Heimstaden transforma la gestió d'habitatges amb IA

Fa cent anys, gestionar un edifici residencial volia dir trobar llogaters, cobrar els lloguers i mantenir els immobles en bon estat. Avui, aquests fonaments continuen sent sorprenentment semblants. El que està canviant és com es fa aquesta feina.

Per a l'empresa europea de gestió immobiliària residencial Heimstaden⁠(s'obre en una finestra nova), això representa una oportunitat: i si la IA pogués canviar de soca-rel la manera de gestionar milers d'habitatges?

El juny de 2025, la direcció de Heimstaden va decidir accelerar la seva aposta per la IA. Després d'avaluar diverses plataformes, l'empresa va triar OpenAI. L'objectiu era doble: donar més capacitat d'acció als empleats i replantejar els processos essencials del negoci.

L'aspiració és avançar cap a edificis amb una gestió cada cop més autònoma, on la IA pugui ajudar a anticipar necessitats, coordinar la feina i facilitar la presa de decisions al llarg del cicle de vida dels immobles. "La finalitat dels nostres edificis no ha canviat", afirma Helge Krogsbøl, codirector executiu de Heimstaden. "Oferim llars a les persones. Però la manera de gestionar-les continua canviant a mesura que qüestionem les convencions i adoptem noves tecnologies."

Pensem en què passa quan un habitatge queda buit.

Tradicionalment, tornar-lo a posar al mercat implica valorar-ne el preu de lloguer, organitzar una sessió fotogràfica, crear anuncis i respondre a la demanda del mercat. Cada etapa requereix temps, coordinació i la intervenció d'especialistes. També és un repte d'informació: cal saber què tenim, què ofereix la competència i què vol el client.

Ara la IA ajuda en tots els passos clau d'aquest procés:

• Fixació de preus: Anàlisis i recomanacions basades en eines creades a Llocs de ChatGPT

• Publicitat: Retoc d'imatges i descripcions de pisos fets amb IA

• Revisió d'anuncis: Un agent revisa tots els anuncis publicats per comprovar que compleixin els estàndards de qualitat de Heimstaden

• Informació del mercat: La informació sobre la resposta del mercat generada per la IA ajuda els equips de lloguer a prendre mesures correctores que fan que els preus siguin cada cop més dinàmics

Els empleats continuen sent responsables de revisar i aprovar les decisions. Però la feina que envolta aquestes decisions està canviant.

Als Països Baixos, el cost de produir una imatge d'un habitatge decorat virtualment ha passat d'uns 50 € a menys de 0,10 €, cosa que suposa una reducció de més del 99 %. Heimstaden estima un estalvi potencial de 130.000 € anuals només en aquest mercat.

L'impacte va més enllà d'abaratir els anuncis. Aplicant la IA a tot el procés de lloguer, Heimstaden està creant una manera més àgil de posar habitatges al mercat.

"La nostra estratègia d'IA es basa en tres pilars", explica Nikolaj Brammer, director digital de Heimstaden. "Primer, donem als empleats formació i accés a les eines adequades perquè puguin fer més. Segon, disposem d'una oficina central de transformació i d'una xarxa d'impulsors de la IA per promoure iniciatives d'IA de més abast. Tercer, reforcem els fonaments preparant els nostres sistemes de gestió immobiliària i models de dades per a la IA."

El lloguer posa en pràctica els tres pilars: les eines i la formació permeten als companys crear imatges amb decoració virtual i anuncis; el nostre equip central coordina millores en la fixació de preus, la publicitat, la revisió d'anuncis i la informació sobre la resposta del mercat; i estem fent accessibles les dades dels immobles a les eines d'IA que ajuden a fixar preus i crear anuncis.

Alguns dels canvis més significatius s'estan produint lluny dels equips tradicionals d'enginyeria de programari.

Heimstaden necessitava avaluar els riscos ambientals de tota la seva cartera immobiliària. La informació existia, però estava dispersa en diverses fonts públiques, formats i conjunts de dades. Convertir-la en una avaluació útil hauria requerit molta feina manual i nombrosos recursos tècnics.

Julia Erlandsen, analista de sostenibilitat ambiental de Heimstaden sense experiència en desenvolupament de programari, va utilitzar Codex per trobar una altra manera d'abordar-ho.

Codex va ajudar a localitzar, netejar i estandarditzar les dades, a comprovar-ne la qualitat i a desenvolupar fluxos de processament repetibles. Julia va mantenir el control de la metodologia i la validació.

El resultat: 20.112 actius avaluats, més de sis milions de files de dades útils generades i una reducció dels recursos estimats per completar el projecte, de cinc persones treballant durant un any a dues persones durant dos mesos.

Heimstaden també va evitar contractar consultors externs que, altrament, haurien estat necessaris per resoldre el problema.

El que va començar com un projecte analític complex s'està convertint en una capacitat reutilitzable que facilita les avaluacions de riscos climàtics, el compliment dels requisits d'informació i la presa de decisions dels inversors.

L'adopció de la IA a Heimstaden se centra en les tasques en què els empleats necessiten ajuda. Després de la implantació de ChatGPT Enterprise el setembre de 2025, al cap de dos o tres mesos ja l'utilitzava la meitat dels empleats. Una oficina central de transformació amb IA manté un repositori de casos d'ús perquè els companys puguin aprendre d'exemples de tota l'empresa.

Els empleats utilitzen eines autoritzades seguint les normes de seguretat de les dades. Continuen sent responsables de revisar el contingut generat per la IA abans d'enviar-lo i d'aprovar les decisions.

L'adopció també arriba als responsables del manteniment dels immobles, inclosos alguns que inicialment es mostraven escèptics. A Noruega, un responsable de manteniment va utilitzar ChatGPT per avaluar un pis descuidat i redactar un pla de reforma amb prioritats, convertint les seves observacions en un pla estructurat que podia revisar i perfeccionar.

Heimstaden ja es prepara per a la propera etapa: una IA capaç de treballar amb diversos sistemes i coordinar processos de múltiples passos.

La seva plataforma d'intel·ligència de compres, que s'està desplegant actualment, combina l'automatització de fluxos de treball amb models d'OpenAI als quals s'accedeix mitjançant API. Dissenyada per treballar amb Outlook, SharePoint i Teams, facilita l'anàlisi de contractes, la preparació de negociacions i la gestió del cicle de vida dels contractes, mentre que els empleats mantenen la responsabilitat de les decisions comercials i les aprovacions.

A més llarg termini, l'aspiració és transformar-ne els fonaments.

Heimstaden participa en el desenvolupament d'Amplio Estate, un sistema modern de gestió immobiliària dissenyat per facilitar fluxos de treball amb IA mitjançant MCP. L'objectiu és que els empleats puguin utilitzar eines d'IA, com ChatGPT, per consultar informació dels immobles i executar accions en els sistemes centrals de l'empresa, amb una supervisió humana adequada.

Així és com Heimstaden comença a convertir la idea d'edificis que es gestionen sols en un full de ruta tecnològic concret.

• Reducció de més del 99 % dels costos de producció d'imatges als Països Baixos.

• 20.112 actius immobiliaris avaluats amb Codex, amb una reducció dels recursos estimats per completar el projecte, de cinc persones durant un any a dues persones durant dos mesos.

• Adopció entre el 50 % dels empleats en 2–3 mesos des del desplegament.

• Centreu-vos en les persones: Els colls d'ampolla són l'adopció i la imaginació, no pas la tecnologia

• Trobeu els vostres impulsors del canvi: Els millors resultats venen dels companys que promouen el canvi a escala local

• Feu que el procés funcioni: La IA no arreglarà un procés que no funciona, però pot ampliar enormement l'abast d'un de ben dissenyat.

La visió de Heimstaden no és la d'edificis sense persones, sinó la d'immobles amb el suport de sistemes cada cop més intel·ligents que ajudaran els empleats a prendre millors decisions i a resoldre més qüestions dels clients.

Els edificis continuaran sent, en essència, el que sempre han estat: llars i un sostre per a les persones. La manera de gestionar-los ha canviat per sempre.