Polimill crea infraestructura pública de IA avanzada en Japón

Polimill comenzó con Surfvote, una plataforma donde la ciudadanía puede intercambiar opiniones sobre política y sociedad. Al colaborar con gobiernos locales, la empresa detectó un problema estructural: los equipos del sector público estaban absorbidos por las tareas diarias y apenas tenían tiempo para incorporar la voz de la ciudadanía a las políticas públicas.

Para ampliar la participación ciudadana, Polimill primero tenía que hacer más eficiente el propio trabajo de las administraciones. La empresa empezó a crear una plataforma de IA generativa para los flujos de trabajo del sector público y lanzó QommonsAI en octubre de 2024. Hoy, QommonsAI ofrece IA especializada en ámbitos como la respuesta a las asambleas, los servicios públicos, el bienestar social y la búsqueda jurídica. Actualmente la utilizan unos 1 050 municipios y alrededor de 550 000 empleados públicos de todo Japón. QommonsAI, creada con tecnología de OpenAI, está pasando de ser una herramienta de productividad para el personal a convertirse en lo que Polimill concibe como un sistema operativo público para la gestión municipal de Japón.

Uno de los mayores obstáculos para incorporar la IA generativa a las administraciones era la fragmentación de los datos. Cada municipio tiene sus propios flujos de trabajo y formatos de documentos, y los registros históricos están dispersos. Por ejemplo, preparar respuestas para una asamblea puede exigir revisar manualmente actas de varios años para garantizar que la respuesta sea coherente con la política de la prefectura. Ni siquiera el modelo de IA más capaz puede ofrecer información práctica si los datos subyacentes no están organizados.

Polimill recopiló y normalizó actas de asambleas de todo Japón. Después, utilizó IA para añadir metadatos y crear una base de búsqueda de alta precisión que funciona entre distintos municipios y periodos.

La empresa amplió esta estructura más allá de las asambleas para abarcar el bienestar social, la legislación y otros ámbitos administrativos. Al reunir datos especializados e IA en una sola plataforma y permitir buscarlos mediante una interfaz común, QommonsAI transforma la información administrativa dispersa en conocimiento útil para el trabajo diario. Esta estructura sustenta la visión de Polimill de convertir QommonsAI en una plataforma compartida para las administraciones.

Los modelos GPT de OpenAI son fundamentales para QommonsAI. En el sector público, la gestión de la información y la preparación para auditorías son esenciales. QommonsAI incluye controles operativos que permiten a los administradores revisar el historial de uso de las funciones y limitar los modelos disponibles según las políticas de la organización.

A su vez, Masahiro Wakabayashi, CAIO de Polimill, señala que las amplias capacidades y la familiaridad de los modelos GPT fueron los principales motivos para adoptarlos. El amplio conocimiento de ChatGPT es importante cuando los empleados públicos tienen que utilizar una herramienta nueva tras su implantación. Aunque no conozcan los términos técnicos ni los nombres de otros modelos, saber que el sistema se basa en la tecnología de ChatGPT, ampliamente utilizada, reduce la barrera inicial para adoptarlo.

Según Polimill, los modelos GPT son la opción más elegida para el trabajo diario en la función de conversación general de QommonsAI. Desde leer archivos hasta facilitar las conversaciones diarias, la capacidad de GPT para responder de forma fiable a una amplia variedad de solicitudes de trabajo con un solo modelo ayuda a consolidar QommonsAI sobre el terreno.

La tecnología de OpenAI también ha transformado el proceso de desarrollo de Polimill. La empresa adoptó Codex en todo el flujo de trabajo: desde la definición de requisitos y la comprobación de la coherencia con el código existente en GitHub hasta la implementación y las pruebas. Los ingenieros pueden centrarse en revisar los planes generados por la IA y tomar decisiones de alto nivel, mientras la IA realiza de forma autónoma una mayor parte del trabajo de implementación.

Gracias a la velocidad de programación con IA y al trabajo continuo en segundo plano, el desarrollo pasó a ser entre 3 y 5 veces más rápido. Wakabayashi afirma que se ha acelerado enormemente el ciclo de validación, que consiste en crear prototipos, mostrárselos a los equipos municipales y recopilar sus comentarios.

El apoyo práctico de OpenAI ha acelerado aún más este trabajo. La colaboración incluye compartir buenas prácticas de casos internacionales avanzados, proporcionar información adaptada a Polimill y ayudar a diseñar el propio proceso de desarrollo, incluidas las fases que debe asumir la IA y aquellas en las que las personas deben revisar el trabajo y responsabilizarse de él.

A medida que evolucionan los modelos y sus capacidades, también siguen cambiando las prácticas de desarrollo asistido por IA. A las empresas les resulta difícil seguir por sí solas los casos internacionales más avanzados e incorporarlos a sus propias organizaciones de ingeniería. Wakabayashi considera que poder seguir aprendiendo de OpenAI y aplicar ese conocimiento dentro de Polimill es tan valioso como el propio rendimiento de la API.

Con la tecnología de OpenAI como núcleo, Polimill ha seguido ampliando QommonsAI para convertirla en una plataforma de gestión municipal. Entre los principales resultados de adopción y uso se incluyen:

• Unos 1 050 municipios y alrededor de 550 000 empleados públicos de todo Japón utilizan QommonsAI.
• Polimill creó una infraestructura que unifica las actas de asambleas y la información administrativa dispersa por Japón y permite realizar búsquedas entre distintas organizaciones.
• Codex y el apoyo práctico de OpenAI aceleraron los ciclos de validación e implementación, y multiplicaron la velocidad de desarrollo entre 3 y 5 veces.
• El razonamiento avanzado de los modelos GPT ayudó a empleados con menos experiencia a utilizar la IA y la información administrativa acumulada para redactar propuestas de políticas cuya calidad se aproximaba a la de las propuestas de funcionarios veteranos.

El valor de QommonsAI va más allá de agilizar la búsqueda de información. En la validación de Polimill, empleados con menos experiencia utilizaron la IA y la información administrativa acumulada para redactar propuestas de políticas, que recibieron valoraciones similares a las de funcionarios experimentados.

Aun así, las propuestas de los funcionarios experimentados siguieron recibiendo las valoraciones más altas. Según el análisis de Polimill, la diferencia se debía al conocimiento tácito: el criterio práctico que no figura en los manuales, como los procedimientos necesarios para convertir una propuesta de política en realidad o las inquietudes que pueden tener los residentes.

Polimill prevé registrar cómo los funcionarios veteranos indican a la IA que investigue y cómo revisan sus resultados, para convertir en conocimiento organizativo un criterio que hasta ahora no se había documentado. El objetivo no es sustituir con IA a los empleados cualificados, sino potenciar sus capacidades y transmitir su saber hacer a la próxima generación. QommonsAI puede convertirse en la base de la transferencia de conocimiento que Polimill concibe para las administraciones.

En otoño de 2026, Polimill tiene previsto lanzar por completo Qommons ONE, una tienda donde empresas externas podrán ofrecer aplicaciones para los municipios. En el centro habrá un superagente que reunirá varios sistemas de IA especializados y aplicaciones del sector privado. Los usuarios podrán indicar un objetivo y el sistema recurrirá a la IA o las aplicaciones necesarias para generar entregables prácticos, desde investigaciones hasta presentaciones.

Para hacer realidad esa visión, Polimill considera que las amplias capacidades de entrada y salida de los modelos GPT y la experiencia acumulada de OpenAI en el desarrollo de agentes son pilares importantes. OpenAI también apoya el desarrollo mediante validaciones técnicas y ejemplos específicos. Mientras los modelos y los métodos de desarrollo siguen evolucionando, Wakabayashi considera muy valioso colaborar estrechamente con OpenAI para incorporar a Polimill los conocimientos más recientes.

Al incorporar rápidamente esos conocimientos al desarrollo, Polimill puede seguir mejorando Qommons ONE. Su ambición va más allá de la eficiencia administrativa. El tiempo que libera la IA puede permitir que los empleados públicos escuchen con más atención a la ciudadanía y le presten un mayor apoyo. Ese sistema operativo público representa el futuro de la Administración por el que trabaja Polimill.

El trabajo de Polimill para crear una infraestructura pública de nueva generación que conecte mediante IA a administraciones, empresas y ciudadanía no ha hecho más que empezar.