Convertir contratos en datos buscables en OpenAI

Este artículo forma parte de nuestra serie sobre cómo OpenAI desarrolla sus propias soluciones basadas en nuestra tecnología.

Todos los tratos entre empresas se plasman en un contrato firmado. En cada contrato hay fechas de inicio, plazos de facturación, cláusulas de renovación.

Al inicio el proceso era manejable: leer cada línea, ingresarla en una hoja de cálculo y continuar. Pero, cuando el volumen se duplicó y luego se cuadruplicó, la estrategia manual empezó a fallar.

“En menos de seis meses, el equipo pasó de revisar cientos de contratos al mes a revisar más de mil. Y solo contratamos a una persona más. Estaba claro que no se podía escalar el proceso”, dice Wei An Lee, de Ingeniería de IA.

En lugar de asignar más personas al problema, nuestros equipos de Finanzas e Ingeniería construyeron un agente de datos de contratos. El principio de diseño era simple: eliminar la repetición de la revisión de contratos y mantener el control en manos de los expertos.

El agente funciona en tres pasos:

• Ingreso de datos: PDF, copias escaneadas, incluso fotos tomadas con teléfonos de documentos anotados a mano. Lo que antes eran muchos archivos inconsistentes se convirtió en un solo flujo.
• Inferencia con mensajes: Mediante mensajes aumentados por recuperación, el sistema convierte los contratos en datos estructurados. No ingresa mil páginas en contexto, solo recopila lo que es relevante, razona en contra de ello y muestra el resultado.
• Revisión: Los expertos financieros revisan la salida estructurada, junto con las anotaciones y las referencias para términos no estándar. El agente resalta lo que es inusual, y solicita la revisión de los humanos.

La salida es un conjunto de datos que puede usarse inmediatamente en diversos flujos de trabajo financieros. Lo que antes tomaba horas ahora está listo para la mañana siguiente, con anotaciones y listo para su validación. Los expertos se mantienen al tanto, pero su papel ya no es el ingreso manual, sino la evaluación.

Este diseño garantiza la confianza: los profesionales reciben datos estructurados y razonados a escala, pero su experiencia determina el resultado.

Los resultados:

• Entrega más rápida. La mitad de revisiones, resultados a la mañana siguiente.
• Mayor capacidad. Miles de contratos procesados sin expandir el personal involucrado en el paso.
• Contexto más inteligente. Los términos no estándar se marcan con razonamientos y referencias.
• Resultados explorables. La salida tabular en el almacén de datos facilita el análisis de datos.

Cada ciclo de comentarios de humanos afina al agente, haciendo que cada revisión sea más rápida y precisa.

“La única forma en la que podemos escalar a la par de OpenAI es esta”, dice Wei An. “De otra manera, el equipo tendría que crecer linealmente junto con el volumen de contratos. Esto nos permite mantener un equipo reducido frente al crecimiento significativo”.

La arquitectura ahora es compatible con adquisiciones, cumplimiento e, incluso, con los cierres de fin de mes. Se aplica el mismo principio: automatizar el trabajo repetitivo, mantener las decisiones en manos de los humanos. 

Los ingenieros lo describen como “trabajo manual realizado”, no como un reemplazo de las decisiones. Los equipos de finanzas siguen escribiendo la historia de las cifras, el agente se asegura de que no se pasen el día en actividades laboriosas.

Lo que esperó como una solución para contratos se ha convertido en una nueva forma de trabajo financiero. La conversión de datos está lista a la mañana siguiente. Los profesionales se enfocan en los análisis y estrategias. Los líderes pueden escalar con seguridad, sin que los equipos tengan que crecer al unísono.

El agente de datos de contratos es un modelo de cómo la IA puede transformar responsablemente una tarea regulada y de alta importancia. Muestra lo que es posible cuando los expertos trabajan junto con sistemas inteligentes: más aprovechamiento, más confianza y más tiempo utilizado en lo que más importa.