律師事務所 Gilbert + Tobin 如何以 OpenAI 管治並擴展 AI
在行政總裁帶領的承諾、嚴謹管治及人員問責下，Gilbert + Tobin 將 AI 融入事務所的營運方式。
87%
已啟用 ChatGPT 用戶的活躍使用率，是 Gilbert + Tobin 其他工具一般採用率的兩倍以上
20分鐘
一項招聘研究及數據擷取工作流程所需時間，原需約四小時
5分鐘
完成指定的利益衝突、KYC、AML 及相關審查，原需三至八小時
一天
為300個實體編製審計報告時省下的人工作業時間
Gilbert + Tobin 是澳洲領先的商業律師事務所之一，在資本市場、合併與收購、爭議解決及科技領域表現卓著。事務所的業務有賴專業知識、審慎判斷，以及妥善處理敏感資料。
當生成式 AI 開始重塑知識型工作時，Gilbert + Tobin 看見一個機遇：不是改變提供法律意見的方式，而是提高背後營運工作的標準。事務所着手為每支營運團隊提供更有效的研究、撰寫及分析工具，同時維持客戶所期望的管治與專業問責。
事務所首先向營運團隊引入 ChatGPT Enterprise，以便在受控環境中測試實際應用案例。其後，應用範圍擴展至市場推廣、業務發展、招聘、財務、科技、業務轉型及部分法律業務。過程中，重點一直是改善事務所的營運方式，而非取代其法律服務核心的專業判斷。
藉助 Codex，事務所更進一步，讓 AI 從協助個人處理個別工作，發展至完成更大型工作流程中的指定步驟。
領導層公開支持，有助 AI 在全所獲得切合需要且具認受性的應用。行政總裁 Sam Nickless 透過自身工作中的實例，向員工介紹 ChatGPT。他以「使用 AI 並非作弊」為訊息，將 AI 定位為員工運用判斷力的另一項工具，而非不當的捷徑。其他高級領導人員亦成為積極用戶，並與團隊分享實例。
Gilbert + Tobin 將領導層的支持與針對職務的培訓相結合。業務轉型團隊沒有依賴通用培訓，而是參與各團隊會議，示範專為市場推廣、財務、招聘、營運及其他職能設計的工作流程。內部影片、成果展示、挑戰活動及應用案例故事，協助員工緊貼 ChatGPT 的新功能。
事務所並無訂立強制使用指標。事務所着重向員工展示這項技術的能力，同時確保人員仍須為結果負責。截至2026年6月，已啟用席位中有87%屬活躍使用，採用率是 Gilbert + Tobin 其他工具一般水平的兩倍以上。活躍用戶包括合夥人及科技職能以外的員工。
「使用 AI 並非作弊。它讓我們的人員可透過另一種方式運用判斷力，改善事務所的營運。在以信任與問責為本的專業中，一切始於健全管治。OpenAI 提供企業級基礎，讓我們能夠滿懷信心向前邁進。」
Gilbert + Tobin 處理機密客戶及業務資料，當中包括受不同客戶要求規管的資料。事務所推出 AI 時，亦就獲准處理的工作、員工可輸入的內容，以及如何審核輸出提供清晰指引。事務所亦評估了合約保障、按角色劃分的存取權限、數據處理要求及管理管控措施。
遷移至設有澳洲資料駐留的 OpenAI 環境後，Gilbert + Tobin 更有信心擴大存取權限，同時符合內部要求及客戶期望。
「OpenAI 從企業角度構建平台，並設立了像我們這類機構要安心運作所需的管控措施。」
ChatGPT 現時支援多項業務職能。它將一項招聘研究及數據擷取工作所需時間，由約四小時縮短至約20分鐘。另一項推薦人資料處理流程估計可為每名應徵者節省25分鐘，支援處理大量招聘工作的團隊。
市場推廣及業務發展團隊利用 ChatGPT 綜合過往提案材料，並因應新機會度身撰寫回應。事務所每年製作400至500份提案，ChatGPT 協助團隊更快準備內容，同時提升質素，並使內容更符合事務所的寫作標準。團隊亦使用深度研究，支援行業報告，以及界別、客戶和業務發展策略。
財務團隊利用 ChatGPT 處理試算表及數據分析工作。科技團隊則將其應用於文件、指令碼、培訓材料及內部指引。律師利用 ChatGPT 處理工作中的營運事務，而法律專用工作流程則透過獲批准的平台支援，例如由 AI 驅動的 Harvey 平台。在所有這些應用案例中，人員仍須負責界定工作範圍、檢查輸出、運用專業判斷，並批准最終成果。
ChatGPT 一個別具特色的應用案例，是利用自訂 GPT 協助管理人員先對構想進行壓力測試，才佔用行政總裁的時間。它根據經批准的 Nickless 寫作範例、優先事項、專業背景、意見及業務情境建立，猶如行政總裁的「數碼分身」，但不會代他作決定或發言。
「我們不用直接找行政總裁，而是可以先利用他的自訂 GPT 測試構想。這有助我們對構想進行壓力測試、完善思路，並了解構想是否符合他的優先事項。」
Codex 協助 Gilbert + Tobin 在人員審核下，完成指定的多步驟營運工作。例如，它為300個實體編製審計報告，讓整項工作流程省下一整天的人工作業。Codex 亦檢查並重新命名1,100個檔案，以便上載至另一個系統，取代以往需時數天的工作。
這些例子顯示，事務所如何利用 Codex 處理不定期工作，或難以透過傳統重複流程實現自動化的工作。業務轉型團隊亦利用 Codex，根據需求及現有規格建立可運作的 Python 應用程式。
「Codex 可讓 AI 從助手轉變為執行者。它會執行營運工作流程中的各個步驟，而我們的人員仍負責審核及批准結果。」
Gilbert + Tobin 利用 Codex 協助建立 AI 工作流程，處理指定的利益衝突、反洗錢、政治人物及認識你的客戶審查。它完成研究及處理步驟後，會製作報告供人員審核及簽署確認。部分以往需時最多八小時的審查，現可在數分鐘內完成。
在科技職能中，一名 DevOps 團隊成員利用 Codex 為事務所的 AWS 環境建立監察「瞭望塔」。它整合營運訊號、支援診斷及補救行動，並上報需要人員處理的問題。
Gilbert + Tobin 正設立擴大使用所需的管控措施，並計劃擴大 ChatGPT 工作及 Codex 的存取權限。事務所的長遠目標，是建立互聯互通的工作環境，讓員工可利用 ChatGPT 存取經批准的機構情境、執行營運工作並交付完整成果，毋須自行在不同系統之間切換。
