The Den frigør 10-15 timer til vækst hver uge med ChatGPT Work

The Den Family Social⁠(åbner i et nyt vindue) er en social klub i Denver, der forener værtskab, fællesskab, arbejde og leg. Her får forældre et sted, hvor de kan føle sig som sig selv, og hvor deres børn også er velkomne. Virksomheden udsprang af stifteren Chandler Lipes egne erfaringer med at blive forælder og hendes overbevisning om, at forældre fortjener indbydende, inspirerende rammer, der er skabt med deres trivsel for øje.

Da The Den gik i gang med byggeriet og forberedelserne til at åbne endnu et sted, tog Chandler ChatGPT Work i brug for at håndtere den voksende administrative arbejdsbyrde. Hendes lille team sparer nu 10-15 timer om ugen og udarbejder ansøgninger om bevillinger og tilskud på timer i stedet for dage. Det giver dem mere overskud til at skabe vækst og samtidig holde fokus på de familier, de er der for.

For at åbne det nye sted måtte teamet hos The Den omsætte viden og erfaringer fra det første sted til praksis. Ved hjælp af plugins til Gmail, Slack og Google Drive bad de ChatGPT Work om at indsamle og analysere oplysninger på tværs af virksomheden og foreslå de næste skridt.

Planlægningen er nu mere struktureret, hurtigere og lettere at gentage. Teamet kontrollerer stadig, at resultaterne fra ChatGPT Work er korrekte, og træffer selv de endelige beslutninger.

Et eksempel er The Dens anden ansøgning om alkoholbevilling. Da der pludselig blev mulighed for en tidligere høring, brugte The Den ChatGPT Work til hurtigt at samle dokumenterne, finde ud af, hvad der manglede, og konvertere filerne til de krævede formater.

The Den bruger samme arbejdsgang, når der opstår muligheder for at søge tilskud med kort frist. Det tager nu to timer at søge tilskud mod tidligere tre dage, og det giver flere muligheder for at understøtte The Dens vækst.

Lederne hos The Den bruger også ChatGPT til at tænke problemstillinger igennem og udarbejde forslag, før de tager dem op i gruppen. Chandler anslår, at det sparer hende for omkring 7 timers indledende drøftelser om ugen, så hun kan fokusere på at træffe beslutninger.

For eksempel ønskede Brooke, der er ansvarlig for aktiviteter og partnerskaber hos The Den, en mere ensartet tilgang til partnerskaber i takt med, at virksomheden voksede. Hun brugte ChatGPT som sparringspartner og delte sin viden om, hvilke partnerskaber der fungerede, hvilke der ikke gjorde, og hvorfor. Resultatet var et forslag til en partnerskabsstruktur, som ledelsesteamet kunne tage stilling til.

The Den bruger også denne tilgang til økonomiske analyser og driftsplanlægning. Den daglige leder, Maia, indsamlede økonomiske rapporter fra revisoren samt salgs- og lagerdata fra kassesystemerne. Derefter brugte hun ChatGPT til at samle oplysningerne i et overskueligt billede af virksomheden. Det gør det lettere at forudsige lagerbehov og beslutte, hvordan indkøb og systemer skal fungere på tværs af de to steder.

I takt med at klubben udvider, bruger Chandler meget tid på transport mellem de to steder og forskellige møder. Hun er begyndt at bruge ChatGPT stemme til at arbejde produktivt undervejs: Hun fortæller, hvad en mail skal indeholde, og lader ChatGPT skrive et udkast, får noteret opfølgningspunkter fra et møde eller får struktur på en idé, mens den stadig er frisk i hukommelsen. Derefter kan hun gennemgå arbejdet og sende det, når hun er klar, i stedet for at vende tilbage til skrivebordet med en voksende liste af opgaver.

The Den planlægger også at undersøge mulighederne med Codex for at bygge mere skræddersyede systemer. Det omfatter en medlemsapp til indtjekning og tilmelding til hold, bedre integration mellem kassesystemerne og Slack-notifikationer, der forbinder teamet på tværs af de to steder.

Alt dette arbejde udspringer af Chandlers oprindelige formål med The Den: at give forældre et sted, hvor de kan føle sig som sig selv, og hvor deres børn er velkomne sammen med dem.