Notion y OpenAI incorporan la inteligencia en todo tipo de procesos

Notion es un espacio de trabajo colaborativo que los equipos usan para redactar, planificar y organizar todo tipo de tareas, desde los apuntes de una reunión hasta la hoja de ruta de un producto. Hoy, además, es una plataforma que integra la IA en todas sus facetas, por lo que millones de usuarios recurren a ella para resumir contenido, generar textos y formular preguntas empleando el lenguaje natural.

Esta transformación no es el resultado de incorporar la IA en las funciones existentes, sino de replantear la experiencia del producto al completo e integrar los modelos de OpenAI en el ADN de Notion.

Notion fue una de las primeras empresas en conseguir acceso a GPT‑4 y, en cuestión de una semana, sus fundadores ya habían desarrollado un prototipo funcional de asistente de redacción con IA. Así pues, lo que empezó como un proyecto de hackatón acabó convirtiéndose en Notion AI, una herramienta que ha influido notablemente en la forma de trabajar de los equipos.

El uso a gran escala y en situaciones reales por parte de Notion ha dado lugar a feedback relevante que ha influido en la estrategia de OpenAI, lo cual ha revertido en mejoras como el enrutamiento, las incrustaciones y la capacidad reservada.

Durante años, los usuarios de Notion han considerado esta herramienta como su «segundo cerebro», un lugar donde plasmar sus ideas, almacenar datos y diseñar procesos. No obstante, hasta que llegó la IA, los usuarios no podían hacer nada a partir de esta información.

«Antes podías introducir notas en Notion, pero no podías hacer nada útil con ellas», asegura Kothari. «Ahora es distinto gracias a la IA».

En 2022, los fundadores de Notion tuvieron acceso anticipado a los nuevos modelos de OpenAI. En lugar de embarcarse en actividades de empresa, dedicaron una semana entera a crear una nueva versión prototipo de Notion que integrara la IA. 

El resultado fue una herramienta de redacción con la que podías generar borradores, resúmenes y sugerencias al instante, revolucionando así la forma de interactuar de los usuarios con el contenido. Cuando la presentamos internamente, «se nos encendió la bombilla», explica Kothari. «Nos dimos cuenta de que la IA podía ser de gran ayuda en tareas intelectuales».

Desde aquel primer prototipo, Notion ha dejado de ser un producto con funciones de inteligencia artificial a un «producto con IA nativa», tal como lo describe Kothari. Cada uno de los componentes de Notion, desde la función de búsqueda hasta la creación de bases de datos, pasando por los apuntes de las reuniones, incorpora ahora la IA. Esta nueva perspectiva se nutre de los modelos de OpenAI, como GPT‑4o y GPT‑4o mini, además de las integraciones.

Por ejemplo, con Notion AI los usuarios pueden formular preguntas en lenguaje natural en cualquier sección del espacio de trabajo y obtener respuestas precisas acompañadas de las fuentes correspondientes. Esta función combina las incrustaciones y los modelos de OpenAI con los sistemas de recuperación propios de Notion.

«La función de preguntas y respuestas nos permitió solucionar el problema que había con las búsquedas», explica Kothari. «Ahora los usuarios pueden hacer una pregunta y obtener la respuesta adecuada junto con la fuente».

Para poder implementar este método a gran escala, Notion desarrolló una serie de herramientas y una infraestructura internas con el fin de evaluar e integrar rápidamente los nuevos modelos de OpenAI.

«En cuanto sale un modelo nuevo, nuestro equipo puede evaluarlo en menos de medio día», asegura Sarah Sachs, responsable de Ingeniería de Modelado de IA. «Gracias a la infraestructura que desarrollamos, fuimos de los primeros clientes en lanzar un producto orientado al usuario basado en GPT‑4o».

No olvidemos que el ciclo de desarrollo en tiempo real se da en ambos sentidos. Al trasladarnos las carencias del producto y su percepción sobre la implementación, Notion nos ha proporcionado información muy valiosa que ha ayudado a dar forma a funciones como la capacidad de reserva y a mejorar aspectos como el enrutamiento y las incrustaciones.

Esta colaboración ha cosechado grandes éxitos, tanto para los usuarios de Notion como para la propia empresa:

• Más de dos millones de personas se apuntaron a la lista de espera para probar Notion AI pocas semanas después del lanzamiento.
• Cerca de dos tercios de los usuarios que adoptan las funciones de IA utilizan más activamente el producto en comparación con quienes no las adoptan, y tres cuartas partes asegura que no querrían prescindir de ellas.
• Los usuarios de IA ganan 70 minutos a la semana de media gracias a la automatización de resúmenes, a la generación de contenido y a la automatización de tareas.
• Según un estudio reciente, el 86 % de los clientes se sentiría decepcionado si desaparecieran las funciones de Notion AI.
• La IA se ha convertido en una importante fuente de ingresos a raíz del plan de pago del modelo de negocios de Notion.

Con una IA bien arraigada en la infraestructura de Notion, la empresa puede lanzar novedades e iterar de forma más rápida. Esto le permite optimizar cada vez más su rendimiento y sus capacidades. «Al plantearnos por primera vez las funciones con IA, nuestro objetivo era obtener respuestas en menos de un minuto. En la actualidad, hablamos en términos de milisegundos», explica Sachs. «Desde la fase alfa inicial hasta el lanzamiento, hemos conseguido mejorar en más de un 50 % la latencia de algunas funciones».

Quizás lo más emocionante sea conocer los planes de Notion. Con ayuda de la IA, Notion no solo podrá desarrollar herramientas que nos permitan generar o localizar información, sino también actuar a partir de esta y, más adelante, automatizar procesos.

«La IA ha pasado de ser un asistente de redacción a un auténtico colaborador», afirma Sachs. «Es la responsable de personal. No te juzgará si la pregunta es absurda o si el borrador está mal redactado. Es tu mejor aliada y te ayudará a rendir al máximo».