Mga resulta
Nabawasan ang oras ng pag-onboard mula ilang linggo hanggang ilang araw
50%
Pagkaunti ng mga tanong sa pamamalakad sa mga mensahe sa WhatsApp
Ang Plex Coffee ay binuo batay sa tatlong pangako: pagiging abot-kaya, kaginhawaan, at may bukas na komunidad. Sa paghugot ng inspirasyon mula sa industriya ng teknolohiya, pinatakbo ng kapwa nagtatag na sina Philipp Cheng at Max Kamp ang mga café nang iniisip ang pagiging isang lean na startup. “Mula sa paghahanap ng empleyado hanggang sa supply chain, bawat prosesong maaaring i-automate ay in-automate,” sabi ni Cheng.
Ngunit habang lumago nang lumago ang Plex mula sa isang café hanggang sa apat, hinarap ng mga nagtatag ang mga bagong hamon na hindi malutas ng tradisyonal na awtomasyon. Ang ChatGPT Business ang natural na solusyon.
“Lahat ng nasa aming team ay gumagamit na ng ChatGPT nang magkakahiwalay at pamilyar na sa tool, at ang kakayahang gumawa ng mga custom na GPT ay nangangahulugan na makakagawa kami ng mga nakatalagang maliliit na tool para sa iba’t ibang sitwasyon ng paggamit.”
Ang mga naunang natanggap ay direktang sinanay ng mga nagtatag, ngunit habang nadaragdagan ang mga barista at mga manager ng tindahan, naging mas mahirap mapanatili ang kulturang nakabatay sa presensya at personal na pagtuon sa bawat bisita.
“Nang sinimulan namin ito ni Max, kami mismo ang nasa likod ng counter. “Bawat isa sa mga bagong barista na sinanay namin, kami mismo ang nagpakita sa kanila kung paano makipag-ugnayan sa mga customer, kung paano gawin ang iba’t ibang inumin, at kung paano harapin ang mga problema sa tindahan,” sabi ni Cheng. “Pero nang lumalaki na kami, mas nagiging mahirap maitanim ang parehong kulturang iyon sa mga bagong tanggap.”
Sa paglago ng Plex, lumitaw ang dalawang problema: pira-pirasong pagbabahagi ng kaalaman at hindi pare-parehong pagsasanay. Sa part-time na kawani na may paiba-ibang shift, dumami nang husto ang mga karaniwang tanong sa mga WhatsApp group: saan mahahanap ang ilang item at mga detalye tungkol sa partikular na proseso. “Lalo kaming nahihirapan sa pagbabahagi ng kaalaman at nauwi iyon sa sunod-sunod na pagdating ng mga mensahe sa WhatsApp…nawala ang pagpokus ng mga store manager,” paliwanag ni Cheng.
Naging mas mahirap ding isapamantayan ang pagsasanay. Habang dumarami ang kawani, nagkaroon ng mas kaunting oras ang mga store manager para gabayan ang mga bagong tanggap tungkol sa kultura at karanasan ng customer. Sinubukan ni Cheng na mamahagi ng 25-pahinang handbook, pero “wala talagang nakikibahagi rito.”
Nagsimula ang Plex sa pamamagitan ng pagsasentralisa ng kanilang kaalaman sa Notion, pero umabot sila sa puntong hindi na sila makausad. “Ang paghahanap gamit ang keyword ay hindi talaga gaanong gumagana, dahil iba-iba ang salitang ginagamit ng bawat isa para ilarawan ang hinahanap nila,” sabi ni Cheng.
In-enable ng team ang Notion connector, na nagbibigay-daan sa ChatGPT na sumagot gamit ang konteksto mula sa iyong mga Notion file at wiki, upang makapagtanong lang ang mga tauhan tungkol sa kailangan nila gamit ang natural na pananalita.
“Nabawasan ang aming mga mensahe sa WhatsApp tungkol sa ilang partikular na isyu nang mahigit 50% dahil alam na ng mga tao kung saan hahanapin ang mga bagay,” sabi ni Cheng. Gumagamit ang mga kawani ng iPad sa tindahan upang makipag-usap sa ChatGPT. Ang nabawing atensyon ay napupunta sa pinakapinahahalagahan ng Plex: pakikipag-ugnayan sa komunidad at mga kaganapan, na may oras nang patakbuhin ng mga store manager ngayon.
Sa ChatGPT Business, nagamit ni Cheng ang kaniyang 25-pahinang handbook sa bagong paraan: “In-upload ko ang handbook na ito sa custom na GPT, na ibinabahagi ko sa aming email para sa pag-onboard.” Pino-promot ng GPT na ituro ang mga pangunahing pagpapahalaga ng kumpanya kasama ang mga teknikal na detalye tulad ng kung saan kinukuha ng Plex ang kape nito.
“Sa halip na ibuhos lang ang impormasyon, ginagawa ito sa nakakaengganyong paraan sa isang pag-uusap,” sabi ni Cheng. Nangangahulugan ito na mas tumatatak ang kaalaman, at hindi na kailangang gumugol ng mga store manager ng ganoon karaming oras sa pagko-coach sa bawat bagong tanggap: “Ang oras ng pag-onobard ay naging ilang araw mula ilang linggo.”
Noong maayos na ang pag-onboard at pagbabahagi ng kaalaman, nagsimulang mag-eksperimento ang Plex Coffee sa iba pang paraan ng paggamit ng ChatGPT Business.
- Pananaliksik sa pagpapalago: Habang lumalago ang Plex, ginagamit ni Cheng ang ChatGPT Business upang suriin ang mga bagong lokasyon: “Ginagamit ko ang mga tool ng malalimang pananaliksik upang gumawa ng mga pagtataya sa potensyal na kita batay sa dami ng customer sa pagdaan ng panahon.”
- Pag-unawa sa pagbabago ng pangangailangan: Kung may partikular na mabagal o malakas na araw o linggo, “Karaniwang nagbibigay ang ChatGPT ng napakagandang paliwanag, gaya ng kung ilang estudyante ang umaalis, o kung anong mga kaganapan ang nangyayari sa linggong iyon. Napakahalagng maunawaan agad nang mas malalim ang mga pattern ng pangangailangan.” Sabi ni Cheng.
- Pag-automate ng pag-order ng supply: Ang paglalagay ng mga order sa mga supplier ay nangangailangan ng oras, dahil iba-iba ang portal at daloy ng trabaho ng bawat isa. Para malutas iyon, “sinusubukan ng Plex na mag-order mula sa aming mga supplier nang direkta sa pamamagitan ng Agent,” sabi ni Cheng. Para sa isang chain na may mga lokasyon sa iba’t ibang lungsod, maaari nitong mabawasan ang paulit-ulit na administratibong gawain at matiyak na laging may sapat na stock.
- Nabawasan ang oras ng pag-onboard mula ilang linggo hanggang ilang araw
- Nabawasan nang mahigit 50% ang mga mensahe sa WhatsApp tungkol sa pamamalakad
- Nagkaroon muli ng oras ang mga store manager para makapagpokus sa pakikilahok sa komunidad
- Mas mabilis at mas pare-parehong pagsasanay sa iba’t ibang lokasyon
- Mas humusay ang bisibilidad sa mga pattern ng pangangailangan at pagpaplano sa pagpapalago
Para kay Cheng, ginagawang mas matatag at mas madaling makaangkop ang Plex Coffee ng paggamit ng AI.
“Sa pamamagitan ng pagsasama ng AI sa aming mga pang-araw-araw na proseso, mas nagiging mulat kami sa mga nagaganap na pag-unlad. Anuman ang industriyang kinabibilangan mo, napakaraming kapakinabagan ang makukuha rito.”
Sa planong lumago sa 10 café habang pinananatiling episyente ang pamamalakad, itinuturing ng Plex Coffee ang ChatGPT Business bilang mahalagang katuwang sa pagpapalawak. Ngunit bukod sa purong kahusayan, lumilikha ang AI ng puwang para umunlad ang makataong aspeto ng maayos na pagtanggap—nagkakaroon ang mga barista ng oras para makasama ang mga bisita, magbahagi ng magandang enerhiya, at mapanatiling personal ang karanasan sa café kahit na lumalago ang kumpanya.
