Zenken impulsa un equipo de ventas reducido con ChatGPT Enterprise

Zenken combina GPT‑5, GPT personalizados, generación de imágenes y los últimos modelos y herramientas de OpenAI para acelerar sus dos actividades principales: el marketing web y el crecimiento rápido del área de recursos humanos en el extranjero. Una de las primeras empresas de Japón en implementar ChatGPT Enterprise en toda la organización, Zenken está poniendo en práctica un enfoque centrado en la IA, generándole un claro impacto empresarial.

Zenken informa hoy mismo:

• Más del 90 % de uso activo semanal de ChatGPT Enterprise
• Un ahorro medio de tiempo del 30 al 50 % en tareas de trabajo de conocimiento
• De 5 a 15 horas adicionales por empleado al mes que son reinvertidas en trabajo de mayor valor
• 50 millones de yenes de ahorro anual en costes de externalización en comparación con el año anterior

Antes de adoptar ChatGPT Enterprise, Zenken dependía de procesos manuales para una amplia gama de tareas de conocimiento. Los empleados dedicaron grandes cantidades de tiempo a la investigación, la elaboración de resúmenes, la traducción y la creación de contenidos. Los equipos de ventas también tuvieron que hacer frente a largos periodos de preparación para las reuniones con clientes, lo que supuso una reducción en cuanto a la cantidad y la calidad de las conversaciones con los clientes.

Para abordar estas cuestiones, Zenken decidió introducir la IA de manera estructurada y segura. Yuji Okada, director del Departamento de Planificación Corporativa en la División de Administración, explica que, a la hora de evaluar las posibles soluciones, «nos centramos en doce requisitos esenciales para nuestra empresa, como la seguridad y la asistencia avanzada para el pensamiento complejo», y reitera que «ChatGPT Enterprise fue la única solución que cumplía todas estas condiciones». Asimismo, comenta: «Dado que manejamos información de clientes e información interna confidencial, evitar las fugas de datos es innegociable. ChatGPT Enterprise garantiza que nuestros datos no se utilizarán para entrenar su IA. Esta función de protección nos dio la confianza para manejar de forma segura los datos confidenciales».

La disponibilidad de modelos de razonamiento también fue una criterio decisivo para elegir ChatGPT Enterprise. En la actividad principal de marketing web de Zenken, los equipos deben analizar en profundidad los retos empresariales de los clientes y proponer soluciones estratégicas. El modelo de razonamiento lanzado por OpenAI en 2024 ofrece la asistencia avanzada para el pensamiento complejo que Zenken buscaba, y ha acelerado aún más el uso de la IA por parte de la empresa. Okada explica: «El modelo de razonamiento va más allá de simplemente proporcionar información, ofreciendo asistencia a nivel directivo en áreas como el análisis de mercado, la estrategia competitiva y la evaluación de nuevas oportunidades empresariales».

A día de hoy, el modelo de razonamiento mejora la calidad de la planificación y el análisis estratégicos en todos los equipos y, además, también se utiliza para examinar aspectos de la propia gestión y nuevos retos de Zenken desde una perspectiva estratégica. Se ha convertido en un factor clave del crecimiento empresarial de Zenken.

El impacto de ChatGPT Enterprise es especialmente visible en las ventas. Antes de usar ChatGPT Enterprise, el equipo de ventas tenía que dedicar mucho tiempo a tareas de preparación como estudiar a clientes potenciales, crear materiales para propuestas y redactar correos electrónicos comerciales. Okada señala: «Incluso antes de que pudiéramos pensar en aumentar el número de clientes a los que nos dirigíamos, nuestro equipo ya estaba perdiendo mucho tiempo en la preparación. Teníamos que responder a consultas y crear documentos de propuesta, el tiempo que realmente podíamos dedicar a los clientes era limitado, y a veces perdíamos oportunidades». Redactar cada uno de los correos electrónicos también llevaba tiempo, lo cual generaba un límite natural en el número de clientes potenciales a los que un comercial podía dirigirse cada día.

Desde la implementación de ChatGPT Enterprise en toda la empresa, Zenken ha mejorado significativamente la calidad de sus actividades comerciales. La tabla a continuación compara el proceso de ventas antes y después de la implementación de ChatGPT en cada fase.

Como resultado, Zenken ha sido testigo de unas claras mejoras en su rendimiento comercial:

• Las propuestas que pasan la revisión inicial han aumentado entre un 15 % y un 20 %
• La tasa de éxito para nuevos acuerdos ha subido entre un 5 % y un 10 %
• La tasa de aprobación de las propuestas finales ha ascendido en torno a un 30 %

«ChatGPT nos ayuda a reducir el tiempo dedicado a la investigación y la preparación, a la vez que nos permite que nuestras conversaciones con los clientes sean más fluidas», explica Okada.

ChatGPT Enterprise también se ha vuelto esencial para el crecimiento rápido del área de recursos humanos de Zenken en el extranjero. Dado que la mayoría de los empleados son hablantes nativos de japonés, anteriormente la empresa tenía que dedicar una gran cantidad de tiempo y de presupuesto a traducir ofertas de empleo, contratos y otros documentos para candidatos extranjeros. Okada señala: «Cuando necesitábamos comunicarnos en varios idiomas, incluso en inglés, las herramientas de traducción convencionales a menudo no lograban trasladar el contexto y los matices adecuados, lo que hacía que la comunicación internacional fuera bastante complicada».

Después de implementar ChatGPT Enterprise, el equipo pudo traducir de forma precisa una gran variedad de documentos, tanto a inglés como a otros idiomas. Esto supuso una reducción en los costes de externalización, a la vez que aumentó de manera significativa la velocidad de traducción. «A pesar del pequeño tamaño de nuestro equipo, hemos sido capaces de mantener una organización que continúa impulsando el crecimiento de sus ingresos», comenta Okada.

Nuestro personal también está usando ChatGPT en idiomas distintos del inglés para recopilar información de sitios de noticias, artículos técnicos y otras fuentes importantes para la empresa. Esto nos ayuda a diseñar nuevos servicios e iniciativas empresariales teniendo en mente la expansión global, a la vez que permite que muchas más personas en Zenken puedan participar directamente en el trabajo transfronterizo.

ChatGPT Enterprise está revolucionando nuestra forma de trabajo diaria en Zenken. Ahora, los equipos utilizan ChatGPT para generar borradores de correos electrónicos comerciales, propuestas, contenido de marketing y documentos internos en cuestión de minutos, lo que ha hecho que la productividad general se ha duplicado prácticamente en toda la organización. El trabajo que antes se externalizaba ahora se gestiona cada vez más a nivel interno, lo que nos permite reducir los costes anuales de externalización en unos 50 millones de yenes y, en consecuencia, mejorar los márgenes. «En lugar de anclarse a tareas repetitivas, ahora el conjunto de nuestro personal tiene más tiempo para centrarse en la esencia de sus propuestas», indica Okada.

La adopción también es exigente a nivel individual. El uso activo semanal de ChatGPT Enterprise supera el 90 %, y los empleados envían un promedio de unos 900 mensajes por persona al mes. «Para nosotros, se ha convertido en una segunda máxima acudir primero a ChatGPT», explica Okada. «Usamos ChatGPT para desarrollar una hipótesis inicial que luego comentamos con nuestros responsables o compañeros. Trabajar de esta manera ha reducido considerablemente el tiempo que el personal pasa atascado antes de hablar con otros o de avanzar».

Para Zenken, ChatGPT Enterprise es más que una herramienta. En palabras de Okada, se ha convertido en un socio que está transformando la manera de pensar y trabajar de los empleados. Ahora, la empresa ve ChatGPT Enterprise como una plataforma principal que nos aporta asistencia en todos los sentidos, desde la eficiencia diaria y la planificación estratégica al desarrollo de talentos y, en última instancia, a la transformación general de toda la organización.