Zenken styrker et lean salgsteam med ChatGPT Enterprise

Zenken kombinerer GPT‑5, tilpassede GPT'er, billedgenerering og de nyeste OpenAI-modeller og -værktøjer for at fremskynde begge sine kerneforretninger: webmarkedsføring og den hurtigt voksende oversøiske personaleforretning. Som en af de første virksomheder i Japan, der udrullede ChatGPT Enterprise på tværs af organisationen, sætter Zenken en AI-først tilgang i praksis og ser en tydelig forretningsmæssig effekt.

I dag rapporterer Zenken:

• Mere end 90 % ugentlig aktiv brug af ChatGPT Enterprise
• Gennemsnitlige tidsbesparelser på 30 til 50% på tværs af vidensopgaver
• 5 til 15 ekstra timer pr. medarbejder hver måned, der geninvesteres i arbejde af højere værdi
• 50 millioner yen i årlige besparelser på outsourcingomkostninger sammenlignet med det foregående år

Før Zenken tog ChatGPT Enterprise i brug, var de afhængige af manuelle processer til en bred vifte af vidensopgaver. Medarbejdere brugte meget tid på forskning, opsummering, oversættelse og indholdsskabelse. Salgsteams stod også over for lange forberedelsestider til kundemøder, hvilket reducerede antallet og kvaliteten af kundesamtaler.

For at løse disse problemer besluttede Zenken at introducere AI på en struktureret og sikker måde. Yuji Okada, leder af afdelingen for virksomhedsplanlægning i administrationsafdelingen, forklarer, at da de vurderede mulige løsninger, "fokuserede de på tolv funktioner, der var nødvendige for deres virksomhed, såsom sikkerhed og avanceret support til kompleks tænkning", og han husker, at "ChatGPT Enterprise var den eneste løsning, der opfyldte alle disse betingelser". Han bemærker: "Da vi håndterer kundeoplysninger og følsomme interne oplysninger, er det absolut nødvendigt at forhindre datalækager. ChatGPT Enterprise garanterer, at vores data ikke vil blive brugt til at træne deres AI. Denne sikkerhedsfunktion gav os tillid til sikkert at håndtere fortrolige data."

Tilgængeligheden af ræsonneringsmodeller var også en afgørende grund til at vælge ChatGPT Enterprise. I Zenkens kerneforretning inden for webmarketing skal teams analysere kundernes forretningsmæssige udfordringer i dybden og foreslå strategiske løsninger. Ræsonneringsmodellen, som OpenAI frigav i 2024, giver den avancerede understøttelse til kompleks tænkning, som Zenken søgte, og har yderligere accelereret virksomhedens anvendelse af AI. Okada forklarer: "Ræsonneringsmodellen går ud over blot at levere information og understøtter beslutningstagning på ledelsesniveau inden for områder som markedsanalyse, konkurrencestrategi og evaluering af nye forretningsmuligheder."

I dag forbedrer ræsonneringsmodellen kvaliteten af strategiplanlægning og analyse på tværs af teams og bruges også til at undersøge Zenkens egne ledelsesmæssige problemstillinger og nye udfordringer fra et strategisk perspektiv. Det er blevet en vigtig drivkraft for Zenkens vækst.

ChatGPT Enterprise har især stor indflydelse på salget. Før ChatGPT Enterprise blev taget i brug, måtte salgsteamet bruge meget tid på forberedende arbejde, såsom at undersøge potentielle kunder, udarbejde tilbudsmateriale og skrive salgs-e-mails. Okada husker: "Selv før vi kunne overveje at øge antallet af kunder, vi kontaktede, brugte vores medarbejdere allerede meget tid på forberedelse. Da de skulle besvare forespørgsler og udarbejde tilbudsdokumenter, var den tid, de faktisk kunne bruge sammen med kunderne, begrænset, og nogle gange gik vi glip af muligheder. Det tog også tid at skrive hver enkelt e-mail, hvilket naturligvis begrænsede antallet af potentielle kunder, som en sælger kunne nå ud til på en enkelt dag.

Ved at implementere ChatGPT Enterprise i hele virksomheden har Zenken forbedret kvaliteten af sine salgsaktiviteter betydeligt. Nedenstående tabel sammenligner salgsprocessen før og efter ChatGPT i hver fase.

Som følge heraf har Zenken opnået klare forbedringer i salgsresultaterne:

• Forslag, der passerer den indledende gennemgang, stiger med 15 til 20 %
• Vindingsprocent for nye aftaler steget med 5 til 10 %
• Godkendelsesraten for de endelige forslag er steget med ca. 30%

"ChatGPT hjælper os med at reducere den tid, der kræves til research og forberedelse, samtidig med at det gør vores samtaler med kunderne mere smidige," forklarer Okada.

ChatGPT Enterprise er også blevet afgørende for Zenkens hurtigt voksende oversøiske personaleforretning. Da de fleste medarbejdere er japanske modersmålstalende, måtte virksomheden tidligere bruge betydelig tid og budget på at oversætte jobannoncer, kontrakter og andre dokumenter til udenlandske kandidater. Okada husker: "Når vi havde brug for at kommunikere på flere sprog, herunder engelsk, var det ofte svært at overføre den rigtige kontekst og nuance med de traditionelle oversættelsesværktøjer, hvilket gjorde international kommunikation til en stor udfordring."

Efter implementeringen af ChatGPT Enterprise kunne holdet nøjagtigt oversætte en bred vifte af dokumenter til engelsk og andre sprog. Dette gjorde det muligt for dem at reducere outsourcingomkostningerne, samtidig med at de markant øgede oversættelseshastigheden. “Selv med et mindre hold har vi været i stand til at opretholde en organisation, der fortsat driver vækst i omsætningen,” siger Okada.

Medarbejdere bruger også ChatGPT på andre sprog end engelsk til at indsamle information fra nyhedssider, tekniske artikler og andre kilder, der er vigtige for virksomheden. Dette gør det nemmere at designe nye tjenester og forretningsinitiativer med global ekspansion i tankerne og giver flere mennesker hos Zenken mulighed for at deltage direkte i grænseoverskridende arbejde end nogensinde før.

ChatGPT Enterprise ændrer, hvordan det daglige arbejde bliver udført hos Zenken. Teams bruger nu ChatGPT til at generere første udkast til salgsmails, tilbud, marketingindhold og interne dokumenter på få minutter, og den samlede produktivitet er stort set fordoblet i hele organisationen. Arbejde, der tidligere blev outsourcet, håndteres i stigende grad internt, hvilket reducerer de årlige outsourcingomkostninger med omkring 50 millioner yen og forbedrer marginerne. “I stedet for at være bundet op i gentagne opgaver, har medarbejdere på tværs af virksomheden nu mere tid til at fokusere på indholdet af deres forslag,” siger Okada

Implementering er også stærk på individuelt niveau. Den ugentlige aktive brug af ChatGPT Enterprise overstiger 90 %, og medarbejderne sender i gennemsnit ca. 900 beskeder pr. person hver måned. "Det er blevet en selvfølge for os at henvende os til ChatGPT først," forklarer Okada. “Vi bruger ChatGPT til at udvikle en indledende hypotese og derefter drøfte den med vores ledere eller kolleger. "At arbejde på denne måde har i høj grad reduceret den tid, folk bruger på at føle sig fastlåste, før de taler med andre eller kommer videre.”

For Zenken er ChatGPT Enterprise mere end blot et værktøj. Ifølge Okada er det blevet en partner, der ændrer, hvordan medarbejderne tænker og arbejder. Virksomheden ser nu ChatGPT Enterprise som en central platform, der understøtter alt fra daglig effektivitet og strategisk planlægning til talentudvikling og i sidste ende en virksomhedsomfattende transformation.