Conciliació de caixa en un 94 % menys de temps amb ChatGPT Work

Ted Taylor va entrar al sector de la restauració després de 25 anys de carrera en la indústria dels semiconductors. Avui és un franquiciat independent que gestiona tres restaurants a Nou Mèxic, cadascun amb les marques Schlotzsky’s i Cinnabon.

Gestionar restaurants de menjar ràpid implica compaginar l'experiència del client amb moltes tasques que aquest no veu mai, com ara fixar els preus de la carta, gestionar el personal, mantenir els equips i establir polítiques internes. Ted fa servir la tecnologia d'OpenAI per fer tot això més de pressa.

Amb ChatGPT, Ted agilitza tasques que requereixen molt de temps, com ara la recerca i la redacció. A més, fa servir ChatGPT Work per recopilar i analitzar grans volums de dades sobre preus, vendes, previsions, horaris i personal, i obtenir recomanacions sobre els aspectes que cal atendre a cada restaurant. Així ha reduït un 95 % el temps de revisió de preus i ha estalviat 4 hores en cada procés de nòmines.

La revisió dels preus de la carta és una tasca anual que requereix una anàlisi complexa del cost de les receptes, la popularitat dels productes, els preus de la competència local, la mida de les racions i les diferències econòmiques entre les comandes al local i les de repartiment a domicili. Ted fa servir ChatGPT Work per combinar aquests factors i obtenir recomanacions de preus en 1 o 2 hores en lloc de 5 dies.

Primer, Ted utilitza ChatGPT Work per investigar i definir els seus objectius i estratègies de preus a partir de les tendències de preus de la competència local, la mida de les racions i la qualitat comparativa del menjar. Després proporciona a ChatGPT Work una llista dels productes de la carta agrupats per categories, amb els preus actuals al local i a domicili. Hi especifica quant vol apujar globalment cada grup de preus i quins productes haurien de tenir increments més grans o més petits, basant-se sobretot en l'anàlisi prèvia de ChatGPT.

Pot aprofundir en l'anàlisi afegint-hi l'historial de vendes de cada producte i els preus dels proveïdors. ChatGPT Work pot fer servir aquestes dades per estimar l'impacte dels canvis de preu en les vendes i optimitzar el preu de cada producte segons els objectius de cost de la mercaderia.

ChatGPT Work genera un full de càlcul amb els preus recomanats al local i a domicili. Fins i tot relaciona els canvis de preu amb una estratègia global pensada per millorar els resultats del negoci: fidelitzar els clients, minimitzar l'impacte de les pujades brusques i posicionar millor els complements.

La primera vegada que Ted va fer servir ChatGPT Work per fixar preus, també va fer l'anàlisi manualment. "ChatGPT Work va fer una comparació local més aprofundida i em va ajudar a evitar pujades que haurien fet que alguns productes deixessin de ser competitius", va explicar. Ted va passar de seguida a fer servir ChatGPT per elaborar les recomanacions inicials.

Ted fa servir ChatGPT Work per gestionar els costos de personal de dues maneres: revisant-ne l'evolució als tres restaurants i provant una manera millor de planificar els torns setmanals.

Per analitzar les dades de personal, Ted va donar a ChatGPT Work accés de només lectura a les seves dades de vendes i de personal. Quan executa l'anàlisi, ChatGPT Work compara les hores planificades, pressupostades i reals amb les vendes previstes i reals. També revisa les 12 setmanes anteriors per tenir en compte els locals que habitualment queden per sobre o per sota de les previsions de vendes. L'informe resultant assenyala les hores extres, els torns que s'allarguen més del previst i les franges amb manca de personal, i destaca els punts que hauria de revisar el responsable.

Per provar la planificació de torns, Ted va proporcionar a ChatGPT Work una llista d'empleats amb la funció, la formació, la disponibilitat i el sou de cadascun, juntament amb les necessitats de personal del local segons el nivell de vendes. Ell i la responsable van comparar els torns proposats per ChatGPT Work amb els que ella hauria planificat, van detectar que faltaven regles sobre quan reforçar el personal en els períodes de més activitat i van ajustar les instruccions per a ChatGPT Work.

Ara ChatGPT Work genera la planificació completa de torns d'aquest local. La responsable la revisa, hi fa ajustos si cal i la introdueix al sistema de planificació de torns del restaurant. Ted calcula que una millor planificació podria arribar a reduir entre un i dos punts percentuals el pes dels costos del personal per hores sobre les vendes del conjunt dels tres restaurants. Això podria generar entre 50.000 i 100.000 $ addicionals de flux de caixa lliure anual, que es podrien destinar a augments de sou, primes, inversions en el negoci o més repartiment de beneficis.

Ted també fa servir ChatGPT Work per a les operacions del dia a dia, des de desenvolupar polítiques de recursos humans fins a conciliar la caixa i gestionar sol·licituds de subministraments i reparacions. 

Quan Nou Mèxic va començar a exigir als restaurants un procediment escrit per als incidents amb fluids corporals, Ted va fer servir ChatGPT per redactar-ne un esborrany en uns 30 segons. Quan Ted va necessitar una política d'ús de les xarxes socials per al manual del personal, ChatGPT el va ajudar a redactar ràpidament unes directrius que una empresa externa de recursos humans va revisar després sense fer-hi cap canvi.

Ted fa servir ChatGPT Work per conciliar mensualment la caixa dels tres restaurants. Hi puja les dades de les operacions en efectiu i els registres bancaris de cada local, i ChatGPT Work compara les operacions amb els ingressos bancaris corresponents. La conciliació mensual abans requeria tres hores, i ara es fa en 5-10 minuts. També ha estalviat quatre hores de feina manual en cada cicle de nòmines fent servir ChatGPT Work per resumir les dades necessàries per calcular-les.

Per contribuir al bon funcionament dels restaurants, Ted també va fer servir ChatGPT Work per crear un portal web on els empleats poden sol·licitar subministraments o reparacions. El portal li envia notificacions a través d'una adreça electrònica específica i fa el seguiment de l'estat de cada sol·licitud.

La manera com Ted utilitza ChatGPT Work és pràctica per a qualsevol propietari d'un petit negoci. Proporciona a ChatGPT les mateixes dades i directrius que faria servir per prendre una decisió i compara el resultat amb la manera com faria la feina ell mateix. A mesura que guanya confiança en els resultats, n'amplia l'ús a més tasques del negoci, sempre revisant els resultats abans de posar-los en pràctica.

Per a Ted, el valor de ChatGPT Work va més enllà de les hores estalviades. Ara pot fer anàlisis que potser abans hauria deixat de banda i dedicar més temps als clients, als empleats i a fer créixer el negoci.