ChatGPT Work: un 94 % menos de tiempo para conciliar caja

Ted Taylor entró en el sector de la restauración tras una carrera de 25 años en la industria de los semiconductores. Hoy es un franquiciado independiente que gestiona tres restaurantes que combinan las marcas Schlotzsky’s y Cinnabon en Nuevo México.

Dirigir restaurantes de comida rápida implica compaginar la experiencia del cliente con mucho trabajo que este nunca ve, como fijar los precios de la carta, gestionar el personal, mantener los equipos y establecer normas. Ted utiliza la tecnología de OpenAI para resolver todo ese trabajo más rápido.

Con ChatGPT, Ted agiliza tareas que requieren mucho tiempo, como investigar y redactar. Además, utiliza ChatGPT Work para recopilar y analizar grandes volúmenes de datos sobre precios, ventas, previsiones, horarios y personal, y obtener recomendaciones sobre qué aspectos requieren atención en cada restaurante. Así, ha reducido un 95 % el tiempo dedicado a revisar precios y ha ahorrado 4 horas en cada ciclo de nóminas.

La revisión anual de los precios de las cartas exige un análisis complejo del coste de las recetas, la popularidad de los productos, los precios de la competencia local, el tamaño de las raciones y las diferencias de costes y márgenes entre los pedidos en el local y a domicilio. Ted utiliza ChatGPT Work para combinar esos factores y obtener recomendaciones de precios en 1 o 2 horas en lugar de 5 días.

Primero, Ted utiliza ChatGPT Work para investigar y definir sus objetivos y estrategias de precios a partir de las tendencias de precios de la competencia local, el tamaño de sus raciones y la calidad de su comida en comparación con los suyos. Después, proporciona a ChatGPT Work una lista de los productos de la carta, organizados por categorías, con sus precios actuales en el local y a domicilio. Especifica cuánto quiere subir cada grupo de precios en conjunto y qué productos deben tener subidas mayores o menores, basándose sobre todo en el análisis previo de ChatGPT.

Puede profundizar en el análisis añadiendo el historial de ventas de cada producto y los precios de los proveedores. ChatGPT Work puede usar estos datos para estimar el impacto de los cambios de precio en las ventas y optimizar el precio de cada producto según los objetivos de coste de la mercancía.

ChatGPT Work devuelve una hoja de cálculo con los precios recomendados para el local y el servicio a domicilio. Incluso vincula los cambios de precio con una estrategia global diseñada para mejorar los resultados del negocio, por ejemplo, fidelizando a los clientes, evitando subidas bruscas y posicionando mejor los complementos.

La primera vez que Ted utilizó ChatGPT Work para fijar precios, también realizó el análisis manualmente. «ChatGPT Work hizo una comparación más exhaustiva con la competencia local y me ayudó a evitar subidas que habrían restado competitividad a algunos productos», explicó. Desde ese momento, Ted empezó a utilizar ChatGPT para elaborar las recomendaciones iniciales.

Ted utiliza ChatGPT Work para gestionar los costes de personal de dos maneras: revisando su evolución en los tres restaurantes y probando una forma mejor de planificar los turnos semanales.

Para el análisis de personal, Ted dio a ChatGPT Work acceso de solo lectura a sus datos de ventas y personal. Al ejecutar el análisis, ChatGPT Work compara las horas programadas, presupuestadas y trabajadas con las ventas previstas y reales. También revisa las 12 semanas anteriores para tener en cuenta los locales cuyas ventas suelen quedar por encima o por debajo de las previsiones. El informe resultante señala las horas extra, los turnos que se alargan más de lo previsto y las franjas sin suficiente personal, y destaca los aspectos que debería revisar un responsable.

Para la prueba de planificación de turnos, Ted proporcionó a ChatGPT Work una lista de empleados con el puesto, la formación, la disponibilidad y el salario de cada uno, junto con las necesidades de personal del local según el nivel de ventas. Ted y la encargada compararon la propuesta de turnos de ChatGPT Work con la que ella habría elaborado. Detectaron que faltaban reglas sobre cuándo reforzar la plantilla en las horas de mayor actividad y ajustaron las instrucciones para ChatGPT Work.

Ahora ChatGPT Work genera una planificación completa de turnos para ese local. La encargada la revisa, hace los ajustes necesarios y la introduce en el sistema de planificación de turnos del restaurante. Ted calcula que una mejor planificación podría llegar a reducir entre uno y dos puntos porcentuales el peso de los costes del personal por horas sobre las ventas en los tres restaurantes. Esto podría generar entre 50 000 y 100 000 $ adicionales de flujo de caja libre al año, que podrían destinarse a subidas salariales, primas, inversiones en el negocio o un mayor reparto de beneficios.

Ted también utiliza ChatGPT Work en la gestión diaria, desde elaborar políticas de recursos humanos hasta conciliar caja y gestionar solicitudes de suministros y reparaciones. 

Cuando Nuevo México empezó a exigir que los restaurantes dispusieran de un protocolo escrito para incidentes con fluidos corporales, Ted utilizó ChatGPT para redactar un borrador en unos 30 segundos. Cuando Ted necesitó una política de redes sociales para su manual del empleado, ChatGPT le ayudó a redactar rápidamente unas directrices que una consultora externa de recursos humanos revisó después sin hacer ningún cambio.

Ted utiliza ChatGPT Work para conciliar la caja de sus tres restaurantes cada mes. Sube los datos de las operaciones en efectivo y los registros bancarios de cada local, y ChatGPT Work compara las operaciones con los ingresos bancarios correspondientes. La conciliación mensual antes llevaba tres horas; ahora, entre 5 y 10 minutos. También ahorró cuatro horas de trabajo manual en cada ciclo de nóminas al utilizar ChatGPT Work para resumir los datos necesarios para su cálculo.

Para contribuir al buen funcionamiento de los restaurantes, Ted también utilizó ChatGPT Work para crear un portal web donde los empleados pueden solicitar suministros o reparaciones. El portal le envía avisos a una dirección de correo electrónico específica y permite seguir el estado de cada solicitud.

La forma en que Ted utiliza ChatGPT Work resulta práctica para cualquier propietario de una pequeña empresa. Le proporciona a ChatGPT los mismos datos y directrices que usaría para tomar una decisión y compara el resultado con lo que haría él mismo. A medida que gana confianza en los resultados, amplía su uso a más tareas del negocio, pero siempre revisa los resultados antes de aplicarlos.

Para Ted, el valor de ChatGPT Work va más allá de las horas ahorradas. Ahora puede realizar análisis que de otro modo quizá dejaría de lado y dedicar más tiempo a los clientes, a los empleados y a hacer crecer el negocio.