Gilbert + Tobin yapay zekayı OpenAI ile nasıl yönetip ölçekliyor?

Gilbert + Tobin; sermaye piyasaları, birleşme ve satın almalar, uyuşmazlıklar ve teknoloji alanlarındaki çalışmalarıyla tanınan, Avustralya'nın önde gelen kurumsal hukuk firmalarından biridir. Firmanın faaliyetleri uzmanlık bilgisine, titiz muhakemeye ve hassas bilgilerin güvenli biçimde işlenmesine dayanır.

Üretken yapay zeka, bilgiye dayalı işleri yeniden şekillendirmeye başladığında Gilbert + Tobin bir fırsat gördü: Hukuki danışmanlık sunma biçimini değiştirmek değil, bu hizmeti destekleyen operasyonel çalışmaların standardını yükseltmek. Firma, müşterilerinin beklediği yönetişimi ve mesleki hesap verebilirliği korurken tüm operasyon ekiplerine araştırma, taslak hazırlama ve analiz için daha güçlü araçlar sunmayı amaçladı.

ChatGPT Enterprise ilk olarak, pratik kullanım senaryolarının kontrollü bir ortamda test edilebileceği operasyon ekiplerine sunuldu. Ardından kullanım; pazarlama, iş geliştirme, işe alım, finans, teknoloji, iş dönüşümü ve hukuk hizmetlerinin bazı bölümlerine yayıldı. Bu süreç boyunca odak noktası, hukuk hizmetlerinin merkezindeki mesleki muhakemenin yerini almak değil, firmanın işleyişini iyileştirmek oldu.

Firma Codex ile bir adım daha ileri giderek insanlara belirli görevlerde yardımcı olan yapay zekadan, daha geniş iş akışlarındaki tanımlı adımları tamamlayan yapay zekaya geçiyor.

Liderlerin görünür desteği, yapay zekanın firma genelinde benimsenmesini anlamlı ve meşru hale getirdi. CEO Sam Nickless, kendi çalışmalarından örneklerle ChatGPT'yi çalışanlara tanıttı. "Yapay zekayı kullanmak hile yapmak değildir" mesajıyla teknolojiyi uygunsuz bir kestirme yol olarak değil, çalışanların muhakemelerini kullanabileceği başka bir araç olarak konumlandırdı. Diğer üst düzey yöneticiler de etkin kullanıcılar hale gelerek ekipleriyle örnekler paylaştı.

Gilbert + Tobin, bu liderlik desteğini rollere özel yetkinlik geliştirme çalışmalarıyla tamamladı. İş dönüşümü ekibi, genel eğitimlere bel bağlamak yerine ayrı ayrı ekip toplantılarına katılarak pazarlama, finans, işe alım, operasyon ve diğer işlevlere özel iş akışlarını gösterdi. Şirket içi videolar, tanıtımlar, yarışmalar ve kullanım senaryosu hikayeleri, ChatGPT yeni özellikler kazandıkça çalışanların gelişmeleri takip etmesine yardımcı oldu.

Firma, zorunlu kullanım hedefleri belirlemedi. Sonuçların sorumluluğunu çalışanlarda tutarken teknolojinin neler yapabileceğini göstermeye odaklandı. Haziran 2026 itibarıyla kullanıma açılan hesapların %87’si etkindi. Bu oran, Gilbert + Tobin’in diğer araçlarda genellikle gördüğü benimsenme oranının iki katından fazlaydı. Etkin kullanıcılar arasında ortaklar ve teknoloji departmanı dışındaki çalışanlar da bulunuyordu.

Gilbert + Tobin, farklı müşteri gereksinimlerine tabi bilgiler de dahil olmak üzere müşterilere ve işletmeye ait gizli bilgileri işler. Yapay zekanın kullanıma sunulması; onaylı görevler, çalışanların sisteme girebileceği bilgiler ve çıktıların nasıl incelenmesi gerektiği konusunda açık yönergelerle desteklendi. Firma ayrıca sözleşmeye dayalı güvenceleri, rol tabanlı erişimi, veri işleme gereksinimlerini ve idari denetimleri değerlendirdi.

Avustralya'da veri yerleşimi sunan bir OpenAI ortamına geçmek, Gilbert + Tobin'in kurum içi gereksinimleri ve müşteri beklentilerini karşılarken erişimi genişletme konusunda daha emin adımlar atmasını sağladı.

ChatGPT artık çeşitli iş birimlerini destekliyor. Bir işe alım araştırması ve veri çıkarma görevinin süresini yaklaşık dört saatten 20 dakikaya indirdi. Aday referanslarını işleyen başka bir iş akışı ise aday başına tahminen 25 dakika kazandırarak yoğun işe alım süreçlerini yöneten ekibe destek oluyor.

Pazarlama ve iş geliştirme ekipleri, önceki teklif materyallerini sentezlemek ve yeni fırsatlara özel yanıtlar hazırlamak için ChatGPT'yi kullanıyor. Firma yılda 400 ila 500 teklif hazırlıyor. ChatGPT, ekiplerin daha hızlı içerik hazırlamasına yardımcı olurken içeriğin kalitesini ve firmanın yazım standartlarıyla uyumunu da artırıyor. Ekipler ayrıca sektör raporlarını ve sektör, müşteri ve iş geliştirme stratejilerini desteklemek için derin araştırmadan yararlanıyor.

Finans ekipleri, elektronik tablo ve veri analizi çalışmalarında ChatGPT'yi kullanıyor. Teknoloji ekipleri ise dokümantasyon, betikler, eğitim materyalleri ve kurum içi kılavuzlar için ChatGPT'den yararlanıyor. ChatGPT kullanan avukatlar, çalışmalarının operasyonel yönlerinde ondan yararlanırken hukuka özel iş akışları, yapay zeka destekli Harvey gibi onaylı platformlar üzerinden yürütülüyor. Tüm bu kullanım senaryolarında görevi sınırlandırma, çıktıları kontrol etme, mesleki muhakemeyi uygulama ve nihai çalışma ürününü onaylama sorumluluğu çalışanlarda kalıyor.

ChatGPT'nin dikkat çekici kullanım senaryolarından biri, yöneticilerin CEO'nun zamanını almadan önce fikirlerini kapsamlı biçimde sınamasına yardımcı olan özel bir GPT'dir. Nickless'ın yazılarından, önceliklerinden, mesleki geçmişinden, geri bildirimlerinden ve iş bağlamından alınan onaylı örneklerle oluşturulan bu GPT, onun adına karar vermeden veya konuşmadan CEO'nun bir "dijital ikizi" gibi çalışır.

Codex, Gilbert + Tobin’in tanımlı ve çok adımlı operasyonel işleri insan denetimi altında tamamlamasına yardımcı oldu. Örneğin, 300 kuruluşu kapsayan denetim raporları hazırlayarak iş akışının tamamında bir günlük manuel çalışmayı ortadan kaldırdı. Codex ayrıca başka bir sisteme yüklenecek 1.100 dosyayı kontrol edip yeniden adlandırdı. Bu işlem daha önce günler süren bir çalışma gerektiriyordu.

Bu örnekler, firmanın Codex'i düzensiz ilerleyen veya geleneksel, tekrarlanabilir süreçlerle otomatikleştirilmesi zor olan görevlere nasıl uyguladığını gösteriyor. İş dönüşümü ekibi ayrıca gereksinimleri ve mevcut bir teknik şartnameyi çalışan bir Python uygulamasına dönüştürmek için Codex'i kullandı.

Gilbert + Tobin; seçili çıkar çatışması, kara para aklamayı önleme, siyasi nüfuz sahibi kişiler ve müşterini tanı kontrollerine yönelik yapay zeka destekli bir iş akışı geliştirmek için Codex'ten yararlandı. Codex, araştırma ve işleme adımlarını tamamlıyor, ardından insanların inceleyip onaylaması için bir rapor hazırlıyor. Daha önce sekiz saate kadar süren belirli kontroller dakikalar içinde tamamlanabiliyor.

Teknoloji departmanındaki bir DevOps ekibi üyesi, firmanın AWS ortamı için bir izleme "gözetleme kulesi" geliştirmek üzere Codex'i kullandı. Bu sistem operasyonel sinyalleri bir araya getiriyor, teşhis ve düzeltme çalışmalarını destekliyor ve insan müdahalesi gerektiren sorunları ilgili kişilere iletiyor.

Gilbert + Tobin, daha geniş kullanım için gereken denetimleri uygulamaya koyarken ChatGPT Çalışma ve Codex'e erişimi genişletmeyi planlıyor. Firmanın uzun vadeli hedefi, çalışanların sistemler arasında manuel olarak geçiş yapmak zorunda kalmadan onaylı kurumsal bağlama erişmek, operasyonel görevleri gerçekleştirmek ve tamamlanmış çıktılar sunmak için ChatGPT'den yararlanabileceği, birbirine bağlı bir çalışma ortamı oluşturmaktır.