Cómo Gilbert + Tobin gobierna y amplía la IA con OpenAI

Gilbert + Tobin es uno de los principales bufetes de derecho mercantil de Australia, reconocido por su trabajo en mercados de capitales, fusiones y adquisiciones, litigios y tecnología. La actividad del bufete depende de conocimientos especializados, un criterio riguroso y el tratamiento seguro de información confidencial.

Cuando la IA generativa empezó a transformar el trabajo del conocimiento, Gilbert + Tobin vio una oportunidad: no para cambiar la forma de prestar asesoramiento jurídico, sino para elevar el nivel del trabajo operativo que lo sustenta. El bufete se propuso proporcionar a todos los equipos de operaciones herramientas más eficaces para investigar, redactar y analizar, sin renunciar a la gobernanza ni a la responsabilidad profesional que esperan sus clientes.

ChatGPT Enterprise se implantó primero en los equipos de operaciones, donde era posible probar casos de uso prácticos en un entorno controlado. A partir de ahí, su adopción se extendió a marketing, desarrollo de negocio, selección, finanzas, tecnología, transformación empresarial y algunas áreas de la práctica jurídica. En todo momento, la atención se ha centrado en el funcionamiento del bufete, no en sustituir el criterio profesional que constituye la esencia de sus servicios jurídicos.

Con Codex, el bufete avanza aún más: pasa de una IA que ayuda a las personas con tareas concretas a otra que completa pasos definidos dentro de flujos de trabajo más amplios.

El apoyo visible de la dirección ayudó a que la adopción de la IA se percibiera como pertinente y legítima en todo el bufete. El director ejecutivo, Sam Nickless, presentó ChatGPT al personal mediante ejemplos de su propio trabajo. Su mensaje, «Usar la IA no es hacer trampas», la situó como una herramienta más con la que el personal podía aplicar su criterio, en lugar de como un atajo inadecuado. Otros altos directivos se convirtieron en usuarios activos y compartieron ejemplos con sus equipos.

Gilbert + Tobin complementó ese apoyo de la dirección con formación adaptada a cada función. En lugar de recurrir a formación genérica, el equipo de transformación empresarial participó en reuniones de cada equipo para mostrar flujos de trabajo adaptados a marketing, finanzas, selección, operaciones y otras funciones. Los vídeos internos, las demostraciones, los retos y las historias de casos de uso ayudaron al personal a mantenerse al día a medida que ChatGPT incorporaba nuevas funciones.

El bufete no impuso objetivos de uso. Se centró en mostrar al personal lo que podía hacer la tecnología, manteniendo al mismo tiempo la responsabilidad humana sobre el resultado. En junio de 2026, el 87 % de las licencias habilitadas estaban activas, más del doble de la tasa de adopción que Gilbert + Tobin suele registrar con otras herramientas. Entre los usuarios activos había socios y miembros del personal ajenos al área de tecnología.

Gilbert + Tobin gestiona información confidencial de clientes y del negocio, incluida información sujeta a distintos requisitos de los clientes. La implantación de la IA contó con directrices claras sobre las tareas autorizadas, la información que podía introducir el personal y la forma de revisar los resultados. El bufete también evaluó las garantías contractuales, el acceso basado en funciones, los requisitos de tratamiento de datos y los controles administrativos.

El cambio a un entorno de OpenAI con residencia de datos en Australia dio a Gilbert + Tobin más confianza para ampliar el acceso y, al mismo tiempo, cumplir los requisitos internos y las expectativas de sus clientes.

ChatGPT presta ahora apoyo a varias funciones empresariales. Redujo de unas cuatro horas a unos 20 minutos una tarea de investigación y extracción de datos para selección. Otro flujo de procesamiento de referencias ahorra unos 25 minutos por candidato y ayuda a un equipo que gestiona un gran volumen de contrataciones.

Los equipos de marketing y desarrollo de negocio usan ChatGPT para sintetizar materiales de propuestas anteriores y adaptar las respuestas a nuevas oportunidades. El bufete elabora entre 400 y 500 propuestas al año, y ChatGPT ayuda a los equipos a preparar el contenido con mayor rapidez, a la vez que mejora su calidad y su adecuación a las normas de redacción de la firma. Los equipos también usan la investigación avanzada para elaborar informes sectoriales y respaldar estrategias por sector, cliente y desarrollo de negocio.

Los equipos de finanzas usan ChatGPT para trabajar con hojas de cálculo y analizar datos. Los equipos de tecnología lo aplican a documentación, scripts, materiales de formación y directrices internas. Los abogados que usan ChatGPT recurren a él para la vertiente operativa de su trabajo, mientras que los flujos específicamente jurídicos se desarrollan en plataformas autorizadas, como Harvey, que incorpora IA. En todos estos casos de uso, las personas siguen siendo responsables de delimitar la tarea, comprobar los resultados, aplicar su criterio profesional y aprobar el producto final.

Un caso de uso particular de ChatGPT es un GPT personalizado que ayuda a los directivos a poner a prueba sus ideas antes de ocupar el tiempo del director ejecutivo. Creado a partir de ejemplos autorizados de los escritos, las prioridades, la trayectoria profesional, los comentarios y el contexto empresarial de Nickless, actúa como un «gemelo digital» del director ejecutivo sin decidir ni hablar en su nombre.

Codex ha ayudado a Gilbert + Tobin a completar trabajos operativos definidos y de varios pasos bajo supervisión humana. Por ejemplo, preparó informes de auditoría sobre 300 entidades y evitó un día entero de trabajo manual en el conjunto del flujo. Codex también comprobó y cambió el nombre de 1100 archivos para cargarlos en otro sistema, sustituyendo una tarea que antes habría llevado días.

Estos ejemplos muestran cómo el bufete aplica Codex a tareas irregulares o cuya automatización mediante procesos convencionales y repetibles resulta difícil de justificar. El equipo de transformación empresarial también ha usado Codex para convertir unos requisitos y una especificación existente en una aplicación funcional de Python.

Gilbert + Tobin utilizó Codex para ayudar a crear un flujo de trabajo con IA destinado a determinadas comprobaciones de conflictos, prevención del blanqueo de capitales, personas con responsabilidad pública y conocimiento del cliente. Completa las fases de investigación y procesamiento y después genera un informe para su revisión y aprobación por una persona. Determinadas comprobaciones que antes tardaban hasta ocho horas ahora pueden completarse en minutos.

En el área de tecnología, un miembro del equipo de DevOps usó Codex para crear una «torre de vigilancia» que supervisa el entorno de AWS del bufete. Consolida las señales operativas, facilita el diagnóstico y las medidas correctivas, y deriva los problemas que requieren atención humana.

Gilbert + Tobin pretende ampliar el acceso a ChatGPT Work y Codex conforme implante los controles necesarios para un uso más generalizado. A largo plazo, el bufete aspira a crear un entorno de trabajo interconectado en el que el personal pueda usar ChatGPT para acceder al contexto organizativo autorizado, ejecutar tareas operativas y entregar resultados terminados sin tener que desplazarse manualmente entre sistemas.