Rezultati
Vrijeme pristupanja smanjeno sa sedmica na dane
50%
Smanjenje operativnih pitanja u WhatsApp porukama
Plex Coffee je nastao na tri obećanja: pristupačnost, praktičnost i prijateljska zajednica. Inspiraciju iz tehnološke industrije, suosnivači Philipp Cheng i Max Kamp su koristili da vode kafiće s pristupom 'lean startupa'. „Od zapošljavanja do lanca opskrbe, sve što se moglo automatizirati – automatizirali smo“, kaže Cheng.
Ali kako je Plex rastao od jednog kafića do četiri, osnivači su se suočili s novim izazovima koje tradicionalna automatizacija nije mogla riješiti. ChatGPT Business je bio prirodno rješenje.
„Svi u našem timu već su samostalno koristili ChatGPT i bili upoznati s alatom, a mogućnost kreiranja prilagođenih GPT-ova značila je da smo mogli kreirati namjenske mini alate za različite slučajeve upotrebe.“
Prve zaposlene su osnivači direktno obučavali, ali kako su se pridruživali novi baristi i menadžeri prodavnica, postajalo je sve teže očuvati kulturu koja se temelji na prisutnosti i ličnoj pažnji svakom gostu.
“Kada smo Max i ja započeli ovo, bili smo sami iza pulta.” “Svakom novom baristi kojeg smo obučili, lično smo pokazali kako da komunicira s kupcima, priprema različite napitke i rješava probleme u prodavnici”, kaže Cheng. “Ali kako smo rasli, postajalo je sve teže prenijeti tu istu kulturu na nove zaposlenike.”
Kako se Plex širio, pojavila su se dva problema: fragmentirana razmjena znanja i nedosljedna obuka. Uz honorarno osoblje koje radi u smjenama, rutinska pitanja naglo su se umnožila u WhatsApp grupama: gdje pronaći određene artikle, pojedinosti o određenom procesu. „Sve više smo se mučili s dijeljenjem znanja, a to je rezultiralo bombardiranjem porukama na WhatsAppu… menadžeri prodavnica su jednostavno bili odvlačeni od vremena za fokusirani rad“, objašnjava Cheng.
Obuka je također postala teža za usklađivanje standarda. Kako je broj zaposlenih rastao, menadžeri prodavnica imali su manje vremena za obuku novih zaposlenika o kulturi i korisničkom iskustvu. Cheng je pokušao podijeliti priručnik od 25 stranica, ali “niko se nije zaista zainteresirao za njega.”
Plex je započeo centralizacijom svog znanja u Notionu, ali su naišli na prepreku. „Pretraga po ključnim riječima jednostavno ne radi baš najbolje, jer svako koristi različite riječi da opiše ono što traži“, kaže Cheng.
Tim je omogućio Notion konektor, koji omogućava da ChatGPT odgovara uz kontekst iz vaših Notion datoteka i wikija, kako bi osoblje moglo jednostavno tražiti ono što im je potrebno prirodnim jezikom.
“To je smanjilo broj naših WhatsApp poruka o određenim pitanjima za više od 50%, jer ljudi sada znaju gdje pronaći potrebne informacije,” kaže Cheng. Osoblje koristi iPad u trgovini kako bi razgovaralo s ChatGPT‑om. Oslobođena pažnja usmjerava se na ono što Plex najviše cijeni: angažman zajednice i događaje, koje sada voditelji prodavnica imaju vremena organizirati.
Uz ChatGPT Business, Cheng je uspio iskoristiti svoj priručnik od 25 stranica na novi način: „Otpremio sam ovaj priručnik u prilagođeni GPT, koji dijelim u našoj poruci za onboarding.” GPT dobija upit da podučava osnovne vrijednosti kompanije zajedno s tehničkim pojedinostima, poput toga odakle Plex nabavlja svoju kafu.
“Umjesto da samo izbacuje informacije, to radi na zanimljiv način, kroz razgovor”, kaže Cheng. To znači da se znanje bolje usvaja, a menadžeri prodavnica više ne moraju provoditi toliko vremena obučavajući svakog novog zaposlenika: „Vrijeme uvođenja u rad smanjeno je sa sedmica na dane.“
Kada su se uvođenje u posao i razmjena znanja počeli odvijati bez poteškoća, Plex Coffee je počeo eksperimentirati s drugim načinima primjene ChatGPT Business.
- Istraživanje širenja: Kako Plex raste, Cheng koristi ChatGPT Business za procjenu novih lokacija: „Koristim alate za duboko istraživanje za pravljenje procjena potencijala prihoda na osnovu obima kupaca tokom vremena.“
- Razumijevanje promjene potražnje: Ako je neki dan ili sedmica posebno spor ili snažan, „ChatGPT obično daje sjajno objašnjenje, poput broja studenata koji odlaze ili događaja koji se dešavaju te sedmice. Neprocjenjivo je odmah i na dubljem nivou razumjeti obrasce potražnje.” Cheng kaže.
- Automatizacija narudžbi zaliha: Slanje narudžbi dobavljačima oduzima vrijeme, jer svaki od njih ima različite portale i tokove rada. Kako bi to riješio, Plex „eksperimentira s naručivanjem direktno od naših dobavljača putem Agenta“, kaže Cheng. Za lanac s poslovnicama u više gradova, ovo bi moglo smanjiti ponavljajuće administrativne poslove i osigurati da zalihe uvijek budu dostupne.
- Vrijeme pristupanja smanjeno sa sedmica na dane
- WhatsApp poruke o operativnim pitanjima smanjene za više od 50%
- Menadžeri prodavnica ponovo su dobili vrijeme za usredsređeni rad i angažman u zajednici
- Brža i dosljednija obuka na svim lokacijama
- Poboljšana vidljivost obrazaca potražnje i planiranja širenja
Za Chenga, usvajanje AI čini Plex Coffee otpornijim i prilagodljivijim.
„Integracijom AI-a u naše svakodnevne procese već sada, jednostavno smo svjesniji razvoja koji se odvija. Bez obzira na to u kojoj ste industriji, iz toga se može izvući mnogo vrijednosti.”
Uz planove za proširenje na 10 kafića, uz zadržavanje efikasnog poslovanja, Plex Coffee vidi ChatGPT Business kao ključnog partnera za skaliranje poslovanja. Ali osim same efikasnosti, AI stvara prostor da ljudska strana ugostiteljstva dođe do izražaja—baristi provode vrijeme s gostima, šire pozitivnu energiju i održavaju iskustvo boravka u kafiću ličnim čak i kako kompanija raste.
