Uz ChatGPT Work 94% manje vremena za usklađivanje gotovine

Ted Taylor počeo se baviti ugostiteljstvom nakon 25-godišnje karijere u industriji poluprovodnika. Danas je nezavisni vlasnik franšize koji vodi tri restorana u Novom Meksiku, a svaki posluje pod oba brenda: Schlotzsky’s i Cinnabon.

Vođenje restorana brze usluge znači istovremeno brinuti o iskustvu gostiju i brojnim poslovima koje gosti nikad ne vide, poput određivanja cijena na jelovniku, organizacije osoblja, održavanja opreme i internih pravila. Ted koristi tehnologiju kompanije OpenAI kako bi sve to obavio brže.

Uz ChatGPT, Ted ubrzava vremenski zahtjevne zadatke poput istraživanja i pisanja nacrta, a ChatGPT Work koristi za prikupljanje i analizu velikih količina podataka o cijenama, prodaji, prognozama, rasporedima i radu osoblja te za preporuke o tome čemu u svakom restoranu treba posvetiti pažnju. Tako je skratio vrijeme za izmjenu cijena za 95%, a obračun plaća za 4 sata.

Cijene na jelovnicima mijenjaju se jednom godišnje, što zahtijeva složenu analizu troškova pripreme jela, njihove popularnosti, cijena lokalnih konkurenata, veličine porcija te razlika u troškovima i isplativosti narudžbi u restoranu i za dostavu. Ted koristi ChatGPT Work kako bi objedinio te faktore i dobio preporuke za cijene za 1 do 2 sata umjesto za 5 dana.

Ted prvo koristi ChatGPT Work za istraživanje i utvrđivanje ciljeva i strategija određivanja cijena na osnovu kretanja cijena lokalnih konkurenata, veličine porcija i poređenja kvaliteta hrane. Zatim u ChatGPT Work unosi spisak stavki s jelovnika razvrstanih po kategorijama, s njihovim trenutnim cijenama u restoranu i za dostavu. Navodi koliko ukupno želi povećati svaku grupu cijena i kojim stavkama treba više ili manje podići cijenu, uglavnom na osnovu prethodne analize koju je izradio ChatGPT.

Analizu može dodatno razraditi unošenjem podataka o ranijoj prodaji pojedinačnih stavki i cijenama dobavljača. ChatGPT Work može koristiti te podatke da procijeni utjecaj promjena cijena na prodaju i optimizira cijene pojedinačnih stavki u skladu s ciljnim troškovima robe.

ChatGPT Work izrađuje proračunsku tabelu s preporučenim cijenama u restoranu i za dostavu. Čak povezuje promjene cijena s ukupnom cjenovnom strategijom osmišljenom za postizanje što boljih poslovnih rezultata, poput zadržavanja gostiju, ublažavanja šoka zbog poskupljenja i što boljeg pozicioniranja dodataka uz narudžbu.

Kada je Ted prvi put koristio ChatGPT Work za određivanje cijena, analizu je uradio i ručno. „ChatGPT Work napravio je detaljnije poređenje s lokalnom ponudom i pomogao mi da izbjegnem povećanja zbog kojih bi neke stavke postale nekonkurentne“, rekao je. Ted je odmah prešao na korištenje ChatGPT‑a za izradu početnih preporuka.

Ted koristi ChatGPT Work kao pomoć u upravljanju troškovima rada na dva načina: prati rad osoblja u svoja tri restorana i isprobava bolji način izrade sedmičnog rasporeda.

Za analizu rada osoblja Ted je omogućio alatu ChatGPT Work pristup podacima o prodaji i radu osoblja, uz dozvolu samo za čitanje. Kada pokrene analizu, alat poredi sate predviđene rasporedom i budžetom te stvarno odrađene sate s prognoziranom i ostvarenom prodajom. Pregleda i prethodnih 12 sedmica kako bi uzeo u obzir restorane čija je prodaja redovno iznad ili ispod prognoza. Dobiveni izvještaj ukazuje na prekovremeni rad, smjene koje traju duže od planiranog i periode s nedovoljno osoblja te ističe šta rukovodilac treba provjeriti.

Za probnu izradu rasporeda Ted je u ChatGPT Work unio spisak zaposlenih s podacima o ulozi, obuci, dostupnosti i plaći svake osobe, kao i potrebama restorana za osobljem pri različitim nivoima prodaje. On i rukovoditeljica uporedili su raspored koji je predložio ChatGPT Work s onim koji bi ona napravila, utvrdili koja pravila nedostaju za dodavanje osoblja tokom gužvi i doradili upute za ChatGPT Work.

ChatGPT Work sada izrađuje kompletan raspored za taj restoran. Rukovoditeljica ga pregleda, po potrebi prilagodi i unese u restoranski sistem za raspoređivanje smjena. Ted procjenjuje da bi bolje planiranje smjena s vremenom moglo smanjiti udio troškova rada plaćenog po satu u prihodima od prodaje za jedan do dva procentna poena u sva tri restorana. Time bi se godišnje moglo osloboditi dodatnih 50.000 do 100.000 dolara novčanog toka za povećanje plaća, bonuse, ulaganje u poslovanje ili veću isplatu dobiti.

Ted koristi ChatGPT Work i za svakodnevne poslove, od izrade pravila za zaposlene do usklađivanja gotovine i upravljanja zahtjevima za nabavku i popravke. 

Kada je Novi Meksiko uveo obavezu da restorani imaju pisanu proceduru za incidente s tjelesnim tečnostima, Ted je uz ChatGPT sastavio nacrt za oko 30 sekundi. Kada su Tedu za priručnik za zaposlene zatrebala pravila o korištenju društvenih mreža, ChatGPT mu je pomogao da brzo sastavi smjernice koje je vanjska firma za ljudske resurse kasnije pregledala i prihvatila bez izmjena.

Ted koristi ChatGPT Work za mjesečno usklađivanje gotovine u svoja tri restorana. Učitava podatke o gotovinskim transakcijama i bankovne evidencije svakog restorana, a ChatGPT Work poredi transakcije s odgovarajućim uplatama. Mjesečno usklađivanje ranije je trajalo tri sata, a sada traje 5–10 minuta. Uštedio je i četiri sata ručnog rada pri svakom obračunu plaća tako što koristi ChatGPT Work za sažimanje ulaznih podataka za obračun.

Kako bi restorani nesmetano poslovali, Ted je uz ChatGPT Work izradio i web-portal na kojem zaposleni mogu slati zahtjeve za nabavku ili popravke. Portal mu šalje obavijesti putem namjenske e-mail adrese i prati status svakog zahtjeva.

Tedov pristup korištenju alata ChatGPT Work praktičan je za svakog vlasnika malog preduzeća. ChatGPT‑u daje iste podatke i smjernice koje bi koristio za donošenje odluke te poredi dobiveni rezultat s načinom na koji bi sam obavio posao. Kako stječe povjerenje u rezultate, koristi ga za sve više poslovnih zadataka, ali rezultate uvijek pregleda prije nego što ih primijeni.

Za Teda vrijednost alata ChatGPT Work nije samo u ušteđenim satima. Sada može raditi analize koje bi inače možda preskočio i posvetiti više vremena gostima, zaposlenima i razvoju poslovanja.