Zenken, ChatGPT Enterprise ile yalın satış ekibinin verimliliğini artırıyor

Zenken, GPT‑5'i, özel GPT'leri, görsel oluşturmayı ve en yeni OpenAI modellerini ve araçlarını birleştirerek iki ana faaliyet alanı olan web pazarlamacılığını ve hızla büyüyen yurt dışı insan kaynakları işini hızlandırıyor. Japonya'da ChatGPT Enterprise'ı kurum genelinde kullanan ilk şirketlerden biri olan Zenken, yapay zekaya öncelik veren bir yaklaşım izliyor ve bunun iş üzerindeki net etkilerini görüyor.

Zenken bugün:

• ChatGPT Enterprise'ı haftalık aktif kullanım oranının %90'dan fazla olduğunu
• Bilgiye dayalı iş görevlerinde ortalama %30 ila %50 zaman tasarrufu yaptığını
• Her ay çalışan başına 5 ila 15 ek saati daha yüksek değerli işlere yeniden ayırabildiğini
• Önceki yıla kıyasla yıllık dış kaynak kullanımı maliyetlerinde 50 milyon yen tasarruf yaptığını bildiriyor.

Zenken, ChatGPT Enterprise'ı benimsemeden önce geniş bir yelpazede bilgiye dayalı görevler için manuel süreçler kullanıyordu. Çalışanlar araştırma, özetleme, çeviri ve içerik oluşturma üzerinde çok zaman harcıyordu. Satış ekipleri ayrıca müşteri toplantıları için uzun hazırlık süreleriyle karşı karşıya kalıyordu ve bu da müşterilerle yapılan görüşmelerin sayısını ve kalitesini azaltıyordu.

Zenken, bu sorunları çözmek için yapay zekayı yapılandırılmış ve güvenli bir şekilde kullanıma almaya karar verdi. İdari Birim Kurumsal Planlama Departmanı Müdürü Yuji Okada, olası çözümleri değerlendirirken "güvenlik ve karmaşık düşünme için gelişmiş destek gibi işletme için gerekli on iki yetkinliğe" odaklandıklarını açıklıyor ve "ChatGPT Enterprise'ın, bu koşulların tamamını karşılayan tek çözüm" olduğunu hatırlıyor. Kendisi şöyle diyor: "Müşteri bilgileriyle ve hassas iç bilgilerle çalıştığımız için veri sızıntılarını önlemek tartışılmaz bir zorunluluktur. ChatGPT Enterprise, verilerimizin yapay zekayı eğitmek için kullanılmayacağını garanti ediyor. Bu güvenlik özelliği, gizli verileri güvenle işleyebilmemiz için bize güven verdi."

Akıl yürütme modellerinin kullanılabilirliği, ChatGPT Enterprise'ı seçmemizin arkasındaki belirleyici nedenlerden biriydi. Zenken'in temel web pazarlamacılığı işinde ekiplerin, müşterilerin iş zorluklarını derinlemesine analiz etmesi ve stratejik çözümler önermesi gerekiyor. OpenAI'ın 2024'te yaptığı akıl yürütme modeli lansmanı, Zenken'in karmaşık düşünme için aradığı gelişmiş desteği sağlıyor ve şirketin yapay zeka kullanımını daha da hızlandırıyor. Okada, durumu şöyle açıklıyor: "Akıl yürütme modeli, yalnızca bilgi sağlamakla kalmıyor; pazar analizi, rekabet stratejisi ve yeni iş fırsatlarının değerlendirilmesi gibi alanlarda yönetim düzeyinde karar alma süreçlerine de destek oluyor.”

Akıl yürütme modeli bugün ekipler arasında strateji planlama ve analiz kalitesini artırıyor ve Zenken'in kendi yönetim sorunlarını ve yeni zorluklarını stratejik bir perspektiften incelemek için de kullanılıyor. Bu nedenle Zenken'in işini büyütmesini sağlayan kilit unsurlardan biri haline geldi.

ChatGPT Enterprise'ın özellikle satışlar üzerindeki etkisi belirgin. ChatGPT Enterprise kullanılmadan önce satış ekibi, potansiyel müşterileri araştırmak, teklif materyalleri oluşturmak ve satış e-postaları yazmak gibi hazırlık çalışmaları için çok fazla zaman harcamak zorundaydı. Okada, bu durumu şöyle hatırlıyor: "Daha fazla müşteriye ulaşmayı düşünmeye başlamadan önce bile ekibimiz hazırlık için zaten çok fazla zaman kaybediyordu. Sorulara yanıt vermek ve teklif belgeleri oluşturmak zorunda olduklarından müşterilerle gerçekten geçirebilecekleri zaman sınırlıydı ve bazen fırsatları kaçırıyorduk." Her bir e-postayı yazmak zaman alıyordu ve bu durum, bir satış temsilcisinin bir günde ulaşabileceği potansiyel müşteri sayısında doğal bir sınır oluşturuyordu.

Zenken, şirket genelinde ChatGPT Enterprise'ı kullanıma sunarak satış faaliyetlerinin kalitesini önemli ölçüde artırdı. Aşağıdaki tablo, her aşamada ChatGPT öncesi ve sonrası satış sürecini karşılaştırmaktadır.

Bunun sonucu olarak Zenken, satış performansında net kazanımlar gördü:

• İlk incelemeyi geçen tekliflerin sayısı %15 ila %20 oranında arttı
• Yeni anlaşmaları kazanma oranı %5 ila %10 arttı
• Son teklifler için onay oranı yaklaşık %30 arttı

Okada, bu konuda "ChatGPT, araştırma ve hazırlık süresini kısaltmamıza yardımcı olurken müşterilerle olan görüşmelerimizi de daha akıcı hale getiriyor." diyor.

ChatGPT Enterprise, Zenken'in hızla büyüyen yurt dışı insan kaynakları işi için de vazgeçilmez hale geldi. Çalışanların çoğunun ana dili Japonca olduğundan şirket daha önce yabancı adaylar için iş ilanlarını, sözleşmeleri ve diğer belgeleri çevirmek için önemli bir zaman ve bütçe ayırmak zorundaydı. Okada bu durumu şöyle anlatıyor: "İngilizce de dahil olmak üzere birden fazla dilde iletişim kurmamız gerektiğinde geleneksel çeviri araçları çoğu zaman doğru bağlamı ve nüansı aktaramıyordu. Bu da bazı uluslararası iletişimleri bayağı zorlaştırıyordu."

ChatGPT Enterprise kullanıma alındıktan sonra ekip, çok sayıda belgeyi İngilizceye ve diğer dillere doğru bir şekilde çevirebilmeye başladı. Bu, dış kaynak kullanım maliyetlerini azaltmalarına olanak tanırken çeviri hızını da önemli ölçüde artırmalarını sağladı. Okada, "Daha küçük bir ekiple bile kuruluşun gelir artışını korumayı başardık." diyor.

Çalışanlar, iş için önemli olan haber sitelerinden, teknik makalelerden ve diğer kaynaklardan bilgi toplamak amacıyla İngilizce dışındaki dillerde de ChatGPT kullanıyor. Bu, küresel genişlemeyi göz önünde bulundurarak yeni hizmetler ve iş girişimleri tasarlamayı kolaylaştırıyor ve Zenken'de daha önce hiç olmadığı kadar çok kişinin sınır ötesi çalışmalara doğrudan katılabilmesini sağlıyor.

ChatGPT Enterprise, Zenken'de günlük iş yapma biçimlerini yeniden şekillendiriyor. Ekipler artık ChatGPT'yi satış e-postalarının, tekliflerin, pazarlama içeriklerinin ve şirket içi belgelerin ilk taslaklarını dakikalar içinde üretmek için kullanıyor ve genel üretkenlik, kuruluş genelinde yaklaşık iki katına çıkmış durumda. Daha önce dış kaynak kullanımıyla yaptırılan işler giderek şirket içinde yürütülüyor. Bu da yıllık dış kaynak maliyetlerini yaklaşık 50 milyon yen azaltarak marjları yükseltiyor. Okada, bu konuda "Şirket genelindeki çalışanlar, tekrarlayan görevlere takılıp kalmak yerine artık tekliflerinin içeriğine odaklanmak için daha fazla zamana sahip." diyor.

Benimseme bireysel düzeyde de güçlü. ChatGPT Enterprise'ın haftalık aktif kullanım oranı %90'ı aşıyor ve çalışanlar kişi başına ayda ortalama 900 mesaj gönderiyor. Okada, bu durumu şöyle açıklıyor: "Bizim için ChatGPT’ye başvurmak artık doğal bir olay haline geldi. İlk hipotezi geliştirmek için ChatGPT'yi kullanıyoruz, ardından yöneticilerimizle ya da çalışma arkadaşlarımızla tartışıyoruz. Bu şekilde çalışmak, insanların başkalarıyla konuşmadan veya ilerlemeden önce kararsız hissettikleri süreyi büyük ölçüde azalttı."

Zenken için ChatGPT Enterprise, bir araçtan daha fazlası. Okada'nın deyişiyle çalışanların düşünme ve çalışma biçimini değiştiren bir ortak haline geldi. Şirket artık ChatGPT Enterprise'ı günlük verimlilikten stratejik planlamaya, yetenek gelişiminden nihayetinde şirket çapında dönüşüme kadar her şeyi destekleyen temel bir platform olarak görüyor.