Zenken impulsa un equipo de ventas reducido con ChatGPT Enterprise

Zenken combina GPT‑5, GPT personalizados, generación de imágenes y los modelos y herramientas más recientes de OpenAI para acelerar sus dos negocios principales: el marketing web y el negocio de recursos humanos en el extranjero que crece rápidamente. Como una de las primeras empresas en Japón en implementar ChatGPT Enterprise en toda la organización, Zenken pone en práctica un enfoque centrado en la IA y ve un claro impacto en su negocio.

Hoy Zenken informa:

• Más del 90% de uso activo semanal de ChatGPT Enterprise
• Ahorro promedio de tiempo del 30 al 50% en tareas de trabajo que requieren conocimientos
• De 5 a 15 horas adicionales por empleado cada mes, reinvertidas en trabajo de mayor valor
• 50 millones de yenes en ahorros anuales en costos de subcontratación en comparación con el año anterior

Antes de adoptar ChatGPT Enterprise, Zenken dependía de procesos manuales para una amplia gama de tareas que requieren conocimientos. Los empleados dedicaban grandes cantidades de tiempo a la investigación, el resumen, la traducción y la creación de contenido. Los equipos de ventas también enfrentaban largos tiempos de preparación para las reuniones con clientes, lo que reducía la cantidad y la calidad de las conversaciones con clientes.

Para abordar estos problemas, Zenken decidió introducir la inteligencia artificial de manera estructurada y segura. Yuji Okada, gerente del Departamento de Planificación Corporativa en la División de Administración, explica que, cuando evaluaron posibles soluciones, “se centraron en doce capacidades necesarias para nuestra empresa, como la seguridad y el soporte avanzado para el pensamiento complejo”, y recuerda que “ChatGPT Enterprise fue la única solución que cumplió con todas estas condiciones”. Señala: "Debido a que manejamos información de clientes e información interna confidencial, prevenir la fuga de datos es innegociable." ChatGPT Enterprise garantiza que nuestros datos no se utilizarán para entrenar su IA. Esta función de seguridad nos dio la confianza para manejar datos confidenciales de forma segura".

La disponibilidad de modelos de razonamiento también fue una razón decisiva para elegir ChatGPT Enterprise. En el negocio principal de marketing web de Zenken, los equipos necesitan analizar en profundidad los desafíos de las empresas de los clientes y proponer soluciones estratégicas. El modelo de razonamiento lanzado por OpenAI en 2024 proporciona soporte avanzado para el pensamiento complejo que Zenken buscaba y ha acelerado aún más el uso de la IA por parte de la empresa. Okada explica: “El modelo de razonamiento va más allá de simplemente proporcionar información y respalda la toma de decisiones a nivel gerencial en áreas como el análisis de mercado, la estrategia competitiva y la evaluación de nuevas oportunidades de negocio.”

Hoy en día, el modelo de razonamiento mejora la calidad de la planificación y el análisis estratégicos en todos los equipos y también se utiliza para analizar los problemas de gestión de Zenken y los nuevos desafíos desde una perspectiva estratégica. Se ha convertido en un impulsor clave del crecimiento empresarial de Zenken.

El impacto de ChatGPT Enterprise es especialmente visible en el área de ventas. Antes de usar ChatGPT Enterprise, el equipo de ventas tenía que dedicar mucho tiempo a tareas de preparación, como la investigación de clientes potenciales, la creación de materiales con propuestas y la redacción de correos electrónicos de ventas. Okada recuerda: “Incluso antes de que pudiéramos pensar en aumentar la cantidad de clientes a los que nos acercábamos, nuestra gente ya perdía mucho tiempo en la preparación. Debido a que tenían que responder consultas y crear documentos con propuestas, el tiempo que realmente podían dedicar a los clientes era limitado, y a veces perdíamos oportunidades”. Escribir cada correo electrónico también tomaba tiempo, lo que creaba un límite natural en la cantidad de clientes potenciales con los que un vendedor podía comunicarse en un solo día.

Al implementar ChatGPT Enterprise en toda la empresa, Zenken ha mejorado notablemente la calidad de sus actividades de ventas. En la tabla a continuación se compara el proceso de ventas antes y después de ChatGPT en cada fase.

Como resultado, Zenken ha visto claras mejoras en el rendimiento de las ventas:

• Las propuestas que superan la revisión inicial aumentaron entre un 15 y un 20%
• La tasa de éxito para nuevos acuerdos aumentó entre un 5% y un 10%
• La tasa de aprobación de las propuestas finales aumentó aproximadamente un 30%

“ChatGPT nos ayuda a acortar el tiempo necesario para la investigación y la preparación, y al mismo tiempo también hace que nuestras conversaciones con los clientes sean más fluidas”, explica Okada.

ChatGPT Enterprise también se ha vuelto esencial para el rápido crecimiento del negocio de recursos humanos de Zenken en el extranjero. Dado que la mayoría de los empleados son hablantes nativos de japonés, la empresa anteriormente tenía que dedicar mucho tiempo y presupuesto a traducir ofertas de trabajo, contratos y otros documentos para candidatos del extranjero. Okada recuerda: “Cuando necesitábamos comunicarnos en varios idiomas, incluido el inglés, las herramientas de traducción convencionales a menudo no lograban transmitir el contexto y los matices correctos, lo que hacía que la comunicación internacional fuera bastante desafiante”.

Después de implementar ChatGPT Enterprise, el equipo logró traducir con precisión una amplia gama de documentos al inglés y a otros idiomas. Esto les permitió reducir los costos de subcontratación mientras aumentaron significativamente la velocidad de traducción. “Incluso con un equipo más pequeño, hemos podido mantener una organización que continúa impulsando el crecimiento de los ingresos”, dice Okada.

Los empleados también están usando ChatGPT en otros idiomas además del inglés para recopilar información de sitios de noticias, artículos técnicos y otras fuentes que son importantes para el negocio. Esto facilita el diseño de nuevos servicios e iniciativas comerciales con la expansión global en mente y permite que más personas en Zenken participen directamente en el trabajo transfronterizo como nunca antes.

ChatGPT Enterprise está transformando la forma en que se lleva a cabo el trabajo diario en Zenken. Los equipos ahora utilizan ChatGPT para generar borradores iniciales de correos electrónicos de ventas, propuestas, contenido de marketing y documentos internos en cuestión de minutos, y la productividad general se ha duplicado en casi toda la organización. El trabajo que antes se subcontrataba ahora se gestiona cada vez más de forma interna, lo que reduce los costos anuales de subcontratación en aproximadamente 50 millones de yenes y mejora los márgenes. “En lugar de estar atados a tareas repetitivas, los empleados de toda la empresa ahora tienen más tiempo para centrarse en el contenido de sus propuestas”, dice Okada.

La adopción también es fuerte a nivel individual. El uso activo semanal de ChatGPT Enterprise supera el 90%, y los empleados envían un promedio de 900 mensajes por persona cada mes. “Para nosotros recurrir primero a ChatGPT se convirtió en algo natural”, explica Okada. “Usamos ChatGPT para desarrollar una hipótesis inicial y luego la analizamos con nuestros gerentes o colegas. Trabajar de esta manera ha reducido considerablemente el tiempo que las personas pasan estancadas antes de hablar con otras personas o avanzar”.

Para Zenken, ChatGPT Enterprise es más que una herramienta. Según Okada, se ha convertido en un socio que está cambiando la manera en que los empleados piensan y trabajan. La empresa ahora ve a ChatGPT Enterprise como una plataforma clave que respalda desde la eficiencia diaria y la planificación estratégica hasta el desarrollo del talento y, en última instancia, la transformación de toda la empresa.