Sonuçlar
Oryantasyon süresi haftalardan günlere indi
50%
WhatsApp mesajlarındaki operasyonel sorular azaldı
Plex Coffee, üç temel vaat üzerine kuruldu: uygun fiyat, pratiklik ve sıcak bir topluluk ortamı. Teknoloji sektöründen ilham alan kurucu ortaklar Philipp Cheng ve Max Kamp, kafeleri yalın bir startup yaklaşımıyla yönetti. Cheng, "İşe alımdan tedarik zincirine kadar otomatikleştirilebilecek her süreci otomatikleştirdik," diyor.
Ancak Plex'in kafe sayısı bir iken dörde çıkınca geleneksel otomasyonla üstesinden gelinemeyen yeni zorluklar ortaya çıktı. ChatGPT Business bu noktada doğru çözüm oldu.
"Ekibimizde herkes zaten ChatGPT'yi biliyor ve bireysel olarak kullanıyordu. Özel GPT'ler oluşturabilme imkanı sayesinde farklı kullanım alanlarına özel mini araçlar geliştirebildik."
İlk çalışanlar doğrudan kurucular tarafından yetiştiriliyordu. Ancak barista ve mağaza müdürü sayısı arttıkça, her misafire bireysel ilgi ve özen göstermeye dayanan bu kültürü aynı şekilde sürdürmek zorlaştı.
Cheng şunları söylüyor: "Başlangıçta tezgahın arkasında Max ve ben vardık. Eğitim vediğimiz her baristaya müşterilerle nasıl iletişim kuracaklarını, içecekleri nasıl hazırlayacaklarını ve mağaza içindeki sorunları nasıl yöneteceklerini biz gösteriyorduk. Ama büyüdükçe, bu kültürü yeni çalışanlara aynı şekilde aktarmak zorlaştı."
Plex büyüdükçe iki sorun öne çıktı: bilgi paylaşımının dağınık olması ve eğitimde tutarsızlık. Yarı zamanlı çalışanların vardiyalı çalışmasıyla birlikte, WhatsApp gruplarında temel sorular hızla arttı: belirli ürünlerin nerede olduğu, süreçlere dair detaylar vb. Cheng şöyle açıklıyor: "Bilgi paylaşımında giderek zorlanıyorduk ve WhatsApp'ta adeta bir mesaj yağmuru vardı. Bu da mağaza müdürlerinin dikkatini dağıtıyordu."
Eğitim süreçlerini standartlaştırmak da güçleşti. Ekip büyüdükçe, mağaza müdürlerinin yeni çalışanlara kültür ve müşteri deneyimi konusunda rehberlik edecek zamanı azaldı. Cheng, 25 sayfalık bir el kitabı dağıtmayı denedi ancak "pek ilgi gösteren olmadı".
Plex en başta işe bilgiyi Notion'da merkezileştirerek başladı, ancak bir noktada tıkandı. Cheng şunları söylüyor: "Anahtar kelime araması pek iyi sonuç vermiyor çünkü herkes aradığı şeyi tarif etmek için farklı ifadeler kullanıyor."
Ekip, Notion bağlayıcısını etkinleştirdi. Bu sayede ChatGPT, Notion'daki dosya ve wiki'lerden bağlam alarak yanıt verebiliyor; çalışanlar da ihtiyaç duydukları şeyi doğal dille sorabiliyor.
Cheng, "Bu sayede bazı konularda WhatsApp mesajlarımız %50'den fazla azaldı, çünkü artık herkes aradığını nerede bulacağını biliyor," diyor. Çalışanlar, mağaza içindeki bir iPad üzerinden ChatGPT ile iletişim kuruyor. Yeniden kazanılan odak, Plex'in en çok değer verdiği topluluk katılımı ve etkinliklere yöneliyor; mağaza müdürleri artık bunları yürütmeye zaman bulabiliyor.
ChatGPT Business ile Cheng, 25 sayfalık el kitabını yeni bir şekilde değerlendirebildi: "Bu el kitabını özel bir GPT'ye yükledim ve oryantasyon e-postamızda paylaşıyorum." GPT, şirketin temel değerlerini öğretmenin yanı sıra Plex'in kahvesini nereden temin ettiği gibi teknik detayları da aktarmak üzere yapılandırıldı.
Cheng "Bilgiyi sadece aktarmakla kalmıyor, bunu sohbet içinde daha ilgi çekici bir şekilde yapıyor," diye açıklıyor. Bu sayede bilgi daha kalıcı oluyor ve mağaza müdürlerinin her yeni çalışan için ayırdığı eğitim süresi azalıyor: "Oryantasyon süresi haftalardan günlere indi."
Oryantasyon ve bilgi paylaşımı sorunsuz ilerlemeye başladıktan sonra Plex Coffee, ChatGPT Business'ı farklı alanlarda da denemeye başladı.
- Büyüme araştırmaları: Plex büyüdükçe yeni lokasyonları değerlendirmek için ChatGPT Business'tan yararlanan Cheng şunları söylüyor: "Zaman içinde müşteri hacmine bağlı gelir potansiyelini tahmin etmek için derin araştırma araçlarını kullanıyorum."
- Talep değişimlerini anlama: Cheng'in ifade ettiği gibi, özellikle çok yavaş veya çok yoğun geçen günlerde ve haftalarda, "ChatGPT genelde çok iyi açıklamalar sunuyor. Örneğin, kaç öğrencinin şehirden ayrıldığını ya da o hafta hangi etkinliklerin olduğunu söylüyor. Talep kalıplarını anında ve daha derinlemesine anlamak açısından bu çok değerli."
- Tedarik siparişlerini otomatikleştirme: Tedarikçilerin her birinin farklı sistemleri ve süreçleri olduğundan sipariş vermek zaman alıyor. Cheng, "Bunu çözmek için Plex olarak siparişleri doğrudan Ajan üzerinden vermeyi deniyoruz," diyor. Birden fazla şehirde şubeleri bulunan bir zincir işletme için bu, tekrarlayan idari işleri azaltabilir ve stokların her zaman hazır olmasını sağlayabilir.
- Oryantasyon süresi haftalardan günlere indi
- Operasyonel sorularla ilgili WhatsApp mesajları %50'den fazla azaldı
- Mağaza müdürleri, topluluk etkileşimine daha fazla zaman ayırabilmeye başladı
- Farklı lokasyonlarda daha hızlı ve tutarlı eğitime olanak tanındı
- Talep kalıpları ve büyüme planlaması konusunda daha net analizler elde edildi
Cheng'e göre yapay zekayı kullanmak, Plex Coffee'yi daha dayanıklı ve uyumlu hale getiriyor.
"Yapay zekayı günlük işleyişimize şimdiden dahil etmiş olmamız, bu alandaki gelişmeleri daha net görmemizi sağlıyor. Sektör fark etmeksizin, bunun sunduğu ciddi bir değer var."
Operasyonlarını verimli tutarak 10 kafeye ulaşmayı hedefleyen Plex Coffee, ChatGPT Business'ı büyüme sürecinde vazgeçilmez bir destek olarak görüyor. Ancak yapay zeka, yalnızca verimlilik sağlamakla kalmıyor; misafirperverliğin insani tarafının güçlenmesi için de alan açıyor. Böylece baristalar misafirlerle daha fazla vakit geçirebiliyor, sıcak bir atmosfer yaratabiliyor ve şirket büyüse bile kafe deneyimini kişisel ve samimi tutabiliyor.
