Kako Gilbert + Tobin upravlja i širi AI uz OpenAI

Gilbert + Tobin jedna je od vodećih australijskih korporativnih advokatskih firmi, poznata po radu u oblastima tržišta kapitala, spajanja i preuzimanja, sporova i tehnologije. Rad firme oslanja se na stručno znanje, pažljivu prosudbu i sigurno postupanje s osjetljivim informacijama.

Kada je generativni AI počeo mijenjati način rada sa znanjem, Gilbert + Tobin prepoznao je priliku — ne da promijeni način pružanja pravnih savjeta, nego da podigne standard operativnog rada koji ih podržava. Firma je željela svim operativnim timovima pružiti naprednije alate za istraživanje, izradu nacrta i analizu, uz očuvanje upravljanja i profesionalne odgovornosti koje klijenti očekuju.

ChatGPT Enterprise prvo je uveden u operativne timove, gdje su se praktični slučajevi upotrebe mogli testirati u kontroliranom okruženju. Nakon toga upotreba se proširila na marketing, poslovni razvoj, zapošljavanje, finansije, tehnologiju, poslovnu transformaciju i dijelove pravne prakse. Pritom je fokus ostao na načinu poslovanja firme, a ne na zamjeni profesionalne prosudbe koja je u središtu njenih pravnih usluga.

Uz Codex firma ide još dalje: od AI-ja koji pojedincima pomaže u zasebnim zadacima do AI-ja koji izvršava definirane korake u okviru većih radnih procesa.

Vidljiva podrška rukovodstva doprinijela je tome da primjena AI-ja postane relevantna i prihvaćena u cijeloj firmi. Izvršni direktor Sam Nickless predstavio je ChatGPT zaposlenicima koristeći primjere iz vlastitog rada. Njegova poruka „AI nije varanje“ predstavila ga je kao još jedan alat koji zaposlenici mogu koristiti pri donošenju vlastitih prosudbi, a ne kao neprimjerenu prečicu. I drugi viši rukovodioci postali su aktivni korisnici i dijelili primjere sa svojim timovima.

Gilbert + Tobin je tu podršku rukovodstva dopunio osposobljavanjem prilagođenim pojedinačnim ulogama. Umjesto da se oslanja na opću obuku, tim za poslovnu transformaciju prisustvovao je sastancima pojedinačnih timova kako bi predstavio procese prilagođene marketingu, finansijama, zapošljavanju, operacijama i drugim funkcijama. Interni videozapisi, prezentacije, izazovi i priče o slučajevima upotrebe pomogli su zaposlenicima da idu ukorak s novim mogućnostima koje je ChatGPT dobijao.

Firma nije propisala ciljeve upotrebe. Usredotočila se na to da zaposlenicima pokaže mogućnosti tehnologije, dok su oni i dalje ostali odgovorni za rezultate. U junu 2026. bilo je aktivno 87% omogućenih korisničkih mjesta, što je više nego dvostruko iznad stope usvajanja koju Gilbert + Tobin obično bilježi za druge alate. Među aktivnim korisnicima bili su partneri i zaposlenici izvan tehnološkog odjela.

Gilbert + Tobin obrađuje povjerljive podatke o klijentima i poslovanju, uključujući podatke koji podliježu različitim zahtjevima klijenata. Uvođenje AI-ja bilo je podržano jasnim smjernicama o odobrenim zadacima, podacima koje zaposlenici smiju unositi i načinu na koji treba pregledati rezultate. Firma je također procijenila ugovorne mjere zaštite, pristup zasnovan na ulogama, zahtjeve za obradu podataka i administrativne kontrole.

Prelazak u OpenAI okruženje s australijskom rezidentnošću podataka omogućio je firmi Gilbert + Tobin da s većim povjerenjem proširi pristup, istovremeno ispunjavajući interne zahtjeve i očekivanja klijenata.

ChatGPT sada podržava nekoliko poslovnih funkcija. Zadatak istraživanja kandidata i izdvajanja podataka skratio je s približno četiri sata na oko 20 minuta. Zaseban proces obrade preporuka štedi procijenjenih 25 minuta po kandidatu i pomaže timu koji obrađuje veliki broj prijava za posao.

Timovi za marketing i poslovni razvoj koriste ChatGPT da objedine prethodne materijale za ponude i prilagode odgovore novim prilikama. Firma godišnje pripremi od 400 do 500 ponuda, a ChatGPT pomaže timovima da brže izrade sadržaj te poboljšaju njegov kvalitet i usklađenost sa standardima pisanja firme. Timovi također koriste duboko istraživanje za izradu industrijskih izvještaja te sektorskih strategija i strategija za klijente i poslovni razvoj.

Finansijski timovi koriste ChatGPT za rad s proračunskim tabelama i analizu podataka. Tehnološki timovi koriste ga za dokumentaciju, skripte, materijale za obuku i interne smjernice. Pravnici koji koriste ChatGPT oslanjaju se na njega u operativnom dijelu svog rada, dok su naši specifični pravni procesi podržani putem odobrenih platformi, kao što je platforma Harvey zasnovana na AI-ju. U svim tim slučajevima upotrebe ljudi ostaju odgovorni za ograničavanje zadatka, provjeru rezultata, primjenu profesionalne prosudbe i odobravanje konačnog proizvoda rada.

Jedan poseban primjer upotrebe ChatGPT‑a jeste prilagođeni GPT koji rukovodiocima pomaže da temeljito provjere ideje prije nego što za njih izdvoje vrijeme izvršnog direktora. Napravljen od odobrenih primjera Nicklessovog pisanja, prioriteta, profesionalnog iskustva, povratnih informacija i poslovnog konteksta, djeluje kao „digitalni blizanac“ izvršnog direktora, ali ne donosi odluke niti govori u njegovo ime.

Codex je pomogao firmi Gilbert + Tobin da pod ljudskim nadzorom dovrši definirane operativne zadatke s više koraka. Naprimjer, pripremio je revizorske izvještaje za 300 subjekata i time u cijelom procesu uštedio cijeli dan ručnog rada. Codex je također provjerio i preimenovao 1.100 datoteka za prijenos u drugi sistem, zamijenivši posao za koji su ranije bili potrebni dani.

Ovi primjeri pokazuju kako firma primjenjuje Codex na zadatke koji su neredovni ili za koje je teško opravdati automatizaciju putem uobičajenih, ponovljivih procesa. Tim za poslovnu transformaciju također je koristio Codex da zahtjeve i postojeću specifikaciju pretvori u funkcionalnu Python aplikaciju.

Gilbert + Tobin koristio je Codex kao pomoć u izradi procesa podržanog AI-jem za odabrane provjere sukoba interesa, sprečavanja pranja novca, politički eksponiranih osoba i poznavanja klijenata. Izvršava korake istraživanja i obrade, a zatim izrađuje izvještaj koji ljudi pregledaju i odobravaju. Odabrane provjere koje su ranije trajale do osam sati sada se mogu završiti za nekoliko minuta.

U tehnološkom odjelu jedan član DevOps tima koristio je Codex da izradi „osmatračnicu“ za praćenje AWS okruženja firme. Ona objedinjuje operativne signale, pomaže pri dijagnostici i otklanjanju problema te prosljeđuje probleme koji zahtijevaju ljudsku pažnju.

Gilbert + Tobin namjerava proširiti pristup proizvodima ChatGPT Work i Codex nakon što uspostavi kontrole potrebne za širu upotrebu. Dugoročna ambicija firme jeste povezano radno okruženje u kojem zaposlenici mogu koristiti ChatGPT za pristup odobrenom organizacijskom kontekstu, izvršavanje operativnih zadataka i izradu gotovih rezultata bez ručnog prelaska između sistema.