Συμφωνία ταμείου σε 94% λιγότερο χρόνο με το ChatGPT Work

Ο Ted Taylor μπήκε στον χώρο της εστίασης έπειτα από 25 χρόνια σταδιοδρομίας στη βιομηχανία ημιαγωγών. Σήμερα, ως ανεξάρτητος δικαιοδόχος, διαχειρίζεται τρία εστιατόρια στο Νέο Μεξικό, καθένα από τα οποία λειτουργεί με τα εμπορικά σήματα Schlotzsky’s και Cinnabon.

Η διαχείριση εστιατορίων γρήγορης εξυπηρέτησης απαιτεί ισορροπία ανάμεσα στην εμπειρία του πελάτη και σε πολλές εργασίες που ο πελάτης δεν βλέπει ποτέ, όπως η τιμολόγηση του μενού, η στελέχωση, η συντήρηση του εξοπλισμού και η θέσπιση πολιτικών. Ο Ted χρησιμοποιεί την τεχνολογία της OpenAI για να τα διεκπεραιώνει όλα πιο γρήγορα.

Με το ChatGPT, ο Ted επιταχύνει χρονοβόρες εργασίες, όπως η έρευνα και η σύνταξη κειμένων. Χρησιμοποιεί επίσης το ChatGPT Work για να συγκεντρώνει και να αναλύει μεγάλους όγκους δεδομένων για τιμές, πωλήσεις, προβλέψεις, προγράμματα βαρδιών και προσωπικό, και να λαμβάνει προτάσεις για τα σημεία που χρειάζονται προσοχή σε κάθε εστιατόριο. Έτσι, μειώνει τον χρόνο ανατιμολόγησης κατά 95% και εξοικονομεί 4 ώρες σε κάθε κύκλο μισθοδοσίας.

Η ανατιμολόγηση των μενού γίνεται κάθε χρόνο και απαιτεί σύνθετη ανάλυση: το κόστος των συνταγών, τη δημοτικότητα των ειδών, τις τιμές των τοπικών ανταγωνιστών, το μέγεθος των μερίδων και τα διαφορετικά οικονομικά δεδομένα των παραγγελιών στο κατάστημα και των παραγγελιών για παράδοση. Ο Ted χρησιμοποιεί το ChatGPT Work για να συνδυάζει αυτούς τους παράγοντες και να λαμβάνει προτάσεις τιμολόγησης σε 1–2 ώρες αντί για 5 ημέρες.

Αρχικά, ο Ted χρησιμοποιεί το ChatGPT Work για να διερευνήσει και να καθορίσει τους στόχους και τις στρατηγικές τιμολόγησης, με βάση τις τάσεις στις τιμές των τοπικών ανταγωνιστών, το μέγεθος των μερίδων και τη συγκριτική ποιότητα του φαγητού. Στη συνέχεια, δίνει στο ChatGPT Work μια λίστα των ειδών του μενού ανά κατηγορία, με τις τρέχουσες τιμές τους για παραγγελίες στο κατάστημα και για παράδοση. Ορίζει πόσο θέλει να αυξηθεί συνολικά κάθε ομάδα τιμών και ποια είδη θα πρέπει να έχουν μεγαλύτερες ή μικρότερες αυξήσεις, βασιζόμενος κυρίως στην προηγούμενη ανάλυση του ChatGPT.

Μπορεί να κάνει την ανάλυση πιο λεπτομερή, προσθέτοντας ιστορικά στοιχεία πωλήσεων ανά είδος και τιμές προμηθευτών. Το ChatGPT Work μπορεί να χρησιμοποιήσει αυτά τα δεδομένα για να εκτιμήσει την επίδραση των αλλαγών στις τιμές στις πωλήσεις και να βελτιστοποιήσει την τιμολόγηση ανά είδος, με βάση τους στόχους για το κόστος των πωληθέντων.

Το ChatGPT Work επιστρέφει ένα υπολογιστικό φύλλο με προτεινόμενες τιμές για παραγγελίες στο κατάστημα και για παράδοση. Συνδέει μάλιστα τις αλλαγές στις τιμές με μια συνολική στρατηγική τιμολόγησης, σχεδιασμένη για καλύτερα επιχειρηματικά αποτελέσματα: διατήρηση πελατών, ελαχιστοποίηση των απότομων αυξήσεων στις τιμές και καλύτερη τοποθέτηση των πρόσθετων επιλογών.

Την πρώτη φορά που ο Ted χρησιμοποίησε το ChatGPT Work για την τιμολόγηση, έκανε την ανάλυση και χειροκίνητα. «Το ChatGPT Work έκανε μια πιο διεξοδική σύγκριση στην τοπική αγορά και με βοήθησε να αποφύγω αυξήσεις που θα έκαναν ορισμένα είδη μη ανταγωνιστικά», δήλωσε. Ο Ted άρχισε αμέσως να χρησιμοποιεί το ChatGPT για να διαμορφώνει τις αρχικές προτάσεις.

Ο Ted χρησιμοποιεί το ChatGPT Work για τη διαχείριση του κόστους προσωπικού με δύο τρόπους: παρακολουθεί την απασχόληση στα τρία εστιατόριά του και δοκιμάζει έναν καλύτερο τρόπο κατάρτισης του εβδομαδιαίου προγράμματος.

Για την ανάλυση της απασχόλησης, ο Ted έδωσε στο ChatGPT Work πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στα δεδομένα πωλήσεων και προσωπικού. Όταν εκτελεί την ανάλυση, το ChatGPT Work συγκρίνει τις προγραμματισμένες, τις προϋπολογισμένες και τις πραγματικές ώρες εργασίας με τις προβλεπόμενες και τις πραγματικές πωλήσεις. Εξετάζει επίσης τις προηγούμενες 12 εβδομάδες, ώστε να συνυπολογίζει τα καταστήματα των οποίων οι πωλήσεις είναι συστηματικά υψηλότερες ή χαμηλότερες από τις προβλέψεις. Η αναφορά που προκύπτει επισημαίνει υπερωρίες, βάρδιες που διαρκούν περισσότερο από το προγραμματισμένο και κενά στη στελέχωση, και αναδεικνύει όσα πρέπει να εξετάσει ο υπεύθυνος του καταστήματος.

Για τη δοκιμή κατάρτισης του προγράμματος, ο Ted έδωσε στο ChatGPT Work έναν κατάλογο εργαζομένων με τον ρόλο, την εκπαίδευση, τη διαθεσιμότητα και την αμοιβή κάθε ατόμου, μαζί με τις ανάγκες στελέχωσης του καταστήματος ανάλογα με το ύψος των πωλήσεων. Μαζί με την υπεύθυνη του καταστήματος, συνέκριναν το πρόγραμμα που πρότεινε το ChatGPT Work με εκείνο που θα κατάρτιζε η ίδια. Εντόπισαν κανόνες που έλειπαν σχετικά με το πότε χρειάζεται επιπλέον προσωπικό σε περιόδους αιχμής και βελτίωσαν τις οδηγίες προς το ChatGPT Work.

Το ChatGPT Work δημιουργεί πλέον ένα πλήρες πρόγραμμα για το συγκεκριμένο κατάστημα. Η υπεύθυνη το ελέγχει, κάνει προσαρμογές αν χρειάζεται και το καταχωρίζει στο σύστημα προγραμματισμού βαρδιών του εστιατορίου. Ο Ted εκτιμά ότι ο καλύτερος προγραμματισμός θα μπορούσε, σε βάθος χρόνου, να μειώσει το κόστος του ωρομίσθιου προσωπικού κατά μία έως δύο ποσοστιαίες μονάδες επί των πωλήσεων και στα τρία εστιατόρια. Αυτό θα μπορούσε να προσθέσει 50.000 έως 100.000 δολάρια ετησίως σε ελεύθερες ταμειακές ροές, διαθέσιμα για αυξήσεις αμοιβών, μπόνους, επενδύσεις στην επιχείρηση ή μεγαλύτερες διανομές κερδών.

Ο Ted χρησιμοποιεί επίσης το ChatGPT Work για καθημερινές λειτουργίες, από τη σύνταξη πολιτικών ανθρώπινου δυναμικού μέχρι τη συμφωνία ταμείου και τη διαχείριση αιτημάτων για προμήθειες και επισκευές. 

Όταν το Νέο Μεξικό άρχισε να απαιτεί από τα εστιατόρια να διαθέτουν γραπτή διαδικασία για περιστατικά με σωματικά υγρά, ο Ted χρησιμοποίησε το ChatGPT για να συντάξει ένα προσχέδιο σε περίπου 30 δευτερόλεπτα. Όταν ο Ted χρειάστηκε μια πολιτική για τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για το εγχειρίδιο εργαζομένων, το ChatGPT τον βοήθησε να συντάξει γρήγορα οδηγίες, τις οποίες μια εξωτερική εταιρεία ανθρώπινου δυναμικού έλεγξε αργότερα χωρίς να κάνει καμία αλλαγή.

Ο Ted χρησιμοποιεί το ChatGPT Work για τη μηνιαία συμφωνία ταμείου και στα τρία εστιατόριά του. Ανεβάζει τα στοιχεία συναλλαγών με μετρητά και τις τραπεζικές κινήσεις κάθε καταστήματος, και το ChatGPT Work συγκρίνει τις συναλλαγές με τις αντίστοιχες καταθέσεις. Η μηνιαία συμφωνία ταμείου χρειαζόταν παλιότερα τρεις ώρες, ενώ τώρα χρειάζεται 5–10 λεπτά. Εξοικονόμησε επίσης τέσσερις ώρες χειρωνακτικής εργασίας σε κάθε κύκλο μισθοδοσίας, χρησιμοποιώντας το ChatGPT Work για να συνοψίζει τα δεδομένα της μισθοδοσίας.

Για να βοηθήσει στην ομαλή λειτουργία των εστιατορίων, ο Ted χρησιμοποίησε επίσης το ChatGPT Work για να δημιουργήσει μια διαδικτυακή πύλη όπου οι εργαζόμενοι μπορούν να υποβάλλουν αιτήματα για προμήθειες ή επισκευές. Η πύλη τον ειδοποιεί μέσω μιας ειδικής διεύθυνσης email και παρακολουθεί την κατάσταση κάθε αιτήματος.

Ο τρόπος με τον οποίο ο Ted αξιοποιεί το ChatGPT Work μπορεί να εφαρμοστεί στην πράξη από κάθε ιδιοκτήτη μικρής επιχείρησης. Δίνει στο ChatGPT τα ίδια δεδομένα και τις κατευθυντήριες γραμμές που θα χρησιμοποιούσε ο ίδιος για να πάρει μια απόφαση και συγκρίνει το αποτέλεσμα με τον τρόπο που θα έκανε μόνος του τη δουλειά. Καθώς αποκτά μεγαλύτερη εμπιστοσύνη στα αποτελέσματα, το χρησιμοποιεί για όλο και περισσότερες εργασίες της επιχείρησης, ελέγχοντας πάντα τα αποτελέσματα πριν τα εφαρμόσει.

Για τον Ted, η αξία του ChatGPT Work δεν περιορίζεται στις ώρες που εξοικονομεί. Τώρα μπορεί να κάνει αναλύσεις που διαφορετικά ίσως παρέλειπε και να αφιερώνει περισσότερο χρόνο στους πελάτες, στους εργαζομένους και στην ανάπτυξη της επιχείρησης.