Com Gilbert + Tobin governa i amplia la IA amb OpenAI

Gilbert + Tobin és un dels principals despatxos d'advocats corporatius d'Austràlia, reconegut per la seva activitat en mercats de capitals, fusions i adquisicions, litigis i tecnologia. La pràctica del despatx depèn del coneixement especialitzat, d'un criteri rigorós i de la gestió segura d'informació sensible.

Quan la IA generativa va començar a transformar el treball del coneixement, Gilbert + Tobin hi va veure una oportunitat: no pas per canviar la manera de prestar assessorament jurídic, sinó per elevar el nivell de la feina operativa que el sustenta. El despatx es va proposar oferir a tots els equips d'operacions eines més potents per a la recerca, la redacció i l'anàlisi, tot preservant la governança i la responsabilitat professional que esperen els clients.

ChatGPT Enterprise es va introduir primer als equips d'operacions, on es podien provar casos d'ús pràctics en un entorn controlat. A partir d'aquí, l'adopció es va estendre al màrqueting, el desenvolupament de negoci, la selecció de personal, les finances, la tecnologia, la transformació empresarial i algunes àrees de la pràctica jurídica. En tot moment, l'atenció s'ha centrat en el funcionament del despatx, no pas a substituir el criteri professional que constitueix el nucli dels seus serveis jurídics.

Amb Codex, el despatx va encara més enllà: passa d'una IA que ajuda les persones en tasques concretes a una IA que completa passos definits dins de fluxos de treball més amplis.

El suport visible de la direcció va contribuir a fer que l'adopció de la IA fos rellevant i legítima a tot el despatx. El conseller delegat, Sam Nickless, va presentar ChatGPT al personal amb exemples de la seva pròpia feina. El seu missatge, "Fer servir la IA no és fer trampes", la presentava com una eina més perquè el personal apliqués el seu criteri, i no com una drecera inadequada. Altres alts directius es van convertir en usuaris actius i van compartir exemples amb els seus equips.

Gilbert + Tobin va complementar aquest suport de la direcció amb formació específica per a cada funció. En lloc de confiar en una formació genèrica, l'equip de transformació empresarial va participar en reunions dels diferents equips per mostrar fluxos de treball adaptats al màrqueting, les finances, la selecció, les operacions i altres funcions. Vídeos interns, demostracions, reptes i històries de casos d'ús van ajudar el personal a mantenir-se al dia a mesura que ChatGPT incorporava noves capacitats.

El despatx no va imposar objectius d'ús. Es va centrar a mostrar al personal què podia fer la tecnologia, mantenint alhora la responsabilitat humana sobre el resultat. Al juny de 2026, el 87 % de les llicències habilitades estaven actives, més del doble de la taxa d'adopció que Gilbert + Tobin sol registrar amb altres eines. Entre els usuaris actius hi havia socis i personal de fora de l'àrea de tecnologia.

Gilbert + Tobin gestiona informació confidencial de clients i del negoci, inclosa informació subjecta a diferents requisits dels clients. El desplegament de la IA es va basar en directrius clares sobre les tasques aprovades, la informació que podia introduir el personal i la manera de revisar els resultats. El despatx també va avaluar les proteccions contractuals, l'accés basat en rols, els requisits de tractament de dades i els controls administratius.

El pas a un entorn d'OpenAI amb ubicació de les dades a Austràlia va donar a Gilbert + Tobin més confiança per ampliar l'accés, alhora que complia els requisits interns i les expectatives dels clients.

ChatGPT ja dona suport a diverses funcions empresarials. Va reduir una tasca de recerca de selecció i extracció de dades d'unes quatre hores a uns 20 minuts. Un altre flux de treball de processament de referències estalvia uns 25 minuts per candidat i ajuda un equip que gestiona un volum elevat de selecció.

Els equips de màrqueting i desenvolupament de negoci utilitzen ChatGPT per sintetitzar materials de propostes anteriors i adaptar les respostes a noves oportunitats. El despatx elabora entre 400 i 500 propostes cada any, i ChatGPT ajuda els equips a preparar contingut més ràpidament, alhora que en millora la qualitat i l'adequació als criteris de redacció del despatx. Els equips també utilitzen la recerca profunda per elaborar informes sectorials i definir estratègies de sector, clients i desenvolupament de negoci.

Els equips de finances utilitzen ChatGPT per treballar amb fulls de càlcul i analitzar dades. Els equips de tecnologia l'apliquen a documentació, scripts, materials de formació i orientacions internes. Els advocats que utilitzen ChatGPT hi recorren per a la vessant operativa de la seva feina, mentre que els nostres fluxos de treball jurídics específics es duen a terme en plataformes aprovades, com ara Harvey, basada en IA. En tots aquests casos d'ús, les persones continuen sent responsables de delimitar la tasca, comprovar els resultats, aplicar el criteri professional i aprovar el lliurable final.

Un cas d'ús distintiu de ChatGPT és un GPT personalitzat que ajuda els directius a posar les idees a prova abans d'ocupar el temps del conseller delegat. Creat a partir d'exemples aprovats dels textos, les prioritats, la trajectòria professional, els comentaris i el context empresarial de Nickless, actua com un "bessó digital" del conseller delegat sense prendre decisions en nom seu ni parlar per ell.

Codex ha ajudat Gilbert + Tobin a completar treballs operatius definits i de diversos passos sota supervisió humana. Per exemple, va preparar informes d'auditoria de 300 entitats i va estalviar un dia sencer de feina manual en el conjunt del flux de treball. Codex també va comprovar i canviar el nom de 1.100 fitxers per carregar-los en un altre sistema, substituint una feina que abans hauria trigat dies.

Aquests exemples mostren com el despatx aplica Codex a tasques irregulars o difícils de justificar d'automatitzar mitjançant processos convencionals i repetibles. L'equip de transformació empresarial també ha utilitzat Codex per convertir uns requisits i una especificació existent en una aplicació funcional en Python.

Gilbert + Tobin va utilitzar Codex per ajudar a crear un flux de treball amb IA per a determinades comprovacions de conflictes, blanqueig de capitals, persones amb responsabilitat política i coneixement del client. Completa els passos de recerca i processament i, després, genera un informe perquè una persona el revisi i l'aprovi. Determinades comprovacions que abans requerien fins a vuit hores ara es poden completar en minuts.

Dins de l'àrea de tecnologia, un membre de l'equip de DevOps va utilitzar Codex per crear una "torre de vigilància" de monitoratge per a l'entorn AWS del despatx. Consolida els senyals operatius, facilita el diagnòstic i les mesures correctores, i deriva les incidències que requereixen atenció humana.

Gilbert + Tobin té previst ampliar l'accés a ChatGPT Work i Codex a mesura que implanti els controls necessaris per a un ús més generalitzat. A llarg termini, el despatx aspira a crear un entorn de treball interconnectat on el personal pugui recórrer a ChatGPT per accedir a context organitzatiu aprovat, executar tasques operatives i obtenir lliurables acabats sense haver de passar manualment d'un sistema a un altre.