Η Zenken ενισχύει μια ολιγομελή ομάδα πωλήσεων με το ChatGPT Enterprise

Η Zenken συνδυάζει το GPT‑5, προσαρμοσμένα GPT, δημιουργία εικόνας και τα πιο πρόσφατα μοντέλα και εργαλεία της OpenAI για να επιταχύνει και τις δύο βασικές της επιχειρηματικές δραστηριότητες: το web marketing και την ταχέως αναπτυσσόμενη επιχειρηματική δραστηριότητα ανθρώπινου δυναμικού στο εξωτερικό. Ως μία από τις πρώτες εταιρείες στην Ιαπωνία που εισήγαγαν το ChatGPT Enterprise σε ολόκληρο τον οργανισμό, η Zenken εφαρμόζει στην πράξη μια προσέγγιση που δίνει προτεραιότητα στην τεχνητή νοημοσύνη και βλέπει σαφή επιχειρηματικό αντίκτυπο.

Σήμερα η Zenken αναφέρει:

• Πάνω από 90% εβδομαδιαία ενεργή χρήση του ChatGPT Enterprise
• Μέση εξοικονόμηση χρόνου 30% έως 50% σε διανοητικές εργασίες
• 5 έως 15 επιπλέον ώρες ανά εργαζόμενο κάθε μήνα, οι οποίες επενδύονται εκ νέου σε εργασία υψηλότερης αξίας
• 50 εκατ. γιεν ετήσια εξοικονόμηση κόστους στις εξωτερικές αναθέσεις συγκριτικά με το προηγούμενο έτος

Πριν από την υιοθέτηση του ChatGPT Enterprise, η Zenken βασιζόταν σε μη αυτόματες διαδικασίες για ένα ευρύ φάσμα διανοητικών εργασιών. Οι εργαζόμενοι αφιέρωναν πολύ χρόνο στην έρευνα, τη δημιουργία περιλήψεων, τη μετάφραση και τη δημιουργία περιεχομένου. Οι ομάδες πωλήσεων αντιμετώπιζαν επίσης μεγάλους χρόνους προετοιμασίας για συναντήσεις με πελάτες, γεγονός που μείωνε τον αριθμό και την ποιότητα των συζητήσεων με πελάτες.

Για να αντιμετωπίσει αυτά τα ζητήματα, η Zenken αποφάσισε να εισαγάγει την τεχνητή νοημοσύνη με δομημένο και ασφαλή τρόπο. Ο Yuji Okada, Διευθυντής του Τμήματος Εταιρικού Σχεδιασμού στη Διεύθυνση Διοίκησης, εξηγεί πως κατά την αξιολόγηση πιθανών λύσεων: «εστιάσαμε σε δώδεκα δυνατότητες που απαιτούνται για την επιχείρησή μας, όπως η ασφάλεια και η προηγμένη υποστήριξη για σύνθετη σκέψη», και θυμάται ότι «το ChatGPT Enterprise ήταν η μόνη λύση που πληρούσε όλες αυτές τις προϋποθέσεις». Σημειώνει: «Επειδή διαχειριζόμαστε πληροφορίες πελατών και ευαίσθητες εσωτερικές πληροφορίες, η αποτροπή διαρροών δεδομένων είναι αδιαπραγμάτευτη. Το ChatGPT Enterprise εγγυάται ότι τα δεδομένα μας δεν θα χρησιμοποιηθούν για να εκπαιδευτεί η τεχνητή νοημοσύνη του. Αυτό το χαρακτηριστικό ασφαλείας μας έδωσε την εμπιστοσύνη να χειριζόμαστε με ασφαλή τρόπο τα εμπιστευτικά δεδομένα».

Η διαθεσιμότητα των μοντέλων συλλογιστικής ήταν επίσης ένας καθοριστικός λόγος για την επιλογή του ChatGPT Enterprise. Στον βασικό τομέα του web marketing της Zenken, οι ομάδες πρέπει να αναλύουν σε βάθος τις επιχειρηματικές προκλήσεις των πελατών και να προτείνουν στρατηγικές λύσεις. Το μοντέλο συλλογιστικής που κυκλοφόρησε από την OpenAI το 2024 παρέχει την προηγμένη υποστήριξη για σύνθετη σκέψη που αναζητούσε η Zenken και έχει επιταχύνει περαιτέρω τη χρήση της τεχνητής νοημοσύνης από την εταιρεία. Ο Okada εξηγεί: «Το μοντέλο συλλογιστικής υπερβαίνει την απλή παροχή πληροφοριών και παρέχει υποστήριξη για τη λήψη αποφάσεων σε επίπεδο διοίκησης σε τομείς όπως η ανάλυση αγοράς, η ανταγωνιστική στρατηγική και η αξιολόγηση νέων επιχειρηματικών ευκαιριών».

Σήμερα, το μοντέλο συλλογιστικής βελτιώνει την ποιότητα του στρατηγικού σχεδιασμού και της ανάλυσης σε όλες τις ομάδες και χρησιμοποιείται επίσης για την εξέταση των ζητημάτων διοίκησης και των νέων προκλήσεων της Zenken από στρατηγική σκοπιά. Έχει γίνει βασικός παράγοντας της επιχειρηματικής ανάπτυξης της Zenken.

Ο αντίκτυπος του ChatGPT Enterprise είναι ιδιαίτερα εμφανής στις πωλήσεις. Πριν από τη χρήση του ChatGPT Enterprise, η ομάδα πωλήσεων έπρεπε να αφιερώνει πολύ χρόνο σε εργασίες προετοιμασίας, όπως η έρευνα υποψήφιων πελατών, η δημιουργία υλικού προτάσεων και η σύνταξη email πωλήσεων. Ο Okada θυμάται: «Ακόμα και πριν μπορέσουμε να σκεφτούμε να αυξήσουμε τον αριθμό των πελατών που προσεγγίζαμε, οι άνθρωποί μας έχαναν ήδη πολύ χρόνο στην προετοιμασία. Επειδή έπρεπε να απαντούν σε ερωτήματα και να δημιουργούν έγγραφα προτάσεων, ο χρόνος που μπορούσαν πραγματικά να αφιερώσουν στους πελάτες ήταν περιορισμένος και μερικές φορές χάναμε ευκαιρίες». Η σύνταξη κάθε email απαιτούσε επίσης χρόνο, το οποίο δημιουργούσε ένα φυσικό όριο στον αριθμό των υποψήφιων πελατών που μπορούσε να προσεγγίσει ένας πωλητής μέσα σε μία ημέρα.

Με την εφαρμογή του ChatGPT Enterprise σε όλη την εταιρεία, η Zenken έχει βελτιώσει σημαντικά την ποιότητα των δραστηριοτήτων πωλήσεών της. Ο παρακάτω πίνακας συγκρίνει τη διαδικασία πωλήσεων πριν και μετά το ChatGPT σε κάθε φάση.

Κατά συνέπεια, η Zenken έχει δει σαφή κέρδη στην απόδοση των πωλήσεων:

• Αύξηση 15 έως 20% στις προτάσεις που περνούν τον αρχικό έλεγχο
• Το ποσοστό επιτυχίας για νέες συμφωνίες αυξήθηκε κατά 5% έως 10%
• Το ποσοστό έγκρισης για τις τελικές προτάσεις αυξήθηκε περίπου κατά 30%

«Το ChatGPT μας βοηθά να μειώσουμε τον χρόνο που απαιτείται για έρευνα και προετοιμασία, ενώ παράλληλα κάνει τις συζητήσεις μας με τους πελάτες πιο ομαλές», εξηγεί ο Okada.

Το ChatGPT Enterprise έχει επίσης γίνει απαραίτητο για την ταχέως αναπτυσσόμενη επιχειρηματική δραστηριότητα ανθρώπινου δυναμικού της Zenken στο εξωτερικό. Επειδή οι περισσότεροι υπάλληλοι είναι φυσικοί ομιλητές της ιαπωνικής, η εταιρεία στο παρελθόν έπρεπε να αφιερώνει σημαντικό χρόνο και προϋπολογισμό για τη μετάφραση αγγελιών εργασίας, συμβάσεων και άλλων εγγράφων για υποψηφίους από το εξωτερικό. Ο Okada θυμάται: «Όταν χρειαζόταν να επικοινωνήσουμε σε πολλές γλώσσες, συμπεριλαμβανομένων των αγγλικών, τα συμβατικά εργαλεία μετάφρασης συχνά δεν κατάφερναν να μεταφέρουν το σωστό περιβάλλον και τις αποχρώσεις, γεγονός που δυσχέραινε αρκετά ορισμένες διεθνείς επικοινωνίες».

Μετά την υλοποίηση του ChatGPT Enterprise, η ομάδα ήταν σε θέση να μεταφράσει με ακρίβεια ένα ευρύ φάσμα εγγράφων στα Αγγλικά και σε άλλες γλώσσες. Αυτό τους επέτρεψε να μειώσουν το κόστος εξωτερικής ανάθεσης, ενώ παράλληλα να αυξήσουν σημαντικά την ταχύτητα μετάφρασης. «Ακόμη και με μια μικρότερη ομάδα, καταφέραμε να διατηρήσουμε έναν οργανισμό που συνεχίζει να προωθεί την αύξηση των εσόδων», αναφέρει ο Okada.

Οι εργαζόμενοι χρησιμοποιούν επίσης το ChatGPT σε γλώσσες πέρα από τα αγγλικά για να συλλέγουν πληροφορίες από ειδησεογραφικούς ιστότοπους, τεχνικά άρθρα και άλλες πηγές που είναι σημαντικές για την επιχείρηση. Αυτό διευκολύνει τον σχεδιασμό νέων υπηρεσιών και επιχειρηματικών πρωτοβουλιών με γνώμονα την παγκόσμια επέκταση και παρέχει σε περισσότερα άτομα στη Zenken τη δυνατότητα να συμμετέχουν άμεσα σε διασυνοριακή εργασία περισσότερο από ποτέ άλλοτε.

Το ChatGPT Enterprise αναδιαμορφώνει τον τρόπο με τον οποίο γίνεται η καθημερινή εργασία στη Zenken. Οι ομάδες χρησιμοποιούν πλέον το ChatGPT για να δημιουργούν πρώτα προσχέδια email πωλήσεων, προτάσεων, περιεχομένου μάρκετινγκ και εσωτερικών εγγράφων μέσα σε λίγα λεπτά, ενώ η συνολική παραγωγικότητα έχει περίπου διπλασιαστεί σε ολόκληρο τον οργανισμό. Εργασίες που προηγουμένως ανατίθεντο σε εξωτερικούς συνεργάτες διεκπεραιώνονται ολοένα και περισσότερο εσωτερικά, μειώνοντας το ετήσιο κόστος εξωτερικής ανάθεσης κατά περίπου 50 εκατομμύρια γιεν και βελτιώνοντας τα περιθώρια κέρδους. «Αντί να είναι δεσμευμένοι σε επαναλαμβανόμενες εργασίες, οι εργαζόμενοι σε όλη την εταιρεία έχουν πλέον περισσότερο χρόνο να εστιάσουν στην ουσία των προτάσεών τους», αναφέρει ο Okada.

Η υιοθέτηση είναι επίσης αυξημένη σε ατομικό επίπεδο. Η εβδομαδιαία ενεργή χρήση του ChatGPT Enterprise υπερβαίνει το 90% και οι εργαζόμενοι στέλνουν κατά μέσο όρο περίπου 900 μηνύματα ανά άτομο κάθε μήνα. «Έχει γίνει δεύτερη φύση για εμάς να στρεφόμαστε πρώτα στο ChatGPT», εξηγεί ο Okada. «Χρησιμοποιούμε το ChatGPT για να αναπτύξουμε μια αρχική υπόθεση και στη συνέχεια να τη συζητήσουμε με τους διευθυντές ή τους συναδέλφους μας. «Η εργασία με αυτόν τον τρόπο έχει μειώσει σημαντικά τον χρόνο που περνούν οι άνθρωποι νιώθοντας ότι έχουν κολλήσει πριν μιλήσουν με άλλους ή προχωρήσουν».

Για τη Zenken, το ChatGPT Enterprise είναι κάτι παραπάνω από απλό εργαλείο. Όπως αναφέρει ο ίδιος ο Okada, έχει γίνει ένας συνεργάτης που αλλάζει τον τρόπο με τον οποίο οι εργαζόμενοι σκέπτονται και εργάζονται. Η εταιρεία πλέον θεωρεί το ChatGPT Enterprise ως μια βασική πλατφόρμα που παρέχει υποστήριξη στα πάντα, από την καθημερινή αποδοτικότητα και τον στρατηγικό σχεδιασμό έως την ανάπτυξη ταλέντων και, τελικά, τον μετασχηματισμό σε επίπεδο εταιρείας.