Sopimusten muuttaminen haettaviksi tiedoiksi OpenAI:ssa
Tämä on osa sarjaamme, jossa käsitellään, miten OpenAI rakentaa omia ratkaisujaan teknologiamme pohjalta.
Jokainen yrityskauppa sisältää allekirjoitetun sopimuksen. Jokaisessa on aloituspäivämäärät, laskutusehdot ja uusimisehdot.
Aluksi prosessi oli hallittavissa: luetaan rivi riviltä, kirjoitetaan uudelleen taulukkoon ja jatketaan eteenpäin. Mutta kun määrät kaksinkertaistuivat ja siitä kaksinkertaistuivat uudelleen, tämä manuaalinen lähestymistapa epäonnistui.
”Alle kuudessa kuukaudessa tiimin suorittamien satojen sopimusten tarkastus kasvoi yli tuhanteen kuukaudessa. Siitä huolimatta olimme palkanneet vain yhden uuden henkilön. Oli selvää, ettei prosessi tulisi skaalautumaan”, sanoo tekoälyinsinööri Wei An Lee.
Sen sijaan, että olisimme hankkineet ongelman ratkaisuun lisää ihmisiä, talous- ja suunnittelutiimimme rakensivat sopimustietoagentin. Sen suunnitteluperiaate oli yksinkertainen: poista toistot sopimusten tarkastuksesta ja pidä hallinta tiukasti asiantuntijoilla.
Agentti toimii kolmessa vaiheessa:
- Tietojen syöttäminen: PDF-tiedostot, skannatut kopiot, jopa puhelimella otetut valokuvat, joihin on tehty käsin kirjoitettuja muutoksia. Aiemmin kymmenet epäjohdonmukaiset tiedostot kulkevat nyt yhteen kanavaan.
- Päättely kehotuksella: Järjestelmä jäsentää sopimukset rakenteiseksi dataksi käyttämällä haulla täydennettyä kehotetta. Se ei pakkaa tuhatta sivua kontekstiin vaan poimii esiin vain olennaisen, esittää vastaväitteitä ja osoittaa työnsä.
- Tarkastus: Taloushallinnon asiantuntijat tarkastavat jäsennellyn tuotoksen, johon on lisätty merkintöjä ja viitteitä mahdollisista epätyypillisistä termeistä. Agentti korostaa epätavallisia asioita, ja ihmiset otetaan sitten mukaan tekemään tarkastuksen.
”Emme vain jäsennä, vaan perustelemme ja osoitamme, miksi termiä pidetään epätyypillisenä, viittaamme viitemateriaaliin ja annamme tarkastajan vahvistaa ASC 606 -luokituksen.”
Tuotoksena on tietojoukko, josta on välittömästi hyötyä kaikissa taloushallinnon työnkuluissa. Se, mikä ennen kesti tuntikausia valmistuu yön yli kommentoituna ja valmiina vahvistusta varten. Asiantuntijat pysyvät ajan tasalla, mutta heidän roolinsa siirtyy manuaalisesta syötöstä harkintaan.
”Hämmästyttävää on, että tekoäly tekee raskaan työn ja sitten tiimimme heräävät aamulla tietojen ääreen, jotka on valmiina tarkastettavaksi.”
Suunnittelu takaa luotettavuuden: ammattilaiset saavat jäsenneltyä, perusteltua tietoa skaalattuna, mutta heidän asiantuntemuksensa ohjaa lopputulosta.
Tulokset:
- Nopeampi käsittelyaika. Arvosteluun kulunut aika puolittuu, valmiina yön yli.
- Suurempi kapasiteetti. Tuhansia sopimuksia käsitellään ilman henkilöstömäärän kasvattamista samaan tahtiin.
- Älykkäämpi konteksti. Epätyypilliset termit merkitty perusteluineen ja viitteineen.
- Kyselykelpoiset tulokset. Taulukkomuotoinen tuotos tietovarastossa helpottaa tietojen analysointia.
Jokainen ihmisen antama palaute terävöittää agenttia, mikä nopeuttaa ja tarkentaa jokaista tarkastusta.
”Se on ainoa tapa, jolla voimme skaalautua, kun OpenAI skaalautuu”, Wei An sanoi. ”Ilman sitä pitäisi tiimiä kasvattaa lineaarisesti sopimusmäärän tahdissa. Näin voimme pitää tiimin pienenä ja samalla hallita erittäin voimakasta kasvua.”
Tämä arkkitehtuuri tukee nyt hankintaa, vaatimustenmukaisuutta ja jopa kuukauden päättämistä. Sama periaate pätee eli automatisoidaan rutiininomainen työ ja pidetään ihmiset vastuussa harkinnasta.
Insinöörit kuvailevat sitä ”jo tehdyksi manuaaliseksi työksi”, eivät korvatuiksi päätöksiksi. Taloushallinnon tiimit kirjoittavat edelleen tarinan numeroista; agentti puolestaan varmistaa, ettei heidän tarvitse käyttää päiväänsä pikkutarkkaan työhön.
Se, mikä alkoi sopimusongelmien korjaamisena, on muuttunut uudeksi toimintatavaksi taloushallinnossa. Tietojen jäsentäminen suoritetaan yön yli. Ammattilaiset keskittyvät analyysiin ja strategiaan. Johtajat skaalaavat toimintaa luottavaisin mielin kasvun mukana kasvattamatta tiimejä samassa tahdissa.
Sopimustietoja hyödyntävä agentti on suunnitelma siitä, miten tekoäly voi vastuullisesti muuttaa säänneltyä ja kriittistä työtä. Se osoittaa, mitä on mahdollista, kun asiantuntijat tekevät yhteistyötä älykkäiden järjestelmien kanssa: enemmän vipuvaikutusta, enemmän luottamusta ja enemmän aikaa siihen, millä on eniten merkitystä.
