Heimstaden transforma la gestión de viviendas con IA
Desde replantear el alquiler de viviendas hasta desarrollar operaciones inmobiliarias basadas en IA, Heimstaden utiliza OpenAI para mejorar la gestión de sus viviendas.
99 %
Reducción de los costes de producción de imágenes de inmuebles
20 112
Activos inmobiliarios analizados con Codex
50 %
Adopción entre los empleados en 2-3 meses
Hace cien años, gestionar un edificio residencial significaba encontrar inquilinos, cobrar el alquiler y mantener los inmuebles en buen estado. Hoy, esas tareas fundamentales siguen siendo sorprendentemente similares. Lo que está cambiando es cómo se hace ese trabajo.
Para la empresa europea de gestión de inmuebles residenciales Heimstaden(se abre en una ventana nueva), esto supone una oportunidad: ¿y si la IA pudiera transformar de raíz la gestión de miles de viviendas?
En junio de 2025, la dirección de Heimstaden decidió acelerar su apuesta por la IA. Tras evaluar varias plataformas, la empresa eligió OpenAI. El objetivo era doble: dar más autonomía y recursos a los empleados y replantear los procesos esenciales del negocio.
La ambición es avanzar hacia edificios cada vez más autónomos en su gestión, donde la IA ayude a anticipar necesidades, coordinar el trabajo y fundamentar las decisiones a lo largo del ciclo de vida de cada inmueble. «La finalidad de nuestros edificios no ha cambiado», afirma Helge Krogsbøl, codirector ejecutivo de Heimstaden. «Ofrecemos hogares a las personas. Pero nuestra forma de gestionarlos sigue cambiando a medida que cuestionamos las convenciones y adoptamos nuevas tecnologías».
«Vemos la IA como una de las mayores oportunidades para acelerar esa transformación».
Piensa en lo que ocurre cuando una vivienda se queda libre.
Tradicionalmente, volver a ponerla en el mercado implica valorar el precio del alquiler, organizar una sesión de fotos, crear anuncios y responder a la demanda del mercado. Cada etapa requiere tiempo, coordinación y la intervención de especialistas. También plantea un reto de información: saber qué tienes, qué ofrece la competencia y qué quiere el cliente.
La IA ya ayuda en todas las etapas clave de este proceso:
Fijación de precios: análisis y recomendaciones basados en herramientas creadas en ChatGPT Sites
Publicidad: retoque de imágenes y descripciones de pisos realizados con IA
Revisión de anuncios: un agente revisa todos los anuncios publicados para comprobar que cumplen los estándares de calidad de Heimstaden
Información del mercado: los análisis del mercado generados por IA ayudan a los equipos de alquiler a tomar medidas correctivas, lo que permite ajustar los precios de forma cada vez más dinámica
Los empleados siguen siendo responsables de revisar y aprobar las decisiones. Pero el trabajo en torno a esas decisiones está cambiando.
En los Países Bajos, el coste de producir una imagen de una vivienda con decoración virtual ha bajado de unos 50 € a menos de 0,10 €, lo que supone una reducción de más del 99 %. Heimstaden estima un ahorro potencial de 130 000 € al año solo en ese mercado.
La importancia de este cambio va más allá de abaratar los anuncios. Al aplicar la IA a todo el proceso de alquiler, Heimstaden está desarrollando una forma más ágil de poner viviendas en el mercado.
«Nuestra estrategia de IA se basa en tres pilares», afirma Nikolaj Brammer, director de transformación digital de Heimstaden. «En primer lugar, damos a los empleados formación y acceso a las herramientas adecuadas. En segundo lugar, contamos con una oficina central de transformación y una red de promotores de la IA para impulsar iniciativas de mayor envergadura. En tercer lugar, reforzamos los cimientos preparando nuestros sistemas de gestión inmobiliaria y modelos de datos para la IA».
El alquiler pone en práctica los tres pilares: las herramientas y la formación permiten a los empleados crear imágenes con decoración virtual y anuncios; nuestro equipo central coordina las mejoras en la fijación de precios, la publicidad, la revisión de anuncios y el análisis de la respuesta del mercado; y estamos facilitando el acceso a los datos de los inmuebles a las herramientas de IA que ayudan a fijar precios y crear anuncios.
«Empezamos por desglosar nuestros procesos de negocio más importantes y preguntarnos dónde podía aportar valor la IA. El alquiler es un buen ejemplo: no se trata de automatizar una tarea, sino de mejorar el funcionamiento de todo el proceso».
Algunos de los cambios más significativos se están produciendo lejos de los equipos tradicionales de ingeniería de software.
Heimstaden necesitaba evaluar los riesgos medioambientales de toda su cartera inmobiliaria. La información existía, pero estaba dispersa en fuentes públicas, formatos y conjuntos de datos. Convertirla en una evaluación útil habría requerido mucho trabajo manual y considerables recursos técnicos.
Julia Erlandsen, analista de sostenibilidad medioambiental de Heimstaden sin experiencia en desarrollo de software, recurrió a Codex para plantear un enfoque distinto.
Codex ayudó a localizar, depurar y estandarizar los datos, comprobar su calidad y desarrollar flujos de procesamiento reutilizables. Julia mantuvo el control de la metodología y la validación.
El resultado: 20 112 activos evaluados, más de seis millones de filas de datos útiles generadas y una reducción de los recursos estimados para completar el trabajo, de cinco personas durante un año a dos personas durante dos meses.
Heimstaden también evitó contratar a consultores externos, que de otro modo habrían sido necesarios para resolver el problema.
Lo que comenzó como un complejo proyecto de análisis se está convirtiendo en una capacidad reutilizable para evaluar riesgos climáticos, cumplir los requisitos de presentación de informes y facilitar la toma de decisiones de los inversores.
«Codex nos ayudó a crear una solución que antes habría requerido un apoyo técnico considerable. Ahora tenemos el control de la metodología y podemos seguir desarrollándola por nuestra cuenta».
La adopción de la IA en Heimstaden se centra en las tareas para las que los empleados necesitan ayuda. Tras la implantación de ChatGPT Enterprise en septiembre de 2025, la mitad de los empleados ya lo utilizaba en un plazo de dos a tres meses. Una oficina central de transformación con IA mantiene una biblioteca de casos de uso para que los empleados puedan aprender de ejemplos de toda la empresa.
Los empleados utilizan herramientas aprobadas conforme a las normas de seguridad de los datos. Siguen siendo responsables de revisar el contenido generado por la IA antes de enviarlo y de aprobar las decisiones.
La adopción se extiende al personal de mantenimiento de los inmuebles, incluidas algunas personas que al principio se mostraban escépticas. En Noruega, un encargado de mantenimiento utilizó ChatGPT para evaluar un piso descuidado y elaborar un plan de reforma con prioridades, convirtiendo sus observaciones en un plan estructurado que podía revisar y perfeccionar.
«Personas de toda la empresa están encontrando formas prácticas de usar la IA en su trabajo diario. Nuestro trabajo consiste en ampliar el alcance de lo que funciona sin dejar de proteger los datos, definir claramente las responsabilidades y mantener el control en manos de las personas».
Heimstaden ya se prepara para la siguiente etapa: una IA capaz de trabajar en distintos sistemas y coordinar procesos de varios pasos.
Su plataforma de inteligencia de compras, actualmente en fase de implantación, combina la automatización de flujos de trabajo con modelos de OpenAI a los que se accede mediante API. Diseñada para funcionar en Outlook, SharePoint y Teams, facilita el análisis de contratos, la preparación de negociaciones y la gestión del ciclo de vida de los contratos, mientras los empleados conservan la responsabilidad de las decisiones comerciales y las aprobaciones.
La ambición a largo plazo va aún más allá.
Heimstaden participa en el desarrollo de Amplio Estate, un moderno sistema de gestión inmobiliaria diseñado para admitir flujos de trabajo basados en IA a través de MCP. El objetivo es que los empleados puedan utilizar IA, como ChatGPT, para consultar información sobre los inmuebles y realizar acciones en los sistemas centrales de la empresa, con la supervisión humana adecuada.
Así es como Heimstaden empieza a convertir la idea de edificios que se gestionan de forma autónoma en una hoja de ruta tecnológica concreta.
Reducción de más del 99 % en los costes de producción de imágenes en los Países Bajos.
20 112 activos inmobiliarios evaluados con Codex, con una reducción de los recursos estimados para completar el trabajo de cinco personas durante un año a dos personas durante dos meses.
Adopción del 50 % entre los empleados en los 2–3 meses posteriores a la implantación.
Céntrate en las personas: los obstáculos son la adopción y la imaginación, no la tecnología
Encuentra a quienes impulsan el cambio: los mayores beneficios vienen de los compañeros que promueven el cambio en sus equipos
Asegúrate de que el proceso funcione: la IA no arreglará un proceso defectuoso, pero puede ampliar enormemente el alcance de uno que funciona.
Heimstaden no concibe un futuro de edificios sin personas, sino de inmuebles respaldados por sistemas cada vez más inteligentes que ayuden a los empleados a tomar mejores decisiones y a resolver más eficazmente los asuntos de los clientes.
Los edificios seguirán siendo, en gran medida, lo que siempre han sido: hogares y un techo bajo el que vivir. La forma de gestionarlos ha cambiado para siempre.
