: מה קורה כשהבינה המלאכותית הופכת לחלק מהמודל התפעולי של משרד שירותים מקצועיים?

החזון הזה הוביל את HSP לשלב את ChatGPT Enterprise בייעוץ מס, במחקר משפטי, בתקשורת עם לקוחות, בניתוח פיננסי ובשיתוף ידע ברחבי רשת המשרדים.

HSP התייחסה לשילוב הבינה המלאכותית כשינוי ארגוני, ולא כהטמעת תוכנה.

הארגון הטמיע את ChatGPT Enterprise תוך דגש על אימוץ בקרב העובדים, ממשל ארגוני ולמידה מתמדת. פורומים חודשיים בנושא בינה מלאכותית העניקו לעובדים מקום לשתף דוגמאות לשימוש מעשי וללמוד זה מזה. יכולות האבטחה של ChatGPT Enterprise מספקות תשתית טכנית חשובה, ואילו השימוש במידע הקשור ללקוחות כפוף לדרישות הפנימיות של HSP בנושא הגנת נתונים, סודיות וממשל ארגוני. הבדיקה המקצועית והאחריות הסופית נשארות תמיד בידי איש המקצוע הרלוונטי בתחום המס, המשפט או החשבונאות.

המטרה לא הייתה רק לעודד התנסות. המטרה הייתה לבנות יכולת ארגונית שאפשר להרחיב.

כפי שמנסח זאת קרסטן שולץ: "אנשים שואלים אותי מהי יכולת הבינה המלאכותית האהובה עליי. אני אף פעם לא עונה על השאלה הזאת. היכולות הבודדות הן לא העיקר. ברגע שמבינים איך הכול משתלב, הבינה המלאכותית פותחת דלת לעולם חדש לגמרי."

אנשי מקצוע ברחבי רשת המשרדים מצאו במהירות דרכים חדשות לשלב בינה מלאכותית בעבודתם היומיומית, ובמקביל החל הארגון להפוך שימושים מוצלחים לסוכנים מותאמים אישית הפועלים באופן אחיד. דוגמה אחת היא תקשורת עם לקוחות בעזרת בינה מלאכותית, סוכן משותף שעוזר להכין טיוטות ראשוניות, לארגן את התוכן, להבהיר את הניסוח ולשמור על סגנון עקבי יותר המותאם ללקוח. הבדיקה המקצועית והאחריות הסופית נשארות בידי המומחה הרלוונטי בתחום המס, המשפט או החשבונאות. דוגמה נוספת היא עוזר הרישום החשבונאי SKR03 & SKR04, המסייע בהכנה ובסיווג של שאלות נקודתיות בנושא רישום חשבונאי. ההחלטה המקצועית הסופית נשארת בידי העובד. יחד, סוכנים משותפים כאלה מצמצמים עבודה חזרתית ומנגישים שיטות עבודה מומלצות לכל עובד — לא רק למומחי בינה מלאכותית.

אנשי המקצוע משתמשים בתשתית הזאת כבסיס להמשך עבודתם. השותף המנהל פרנק הייבל נעזר ב-ChatGPT כשותף לדיון מקצועי, כדי לברר סוגיות מס מורכבות ולדייק את התקשורת עם לקוחות. "ChatGPT הפך לשותף אמיתי לחשיבה ולדיון. הוא משנה לחלוטין את הרמה שבה אפשר לעבוד", הוא אומר.

השותפה מגדלנה פוזנאק קיצרה את הזמן הדרוש להערכת כמה השקעות נדל״ן מתשע שעות לכשעתיים, וכך התפנה לה יותר זמן לייעוץ ללקוחות. המנהל מרקו זל משתמש בלוחות מחוונים מבוססי בינה מלאכותית כדי לבחון יחד עם לקוחות תרחישים פיננסיים במהלך פגישות. עורך הדין ויועץ המס יאן-הנריק לייפלט משתמש ב-ChatGPT כדי לחזק את שיקול הדעת המקצועי שלו — לא להחליף אותו.

המכנה המשותף פשוט: פחות זמן להכנת מידע, ויותר זמן ליישום המומחיות המקצועית.

HSP כבר מתכוננת לשלב הבא בשילוב הבינה המלאכותית, עם ChatGPT Work.

שבועות ספורים לאחר שקיבל גישה, החל הארגון לבחון את הפלטפורמה בפיילוט עם קבוצה קטנה של מפתחים ומנהלי מערכת, לפני הרחבת השימוש לכלל ה-workspace. המטרה היא להבין כיצד agentic AI יכולה להפוך תהליכי עבודה מורכבים לאוטומטיים באופן בטוח, תוך איזון בין ממשל ארגוני, איכות ועלות, לפני הטמעה רחבה יותר.

מבחינת HSP, התועלת הכלכלית אינה טמונה בצמצום כוח האדם. המשרדים ברשת כבר עובדים במלוא הקיבולת ומתמודדים עם היקף משמעותי של עבודה שהצטברה. לכן אפשר להפנות את הזמן שנחסך בעזרת ChatGPT לעבודה נוספת עבור לקוחות, לקיצור זמני הטיפול, להרחבת היקף הייעוץ ולשיפור השירות ללקוחות.

מבחינת שולץ, ההזדמנות אינה מסתכמת בעזרה לאנשים להשלים משימות קיימות מהר יותר. היא טמונה בתכנון מחדש של תהליך העבודה עצמו.

הוא מביא כדוגמה את הכנת הדוחות הכספיים בסוף השנה. כיום, רואי חשבון מגלים לעיתים קרובות שחסר מידע רק כשהם מתחילים להכין את הדוחות השנתיים, חודשים לאחר השלמת הנהלת החשבונות. HSP בוחנת כיצד ChatGPT Work יוכל לבדוק באופן שוטף את הנהלת החשבונות, לזהות מידע חסר לאורך השנה ולבקש מסמכים מלקוחות באופן יזום — כך שחלק גדול מעבודת ההכנה כבר יושלם עוד לפני שרואה החשבון יפתח את התיק.

המעבר הזה — מבינה מלאכותית שמסייעת לאנשים לבינה מלאכותית שמתאמת ומנהלת את העבודה לאורך תהליכים שלמים — הוא השלב הבא בשינוי שעוברת HSP.

• שיעור השימוש הפעיל השבועי הגיע ל-84%, עם 755 משתמשים פעילים בשבוע ו-913 משתמשים ייחודיים לאורך שישה חודשים (1 בפברואר עד 14 ביולי 2026).

• בתקופה שנבדקה, מ-1 בפברואר עד 14 ביולי 2026, המשתמשים החליפו יותר מ-500,000 הודעות עם ChatGPT.

• 98.6% מהעובדים שהשתתפו בסקר דיווחו על עלייה בפרודוקטיביות, ו-84.6% דיווחו על שיפור באיכות העבודה.

• 95.9% מהמשיבים דיווחו על חיסכון בזמן מדי שבוע; 63.5% חסכו לפחות שעתיים בשבוע, ו-25.7% חסכו לפחות חמש שעות. HSP כבר רואה סימן תפעולי מקדים בתכנון קיבולת העבודה השנתית: אנשי המקצוע מתכננים לבצע עבודה בהיקף גדול משמעותית מבשנים קודמות, משום שהעובדים מזהים את הזמן שהתפנה בזכות עבודה בסיוע בינה מלאכותית. הארגון צופה שיוכל להעריך את מלוא ההשפעה הכספית בהמשך השנה.

• 79.7% דיווחו על שיפור בשירות ללקוחות ו-78.1% דיווחו על עלייה בשביעות הרצון מהעבודה.

• תרחיש פנימי, שנבנה בכוונה על בסיס הנחות שמרניות, מעריך שיתפנו כ-40,000 שעות עבודה נוספות בשנה. כ-28,000 שעות יוכלו לשמש לעבודה מקצועית יצרנית, שניתן בדרך כלל לחייב עליה לקוחות, וכ-12,000 שעות יוכלו לשמש למינהלה, לשירות לקוחות ולתמיכה. על בסיס תעריפים שעתיים שמרניים, HSP מעריכה פוטנציאל הכנסות שנתי תיאורטי של כ-3.8 מיליון אירו. זהו תרחיש של קיבולת עבודה — לא הכנסות שכבר מומשו או הכנסות מובטחות.

• התייחסו לבינה מלאכותית כיכולת ארגונית, לא ככלי אישי. הפכו התנסויות מוצלחות לתהליכי עבודה שאפשר ליישם שוב ושוב, כדי שכולם יוכלו ליהנות מהם.

• השקיעו קודם כול בתשתית התפעולית. תהליכים מבוססים, ממשל ארגוני ומערכות איכות מאיצים את אימוץ הבינה המלאכותית.

• צרו תרבות של למידה מתמדת. פורומים קבועים בנושא בינה מלאכותית עזרו להפיץ רעיונות מוצלחים במהירות ברחבי הארגון.

• תכננו מחדש תהליכי עבודה — לא רק משימות. הערך הגדול ביותר נוצר מחשיבה מחודשת על תהליכים מקצה לקצה, ולא מאוטומציה של פעולות בודדות.

• בנו את השימוש בבינה מלאכותית סביב שיקול הדעת המקצועי. הערך הגדול ביותר נוצר כשהבינה המלאכותית מחזקת את המומחיות, במקום להחליף אותה.

• התחילו מבעיות עסקיות — לא מיכולות של בינה מלאכותית.

• צרו פורומים קבועים שבהם עובדים מצוותים שונים יוכלו לשתף דוגמאות לשימושים מוצלחים.

• חברו בין מומחי בינה מלאכותית למומחי תוכן מקצועיים כדי להפוך התנסויות מוצלחות לתהליכי עבודה שאפשר להרחיב.

• בחנו יכולות חדשות בקבוצות קטנות לפני הרחבת השימוש לכלל הארגון.

• מדדו את האימוץ בפועל ואת ההשפעה העסקית — לא רק את ההטמעה הטכנית — כדי להבין היכן הבינה המלאכותית יוצרת ערך אמיתי.

ב-HSP מאמינים שהתועלת הגדולה ביותר מהבינה המלאכותית עוד לפניהם.

יחד עם Kanzleipakt, מתכננת HSP GRUPPE להקים צוות משותף לבינה מלאכותית, לתהליכי עבודה משרדיים ולפיתוח, שיתמקד ב-DATEV. הצוות יבחן התנסויות מוצלחות שנערכו באופן מבוזר ויהפוך אותן לתהליכי עבודה מתועדים, שישמשו דגם ליישום בהיקף רחב. ככל ש-ChatGPT Work והיכולות האג'נטיות יבשילו, HSP מתכננת להתקדם מעבר לסיוע לאנשי מקצוע בודדים, ולהפוך תהליכי עבודה שלמים לאוטומטיים כך שיתמכו באופן יזום בעובדים ובלקוחות כאחד.

מבחינת שולץ, ההזדמנות לטווח הארוך חורגת מגבולות HSP עצמה. הוא מאמין שבינה מלאכותית יכולה לחזק — ולא לצמצם — את תפקידם של אנשי מקצוע שהלקוחות נותנים בהם אמון, בכך שתאפשר להם להקדיש יותר זמן להפעלת שיקול דעת, לפתרון בעיות מורכבות ולבניית קשרים עם לקוחות.