Zenken impulsa un equip de vendes reduït amb ChatGPT Enterprise

Zenken combina GPT‑5, GPT personalitzats, generació d'imatges i els models i eines més recents d'OpenAI per accelerar els seus dos negocis principals: el màrqueting web i el negoci de recursos humans a l'estranger, que creix ràpidament. Com una de les primeres empreses del Japó a desplegar ChatGPT Enterprise a tota l'organització, Zenken està posant en pràctica un enfocament primer amb IA i està veient un impacte empresarial clar.

Avui, Zenken informa de:

• Més d'un 90% d'ús actiu setmanal de ChatGPT Enterprise
• Un estalvi mitjà de temps del 30 al 50% en tasques de treball del coneixement
• De 5 a 15 hores addicionals per empleat cada mes, reinvertides en feina de més valor
• 50 milions de iens d'estalvi anual en costos d'externalització en comparació amb l'any anterior

Abans d'adoptar ChatGPT Enterprise, Zenken depenia de processos manuals per a una àmplia gamma de tasques de coneixement. Els empleats dedicaven molt de temps a la recerca, el resum, la traducció i la creació de contingut. Els equips de vendes també afrontaven llargs temps de preparació per a les reunions amb clients, fet que reduïa la quantitat i la qualitat de les converses amb els clients.

Per abordar aquests problemes, Zenken va decidir introduir la IA d'una manera estructurada i segura. Yuji Okada, gerent del Departament de Planificació Corporativa de la Divisió d'Administració, explica que quan van avaluar possibles solucions, «ens vam centrar en dotze capacitats necessàries per al nostre negoci, com ara la seguretat i el suport avançat al pensament complex», i recorda que «ChatGPT Enterprise era l'única solució que complia totes aquestes condicions». Assenyala: «Com que tractem informació de clients i informació interna sensible, evitar les fuites de dades és innegociable. ChatGPT Enterprise garanteix que les nostres dades no s'utilitzaran per entrenar la seva IA. Aquesta funció de seguretat ens va donar la confiança per gestionar dades confidencials amb seguretat.»

La disponibilitat de models de raonament també va ser un motiu decisiu per triar ChatGPT Enterprise. En el negoci principal de màrqueting web de Zenken, els equips han d'analitzar en profunditat els reptes empresarials dels clients i proposar solucions estratègiques. El model de raonament llançat per OpenAI el 2024 ofereix el suport avançat al pensament complex que Zenken buscava i ha accelerat encara més l'ús de la IA a l'empresa. Okada explica: «El model de raonament va més enllà de proporcionar informació i dona suport a la presa de decisions a nivell directiu en àrees com l'anàlisi de mercat, l'estratègia competitiva i l'avaluació de noves oportunitats de negoci.»

Avui, el model de raonament millora la qualitat de la planificació estratègica i l'anàlisi entre equips, i també s'utilitza per examinar els propis problemes de gestió i els nous reptes de Zenken des d'una perspectiva estratègica. S'ha convertit en un motor clau del creixement empresarial de Zenken.

L'impacte de ChatGPT Enterprise és especialment visible a vendes. Abans d'utilitzar ChatGPT Enterprise, l'equip de vendes havia de dedicar molt de temps a tasques de preparació com investigar clients potencials, crear materials de proposta i redactar correus electrònics comercials. Okada recorda: «Fins i tot abans de poder pensar a augmentar el nombre de clients als quals ens adreçàvem, la nostra gent ja perdia molt de temps en la preparació. Com que havien de respondre consultes i crear documents de proposta, el temps que realment podien passar amb els clients era limitat, i de vegades perdíem oportunitats.» Redactar cada correu també requeria temps, cosa que creava un límit natural sobre quants clients potencials podia contactar un comercial en un sol dia.

En desplegar ChatGPT Enterprise a tota l'empresa, Zenken ha millorat significativament la qualitat de les seves activitats de vendes. La taula següent compara el procés de vendes abans i després de ChatGPT en cada fase.

Com a resultat, Zenken ha vist millores clares en el rendiment de vendes:

• Les propostes que superen la revisió inicial han augmentat entre un 15 i un 20%
• La taxa d'èxit de nous acords ha augmentat entre un 5 i un 10%
• La taxa d'aprovació de les propostes finals ha augmentat aproximadament un 30%

«ChatGPT ens ajuda a reduir el temps necessari per a la recerca i la preparació, alhora que fa que les nostres converses amb els clients siguin més fluides», explica Okada.

ChatGPT Enterprise també s'ha convertit en essencial per al negoci de recursos humans a l'estranger de Zenken, que creix ràpidament. Com que la majoria dels empleats tenen el japonès com a llengua materna, l'empresa abans havia de dedicar temps i pressupost significatius a traduir ofertes de feina, contractes i altres documents per a candidats internacionals. Okada recorda: «Quan havíem de comunicar-nos en diversos idiomes, inclòs l'anglès, les eines de traducció convencionals sovint no transmetien el context i el matís adequats, cosa que feia que algunes comunicacions internacionals fossin força difícils.»

Després d'implementar ChatGPT Enterprise, l'equip va poder traduir amb precisió una àmplia gamma de documents a l'anglès i a altres idiomes. Això els va permetre reduir els costos d'externalització mentre augmentaven significativament la velocitat de traducció. «Fins i tot amb un equip més petit, hem pogut mantenir una organització que continua impulsant el creixement dels ingressos», diu Okada.

Els empleats també utilitzen ChatGPT en idiomes més enllà de l'anglès per recopilar informació de llocs de notícies, articles tècnics i altres fonts importants per al negoci. Això facilita el disseny de nous serveis i iniciatives empresarials pensant en l'expansió global i permet que més persones de Zenken participin directament en el treball transfronterer que mai.

ChatGPT Enterprise està transformant com es fa la feina del dia a dia a Zenken. Ara els equips utilitzen ChatGPT per generar en minuts primers esborranys de correus de vendes, propostes, contingut de màrqueting i documents interns, i la productivitat general gairebé s'ha duplicat a tota l'organització. La feina que abans s'externalitzava cada cop es gestiona més internament, fet que redueix els costos anuals d'externalització en uns 50 milions de iens i millora els marges. «En lloc d'estar atrapats en tasques repetitives, els empleats de tota l'empresa ara tenen més temps per centrar-se en el contingut substancial de les seves propostes», diu Okada.

L'adopció també és forta a nivell individual. L'ús actiu setmanal de ChatGPT Enterprise supera el 90%, i els empleats envien una mitjana d'uns 900 missatges per persona cada mes. «S'ha convertit en una segona naturalesa per a nosaltres recórrer primer a ChatGPT», explica Okada. «Utilitzem ChatGPT per desenvolupar una hipòtesi inicial i després la discutim amb els nostres responsables o companys. Treballar d'aquesta manera ha reduït molt el temps que la gent passa encallada abans de parlar amb altres persones o avançar.»

Per a Zenken, ChatGPT Enterprise és més que una eina. En paraules d'Okada, s'ha convertit en un soci que està canviant com pensen i treballen els empleats. Ara l'empresa veu ChatGPT Enterprise com una plataforma central que dona suport a tot, des de l'eficiència del dia a dia i la planificació estratègica fins al desenvolupament del talent i, en última instància, la transformació de tota l'empresa.