Polimill crea la infraestructura pública d'IA del futur al Japó

Polimill va començar amb Surfvote, una plataforma on la ciutadania pot intercanviar opinions sobre política i societat. En treballar amb governs locals, l'empresa va detectar un problema estructural: els equips del sector públic estaven absorbits per les operacions diàries i tenien poc temps per incorporar la veu de la ciutadania a les polítiques públiques.

Per ampliar la participació ciutadana, Polimill primer havia de millorar l'eficiència del funcionament de l'Administració. L'empresa va començar a crear una plataforma d'IA generativa per als fluxos de treball del sector públic i va llançar QommonsAI l'octubre del 2024. Avui, QommonsAI ofereix IA especialitzada en àmbits com les respostes a les assemblees, els serveis públics, el benestar social i la cerca jurídica. Actualment, l'utilitzen uns 1.050 municipis i uns 550.000 empleats públics de tot el Japó. Desenvolupat amb tecnologia d'OpenAI, QommonsAI està evolucionant més enllà d'una eina de productivitat per al personal per convertir-se en allò que Polimill considera un sistema operatiu públic per a la gestió municipal al Japó.

Un dels principals obstacles per introduir la IA generativa a l'Administració era la fragmentació de les dades. Cada municipi té els seus propis fluxos de treball i formats de documents, i els registres històrics estan dispersos. Per exemple, preparar respostes per a una assemblea pot exigir revisar manualment anys d'actes per garantir que siguin coherents amb la política de la prefectura. Ni tan sols el model d'IA més avançat pot aportar informació útil si les dades subjacents no estan organitzades.

Polimill va recopilar i normalitzar actes d'assemblees de tot el Japó i després va utilitzar IA per afegir-hi metadades i crear una base de cerca d'alta precisió que funciona entre municipis i períodes diferents.

L'empresa va ampliar aquesta estructura més enllà de les assemblees per incloure el benestar social, la legislació i altres àmbits administratius. En reunir dades especialitzades i IA en una única plataforma i permetre cercar-les mitjançant una interfície comuna, QommonsAI transforma la informació administrativa dispersa en coneixement aplicable a la feina diària. Aquesta estructura sustenta la visió de Polimill de convertir QommonsAI en una plataforma compartida per a l'Administració.

Els models GPT d'OpenAI són essencials per a QommonsAI. En el sector públic, la gestió de la informació i la preparació per a auditories són fonamentals. QommonsAI inclou controls operatius que permeten als administradors revisar l'historial d'ús de les funcions i limitar els models disponibles d'acord amb la política de l'organització.

Alhora, Masahiro Wakabayashi, CAIO de Polimill, assenyala l'àmplia capacitat i la familiaritat dels models GPT com els principals motius per adoptar-los. El gran reconeixement de ChatGPT és important quan els empleats públics han d'utilitzar una eina nova després del seu desplegament. Encara que no coneguin els termes tècnics ni els noms d'altres models, saber que el sistema es basa en la tecnologia àmpliament utilitzada de ChatGPT redueix la barrera inicial per adoptar-lo.

Segons Polimill, els models GPT són l'opció més seleccionada per a la feina diària en la funció de conversa general de QommonsAI. Des de llegir fitxers fins a facilitar el diàleg diari, la capacitat de GPT de respondre de manera fiable a una àmplia varietat de peticions laborals amb un únic model ajuda QommonsAI a consolidar-se sobre el terreny.

La tecnologia d'OpenAI també ha transformat el procés de desenvolupament de Polimill. L'empresa va adoptar Codex en tot el flux de treball, des de la definició de requisits fins a la comprovació de la coherència amb el codi existent a GitHub, passant per la implementació i les proves. Els enginyers poden centrar-se a revisar els plans generats per la IA i prendre decisions d'alt nivell, mentre que la IA executa de manera autònoma una part més gran de la implementació.

Gràcies a la velocitat de programació de la IA i al treball continu en segon pla, el desenvolupament es va accelerar entre 3 i 5 vegades respecte dels nivells anteriors. Wakabayashi afirma que el cicle de validació —crear prototips, mostrar-los als equips municipals i recollir-ne els comentaris— s'ha accelerat enormement.

El suport pràctic d'OpenAI ha accelerat encara més aquesta tasca. La col·laboració inclou compartir pràctiques recomanades d'exemples internacionals avançats, proporcionar informació adaptada a Polimill i ajudar a dissenyar el mateix procés de desenvolupament, incloent-hi quins passos ha de gestionar la IA i en quins cal que les persones revisin la feina i n'assumeixin la responsabilitat.

A mesura que evolucionen els models i les seves capacitats, també canvien constantment les pràctiques de desenvolupament assistit per IA. Per a les empreses és difícil seguir individualment els exemples internacionals avançats i incorporar-los als seus propis equips d'enginyeria. Wakabayashi considera que la possibilitat de continuar aprenent d'OpenAI i aplicar aquests coneixements dins de Polimill és tan valuosa com el rendiment de l'API.

Amb la tecnologia d'OpenAI com a element central, Polimill ha continuat ampliant QommonsAI per convertir-lo en una plataforma de gestió municipal. Entre els principals resultats d'adopció i ús hi ha els següents:

• Uns 1.050 municipis i uns 550.000 empleats públics de tot el Japó utilitzen QommonsAI.
• Polimill va crear una infraestructura que unifica les actes d'assemblees i la informació administrativa dispersa per tot el Japó i permet cercar-les entre organitzacions.
• Codex i el suport pràctic d'OpenAI van accelerar els cicles de validació i implementació i van multiplicar la velocitat de desenvolupament entre 3 i 5 vegades.
• El raonament avançat dels models GPT va ajudar els empleats amb menys experiència a utilitzar la IA i la informació administrativa acumulada per redactar propostes de polítiques d'una qualitat propera a les dels funcionaris veterans.

El valor de QommonsAI va més enllà d'agilitzar la cerca d'informació. En la validació de Polimill, els empleats amb menys experiència van utilitzar la IA i la informació administrativa acumulada per redactar propostes de polítiques, que van rebre valoracions properes a les propostes dels funcionaris experimentats.

Alhora, les propostes dels funcionaris experimentats van continuar rebent les valoracions més altes. Polimill considera que la diferència provenia del coneixement tàcit: criteris pràctics que no consten als manuals, com els procediments necessaris per fer realitat una proposta de política o les preocupacions que pot tenir la població.

Polimill preveu registrar com els funcionaris veterans indiquen a la IA què ha d'investigar i com revisen els resultats, per convertir criteris que fins ara no s'havien documentat en coneixement organitzatiu. L'objectiu no és substituir els empleats qualificats amb IA, sinó potenciar-ne les capacitats i transmetre els seus coneixements pràctics a la generació següent. QommonsAI pot esdevenir la base per al tipus de transferència de coneixement que Polimill preveu per a l'Administració.

A la tardor del 2026, Polimill preveu desplegar plenament Qommons ONE, una botiga on empreses externes podran oferir aplicacions per als municipis. Al centre hi haurà un superagent que reunirà diversos sistemes d'IA especialitzats i aplicacions del sector privat. Els usuaris podran indicar un objectiu i el sistema recorrerà a la IA o les aplicacions necessàries per generar resultats pràctics, des d'investigacions fins a presentacions.

Per fer realitat aquesta visió, Polimill considera que les àmplies capacitats d'entrada i sortida dels models GPT i l'experiència acumulada d'OpenAI en el desenvolupament d'agents són fonaments importants. OpenAI també dona suport al desenvolupament mitjançant validacions tècniques i exemples específics. A mesura que els models i els mètodes de desenvolupament continuen evolucionant, Wakabayashi considera molt valuós col·laborar estretament amb OpenAI per incorporar a Polimill els coneixements més recents.

En incorporar ràpidament aquests coneixements al desenvolupament, Polimill pot continuar fent evolucionar Qommons ONE. La seva ambició va més enllà de l'eficiència administrativa. El temps que allibera la IA pot permetre als empleats públics escoltar més atentament la ciutadania i donar-li suport. Aquest sistema operatiu públic és el futur de l'Administració que Polimill treballa per fer realitat.

La feina de Polimill tot just comença en el camí cap a una infraestructura pública de nova generació on governs, empreses i ciutadania es connectin mitjançant la IA.