Как HSP GRUPPE развива ИИ за данъчни консултации

Данните за употребата в тази история се отнасят за споделеното работно пространство на ChatGPT Enterprise, използвано от HSP GRUPPE и Kanzleipakt и обхващащо 81 организационни групи. Самата HSP GRUPPE е мрежа от юридически независими дружества за данъчни консултации, одит и правни услуги.

Вече повече от две десетилетия HSP GRUPPE⁠(отваря се в нов прозорец) последователно инвестира в цифровизацията и стандартизирането на процесите в професионалните дружества. Дълго преди появата на генеративния ИИ мрежата стандартизира процесите, внедри управление на качеството и насърчи култура на непрекъснато усъвършенстване във всички дружества.

Когато се появи ChatGPT, HSP видя в него не просто поредния инструмент за продуктивност. Компанията видя възможност да преосмисли как може да се развива самата професионална работа.

Вместо да пита как ИИ може да помага на служителите да пишат по-бързо имейли или да обобщават документи, ръководството постави по-широк въпрос: Какво се случва, когато ИИ стане част от оперативния модел на дружество за професионални услуги?

Тази визия накара HSP да внедри ChatGPT Enterprise в данъчните консултации, правните проучвания, комуникацията с клиенти, финансовия анализ и споделянето на знания в цялата мрежа.

HSP подходи към ИИ като към организационна трансформация, а не като към внедряване на софтуер.

Организацията въведе ChatGPT Enterprise със силен акцент върху възприемането, управлението и непрекъснатото учене. Ежемесечните форуми за ИИ дадоха на служителите място, където да споделят практически приложения и да се учат един от друг. Функциите за сигурност на ChatGPT Enterprise осигуряват важна техническа основа, а използването на информация, свързана с клиенти, се урежда от вътрешните изисквания на HSP за защита на данните, поверителност и управление. Професионалният преглед и окончателната отговорност винаги остават за съответния данъчен, правен или счетоводен специалист.

Целта не беше просто да се насърчават експериментите. Целта беше да се изгради организационна способност, която може да се мащабира.

Както казва Карстен Шулц: „Хората ме питат коя е любимата ми функция с ИИ. Никога не отговарям на този въпрос. Отделните функции нямат значение. Щом разберете как всичко работи заедно, ИИ отваря вратата към изцяло нов свят.“

В цялата мрежа на фирмата специалистите бързо откриха нови начини да прилагат ИИ в ежедневната си работа, а организацията започна да превръща успешните приложения в стандартизирани персонализирани агенти. Един пример е ИИ за комуникация с клиенти — споделен агент, който подпомага изготвянето на първи чернови, структурата, яснотата и постигането на по-последователен, ориентиран към клиента тон. Професионалният преглед и окончателната отговорност остават за съответния данъчен, правен или счетоводен специалист. Друг пример е Асистентът за осчетоводяване SKR03 & SKR04, който подпомага подготовката и класифицирането на конкретни счетоводни въпроси. Окончателното професионално решение остава за служителя. Заедно тези споделени агенти намаляват повтарящата се работа и правят добрите практики достъпни за всеки служител, а не само за експертите по ИИ.

След това специалистите надграждат тази основа в собствената си работа. Управляващият съдружник Франк Хайбел използва ChatGPT като технически партньор за обсъждане на сложни данъчни въпроси и усъвършенстване на комуникацията с клиенти. „ChatGPT се превърна в истински партньор за обсъждане. Той изцяло променя нивото, на което можете да работите“, казва той.

Съдружникът Магдалене Поснак съкращава времето за оценяване на няколко инвестиции в недвижими имоти от девет на около два часа, което ѝ позволява да отделя повече време за консултации с клиенти. Управляващият директор Марко Зел използва табла с ИИ, за да помага на клиентите да разглеждат заедно различни финансови сценарии по време на срещи, а адвокатът и данъчен консултант Ян-Хенрик Лайфелт използва ChatGPT, за да подсилва, а не да заменя професионалната си преценка.

Общото е просто: по-малко време за подготовка на информация и повече време за прилагане на експертни знания.

HSP вече се подготвя за следващия етап от развитието си с ИИ чрез ChatGPT Work.

Само няколко седмици след получаването на достъп организацията започна пилотно тестване на платформата с малка група разработчици и администратори, преди да я разшири в по-голямата част от работното пространство. Целта е да се разбере как агентният изкуствен интелект може безопасно да автоматизира сложни работни процеси, като преди по-широкото внедряване се постигне баланс между управление, качество и разходи.

За HSP икономическата полза не се изразява в намаляване на персонала. Дружествата в мрежата вече работят с пълен капацитет и имат значителен обем натрупана работа. Затова спестеното с ChatGPT време може да се насочи към допълнителна работа с клиенти, по-кратки срокове, по-голям капацитет за консултации и по-добро обслужване.

Според Шулц възможността не се свежда до това хората да изпълняват по-бързо съществуващите задачи. Става дума за цялостно преосмисляне на работния процес.

Като пример той посочва годишното счетоводно приключване. Днес счетоводителите често откриват липсваща информация едва когато започнат да изготвят годишните отчети — месеци след приключването на текущото счетоводно отчитане. HSP проучва как ChatGPT Work може непрекъснато да преглежда счетоводните данни, да открива липсваща информация през цялата година и проактивно да изисква документи от клиентите — така че голяма част от подготовката да е завършена, преди счетоводителят изобщо да отвори досието.

Този преход — от ИИ, който подпомага хората, към ИИ, който координира работата в рамките на цели процеси — е следващият етап от трансформацията на HSP.

• Постигнати са 84% седмична активна употреба, 755 активни потребители седмично и 913 уникални потребители за шест месеца (от 1 февруари до 14 юли 2026 г.).
• През оценявания период от 1 февруари до 14 юли 2026 г. потребителите са обменили над 500 000 съобщения с ChatGPT.
• 98,6% от анкетираните служители съобщават за по-висока продуктивност, а 84,6% — за подобрено качество на работата.
• 95,9% от анкетираните съобщават, че спестяват време всяка седмица; 63,5% спестяват поне два часа седмично, а 25,7% — поне пет часа. HSP вече отчита водещ оперативен показател при годишното планиране на капацитета: специалистите планират значително повече работа спрямо предходни години, тъй като служителите виждат допълнителния капацитет, създаден с помощта на ИИ. Организацията очаква да оцени пълния финансов ефект по-късно тази година.
• 79,7% съобщават за по-добро обслужване на клиентите, а 78,1% — за по-висока удовлетвореност от работата.
• Умишлено консервативен вътрешен сценарий оценява допълнителния годишен капацитет на приблизително 40 000 часа. Около 28 000 часа могат да се използват за продуктивна специализирана работа, която по принцип се фактурира, а близо 12 000 часа — за администрация, обслужване на клиенти и поддръжка. Въз основа на консервативни почасови ставки HSP оценява теоретичния потенциал за годишни приходи на приблизително 3,8 млн. евро. Това е сценарий за капацитета, а не реализирани или гарантирани приходи.

• Разглеждайте ИИ като организационна способност, а не като индивидуален инструмент. Превръщайте успешните експерименти в повтаряеми работни процеси, от които могат да се възползват всички.
• Първо инвестирайте в стабилна оперативна основа. Надеждните процеси, управлението и системите за качество ускоряват възприемането на ИИ.
• Създайте култура на непрекъснато учене. Редовните форуми за ИИ помогнаха успешните идеи бързо да се разпространят в организацията.
• Преосмисляйте работните процеси, а не само задачите. Най-голямата стойност идва от преосмислянето на цялостните процеси, а не от автоматизирането на отделни дейности.
• Изграждайте ИИ около професионалната преценка. Най-голяма стойност се създава, когато ИИ допълва експертните знания, вместо да ги заменя.

• Започнете с бизнес проблемите, а не с функциите на ИИ.
• Организирайте редовни форуми, на които служителите да споделят успешни приложения между екипите.
• Събирайте специалисти по ИИ с експерти в съответната област, за да превръщате успешните експерименти в мащабируеми работни процеси.
• Тествайте пилотно новите възможности с малки групи, преди да ги внедрите в цялата организация.
• Измервайте възприемането и ефекта върху бизнеса, а не само внедряването, за да разберете къде ИИ създава реална стойност.

HSP вярва, че най-големите ползи от ИИ тепърва предстоят.

Заедно с Kanzleipakt HSP GRUPPE планира да създаде общ екип за ИИ, фирмени процеси и разработка с фокус върху DATEV, който да оценява успешните децентрализирани експерименти и да ги превръща в документирани, мащабируеми еталонни работни процеси. С развитието на ChatGPT Work и агентните възможности HSP планира да премине от подпомагане на отделни специалисти към автоматизиране на цели работни процеси, които проактивно подкрепят както служителите, така и клиентите.

Според Шулц дългосрочната възможност се простира отвъд самата HSP. Той вярва, че ИИ може да укрепи, а не да отслаби ролята на доверените специалисти, като им даде възможност да отделят повече време за професионална преценка, решаване на сложни проблеми и изграждане на отношения с клиентите.