ChatGPT Work vapauttaa The Denille 10–15 h viikossa kasvuun

The Den Family Social⁠(avautuu uudessa ikkunassa) on denveriläinen klubi, joka yhdistää vieraanvaraisuuden, yhteisöllisyyden, työn ja leikin. Se tarjoaa vanhemmille paikan, jossa he voivat tuntea olevansa omia itsejään ja johon myös lapset ovat tervetulleita. Yritys sai alkunsa perustajansa Chandler Lipen omasta kasvusta vanhemmuuteen ja hänen ajatuksestaan, että vanhemmat ansaitsevat laadukkaita, inspiroivia tiloja, jotka on suunniteltu heidän hyvinvointiaan ajatellen.

Kun The Den alkoi rakentaa toista toimipistettä ja valmistella sen avaamista, Chandler otti ChatGPT Workin avuksi kasvavan hallinnollisen työmäärän hallintaan. Hänen pieni tiiminsä säästää nyt 10–15 tuntia viikossa ja valmistelee lupa- ja avustushakemukset päivien sijaan tunneissa. Näin tiimillä on enemmän aikaa kasvuun ja se voi samalla keskittyä palvelemiinsa perheisiin.

Toisen toimipisteen avaamista varten The Denin tiimin oli muutettava ensimmäisestä kertynyt tieto ja kokemus käytännön toiminnaksi. Gmail-, Slack- ja Google Drive ‑lisäosien avulla he pyysivät ChatGPT Workia kokoamaan ja analysoimaan tietoa yrityksen eri osa-alueilta sekä ehdottamaan seuraavia toimia.

Suunnittelu on nyt järjestelmällisempää, helpommin toistettavaa ja nopeampaa. Tiimi tarkistaa silti ChatGPT Workin tuottamien tietojen oikeellisuuden ja tekee lopulliset päätökset.

Yksi esimerkki tästä on The Denin toinen anniskelulupahakemus. Kun aiempi aika lupakäsittelyyn yllättäen vapautui, The Den kokosi nopeasti asiakirjat, selvitti puuttuvat tiedot ja muunsi tiedostot vaadittuihin muotoihin ChatGPT Workin avulla.

The Den käyttää samaa työnkulkua myös silloin, kun avustusten hakuajat ovat tiukkoja. Avustusten hakemiseen kuluu nyt kolmen päivän sijaan kaksi tuntia, mikä avaa lisää mahdollisuuksia tukea The Denin kasvua.

The Denin johtajat käyttävät ChatGPT:tä myös kysymysten pohtimiseen ja ehdotusten kehittämiseen ennen kuin tuovat ongelmat ryhmän käsiteltäviksi. Chandler arvioi tämän säästävän häneltä noin seitsemän tuntia alustavia keskusteluja viikossa, jolloin hän voi keskittyä päätöksentekoon.

Esimerkiksi The Denin ohjelmatoiminnasta ja kumppanuuksista vastaava Brooke halusi yhtenäistää kumppanuuskäytäntöjä yrityksen kasvaessa. Hän työsti ongelmaa ChatGPT:n kanssa ja kertoi, mitä tiesi toimivista ja toimimattomista kumppanuuksista sekä niiden taustalla olevista syistä. Tuloksena oli ehdotus kumppanuusmalliksi johtoryhmän arvioitavaksi.

The Den hyödyntää samaa lähestymistapaa myös talousanalyysissä ja toiminnan suunnittelussa. Toiminnasta vastaava johtaja Maia kokosi talousraportteja kirjanpitäjältä sekä myynti- ja varastotietoja kassajärjestelmistä. Sitten hän jäsensi tiedot ChatGPT:n avulla selkeäksi kokonaiskuvaksi liiketoiminnasta. Se helpottaa varastotarpeiden ennakointia ja sen päättämistä, miten hankinnat ja järjestelmät kannattaa järjestää molemmissa toimipisteissä.

Klubin laajentuessa Chandler käyttää paljon aikaa toimipisteiden ja kokousten välillä matkustamiseen. Hän on alkanut käyttää ChatGPT Voicea tehdäkseen matka-ajasta tuottavaa työaikaa: hän kertoo sähköpostin sisällön ja pyytää ChatGPT:tä luonnostelemaan sen, kirjaa kokouksen jatkotoimet tai jäsentää ideaa sen ollessa vielä tuoreena mielessä. Näin hän voi tarkistaa työn ja lähettää sen, kun on valmis, sen sijaan että palaisi työpöytänsä ääreen yhä pidemmän tehtävälistan kanssa.

The Den aikoo myös tutkia Codexin käyttöä räätälöityjen järjestelmien rakentamiseen. Suunnitelmissa on jäsensovellus sisäänkirjautumista ja tunneille ilmoittautumista varten, paremmat yhteydet kassajärjestelmien välille sekä Slack-ilmoitukset, jotka yhdistävät tiimin eri toimipisteissä.

Kaikki tämä työ palvelee sitä, miksi Chandler perusti The Denin: hän halusi antaa vanhemmille paikan, jossa he voivat tuntea olevansa omia itsejään ja johon myös heidän lapsensa ovat tervetulleita.